Учет и порядок хранения производственных запасов

- личные подписи указанных  лиц.

Помимо реквизитов документа, необходимо иметь весь пакет документов по оформлению той или иной операции. Чтобы упростить порядок проверки наличия всего пакета документов, желательно иметь график документооборота(Приложение 5). График может быть сформулирован как «от документа», так и «от операции».

Форма договора, журнала  учета договоров и доверенностей, а также справкам по услугам, связанные  с приобретение МПЗ, законодательством  не установлены. Основные формы –  унифицированы, т.е. разработаны, установлены  и обязательны для применения всеми предприятиями, к ним относятся:

Доверенность (ф. № М-2) предназначена  для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного  лица организации для получения  материальных ценностей. Она составляется в одном экземпляре и выдается получателю под расписку бухгалтерией организации. Срок выдачи доверенности — 15 дней, но при получении ценностей  в порядке плановых платежей —  календарный месяц.

Приходный ордер (ф. № М-4) используется для оформления учета  запасов, поступивших на склад организации  от поставщиков. Бланки приходных ордеров  вручаются материально ответственным  лицам в пронумерованном виде. Они составляются в одном экземпляре на фактически принятое количество ценностей  в день их поступления. Основными  реквизитами являются: дата составления, код операции, склад, наименование и  код поставщика, номер платежного документа, наименование и номенклатурный номер материальных ценностей, код  и наименование единицы измерения, количество, цена, сумма без учета  НДС и с учетом НДС и др. Графа  «Номер паспорта» заполняется при  поступлении 

Требование-накладная (ф. №  М-11) используется для учета движения материально-производственных запасов  в самой организации между  структурными подразделениями или  материально ответственными лицами. Заполняется в двух экземплярах материально ответственным лицом склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей (складом, цехом и т. п.), второй — для оприходования ценностей принимающей стороной. Сверхлимитный отпуск запасов со склада связан, как правило, либо с перевыполнением подразделением производственного задания, либо с покрытием перерасхода материалов на возмещение производственного брака. Поэтому такой отпуск может быть разрешен только руководителем или главным инженером организации и оформляется требованием-накладной. Аналогично оформляется замена одних видов запасов другими, сходными по физико-химическим свойствам. Документ вместе с лимитно-заборной картой заменяемого материала передается на склад, и кладовщик уменьшает остаток лимита с учетом выдачи материалов-заменителей. Этими накладными оформляются также операции по сдаче на склад неизрасходованных в производстве материалов, если они были получены по требованию, а также сдача брака и отходов. Накладную подписывают материально ответственные лица сдатчика и получателя.

Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) необходима для  учета отпуска подразделениям предприятия, расположенным на другой территории, или сторонним организациям. Накладную  выписывают в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и  предъявления получателем доверенности на получение груза. Первый экземпляр  передают складу в качестве основания  для отпуска запасов, второй —  получателю. При отпуске материально-производственных запасов на месте, т. е. самовывозом, накладную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию  для выписки платежных документов, если материальные ценности были отпущены с последующей оплатой.

3.2.Синтетический  и аналитический учет материально-производственных  запасов

Учет поступления материалов может быть организован в двух вариантах: с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение  в стоимости материальных ценностей», и без их использования.

Синтетический учет поступления  материалов на предприятии ООО «Верховскагро» ведут на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости. При этом оприходование материалов, полученных от поставщиков отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». НДС по приобретенным материалам отражается по дебету счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» и кредиту счета 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Следует отметить, что материалы, поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили - до или после получения расчетных документов. Стоимость оплаченных материалов, находящихся в пути или не вывезенных со склада поставщика по состоянию на конец месяца отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а в текущем учете показывается как дебиторская задолженность поставщика, которая погашается по мере оприходования материалов на склад.

При поступлении материалов из других источников могут быть сделаны  записи по дебету счета 10 «Материалы»  и кредиту соответствующих счетов:

-20 «Основное производство»  - на стоимость возвратных отходов;

-26 «Общехозяйственные расходы» - на расходы по доставке материалов  собственным транспортом и на  фактическую себестоимость материалов  собственного производства;

-71 «Расчеты с подотчетными  лицами» - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

-76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на стоимость услуг, оплачиваемых транспортным организациям;

-66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» - на сумму начисленных процентов за кредиты и займы, использованные на закупку материалов».

Стоимость материалов, утраченных в результате стихийных бедствий или иных обстоятельств, списывается  с кредита счета 10 «Материалы»  в дебет счет 99 «Прибыль или убытки». Материалы, израсходованные при  ликвидации последствий стихийных  бедствий, также списываются со счета 10 «Материалы»  на счет 99 «Прибыль или  убытки».

Вышеуказанные материалы  принимают к бухгалтерскому учету  на ООО «Верховскагро»  по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость материалов (сырье, топливо, тара, запчасти и т.п.) складывается из трех величин:

- договорной стоимости;

- транспортно-заготовительных расходов;

- расходов,   которые   необходимы,   чтобы  довести   материалы  до пригодного состояния.

Аналитический учет по материально- производственным запасам ведется  в разрезе поставщиков.

К поставщикам и подрядчикам  относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие  различные виды услуг и выполняющие  разные работы.

На счете 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками» задолженность  отражается в пределах сумм акцепта. При обнаружении недостач по поступившим  материалам, несоответствие цен обусловленных  договором, и арифметических ошибок счет 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками» кредитуют на соответствующую  сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям». Субсчет «Расчеты по претензиям» предназначен для обобщения информации о расчетах по претензиям, предъявленным поставщикам, а также по предъявленным им, признанным и присужденным штрафам, пеням и неустойкам. Этот счет дебетуется на суммы причиненного ущерба по вине поставщиков материалов, а кредитуется на суммы поступивших платежей в корреспонденции со счетами учета денежных средств или расчетов. Суммы неудовлетворенных претензий или не подлежащих взысканию, относятся на те счета, с которых они были приняты на учет.

Сумма НДС включается поставщиками счета на оплату и отражается у ООО «Верховскагро» по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям » и кредиту счета 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Затраты на оплату процентов по кредитам поставщиков за приобретенные материалы отражаются по дебету счет 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Правильность и своевременность  оприходования материалов контролируется материальным отделом бухгалтерии ООО «Верховскагро»  путем сличения приходных документов с расчетными документами поставщиков.

Для учета и расходования ГСМ планом счетов бухгалтерского учета  предусмотрен счет 10 «Материалы». Рабочим  планом счетов предприятия к счету 10 «Материалы» открыт субсчет 3 «Топливо», где учитывается наличие и  движение нефтепродуктов, предназначенных  для эксплуатации транспортных средств. Бухгалтерский учет этих расходов осуществляется в соответствии с требованиями ПБУ 5/01 «Учет материально – производственных запасов».

ГСМ приходуются на счет 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо»  по фактической себестоимости без  НДС (п.5,6 ПБУ 5/01). При этом учет ГСМ  ведут по видам, местам хранения и  материально ответственным лицам, а также по водителям, маркам автобусов и т.д. 10/3 «Топливо». Автобаза имеет оборудованные помещения для хранения ГСМ, поэтому на этом субсчете учитывают наличие и движение нефтепродуктов всех видов, полученных для эксплуатации автотранспорта, в пунктах заправки (стационарных или передвижных) и хранилищах. Соответственно бухгалтерия сделает запись по дебету счета 10/3 «Топливо»  и кредиту счетов 60 «Расчеты с поставщиками и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Основанием для записи по дебету субсчета 10/3 «Топливо»  служат первичные документы (счета –  фактуры, накладные), согласно которым  материально – ответственное  лицо проверяет и приходует поступившие  ГСМ на склад, а бухгалтерия делает соответствующие записи.

Применение учетных цен  в условиях компьютерной обработки  информации значительно упрощает и  облегчает учетную работу. Использование  таких методов позволяет ограничивать возможность возникновения ошибок.

Все данные вносятся в главную книгу (Приложение 6).

3.3.Порядок проведения  инвентаризации и отражение её  результатов

Планируя проведение инвентаризации запасов, следует учитывать структуру  складского хозяйства. Отдельные склады и кладовые подразделений организации  могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В некоторых  подразделениях организации склады и кладовые вообще могут отсутствовать. Пунктом 24 Методических указаний №119н  установлено, что отнесение складов  к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации  по представлению главного бухгалтера организации.

В тех складах и кладовых, которые не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация хранящихся запасов производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства в подразделении, где расположены данные склады и кладовые.

Порядок проведения инвентаризации и отражение в учете ее результатов  регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении  методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения  ее результатов в бухгалтерском  учете организации применяются  типовые унифицированные формы  первичной учетной документации. Названные формы утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации  от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22), являющийся письменным заданием, в котором указывается  конкретное содержание, объем, порядок  и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После  подписания руководителем приказ вручается  председателю инвентаризационной комиссии.

Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма №ИНВ–23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации  четко организовано складское хозяйство  и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

1) осуществляется ли охрана  территории организации, оборудованы  ли помещения пожарно-охранной  сигнализацией;

2) заключены ли фактически  и правильно ли оформлены договоры  о полной индивидуальной или  бригадной материальной ответственности  с работниками, которым переданы  ценности для сохранения и  использования;

3) соответствуют ли должности  материально ответственных лиц  утвержденному перечню должностей  и работ, замещаемых и выполняемых  работниками, с которыми организацией  могут заключаться письменные  договоры о полной материальной  ответственности;