Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами

Наличная валюта выдается организации  банком на основании заявки, но не ранее  чем за 10 рабочих дней до даты выезда в служебную зарубежную командировку. Валюта в тот же день должна быть оприходована в кассу предприятия. Дорожные чеки выдаются непосредственно  командируемому работнику.

В соответствии с Планом счетов денежные средства в иностранной валюте в  кассе учитываются, например, на счете 50-2 «Валютная касса в долларах США». Порядок ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой  нормативными актами Банка России не установлен.

Но организации могут применять  такой же порядок ведения кассовой книги, как и для учета рублевых операций (но в отдельной кассовой книге), они установлены Порядком ведения кассовых операций на территории РФ, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.

Выдается наличная валюта из кассы  в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Для учета выданных сумм в иностранной валюте на командировочные  расходы открывается отдельный  субсчет, например 71-2 «Расчеты в иностранной  валюте». В учете:

Дебет 71-2 Кредит 50-2 – на сумму, выданную под отчет (возврат средств –  обратная проводка).

Отчеты о служебной  загранкомандировке

После возвращения из командировки работник должен представить отчеты:

-  о выполнении задания на командировку по форме № Т-10а;

-  авансовый отчет по форме № АО-1.

Согласно Положению № 62 в 10-дневный  срок после возвращения из командировки работник должен сдать в бухгалтерию  отчет и рассчитаться с организацией за выданную ему под отчет иностранную  валюту. Если предприятие получило иностранную валюту на командировочные  расходы в банке, то оно должно предоставлять в этот банк отчет  об использовании выданной на эти  цели иностранной валюты. Отчет Т-10а  должен быть подписан руководителем, в  нем отражаются цели и результаты командировки, к нему прилагаются  протоколы о намерениях или предварительные  договоры, образцы рекламной продукции, прейскуранты, проспекты и другие документы, так или иначе подтверждающие выполнение целей служебной командировки. В бухгалтерском учете по авансовому отчету делаются проводки:

Дебет 44 Кредит 71-2 (71-1) – по списанию расходов на командировку. В зависимости  от характера произведенных расходов, соответствующих заданию на командировку, счет 71 может кредитоваться и  с другими счетами.   

Курсовые разницы, которые образуются при изменении курса иностранной  валюты, определяются в соответствии с ПБУ 3/2000. Расходы в иностранной  валюте на загранкомандировки пересчитываются  в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета. (дата признания расходов). В бухгалтерском  учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная  курсовая разница признается в составе  внереализационных доходов, а отрицательная  – внереализационных расходов (дебет 91-2 кредит 71-2).

Расчеты с подотчетным  лицом

По авансовому отчету у командировочного сотрудника может быть либо перерасход (он сдается в кассу), либо остаток  средств в иностранной валюте. Предприятие обязано вернуть  неизрасходованный остаток в  банк в течение 10 рабочих дней с  момента возвращения командируемым  лицом в кассу. Если сумма перерасхода  в иностранной валюте превышает  эквивалент 10 000 $ США по курсу ЦБ РФ на дату погашения указанной суммы, уполномоченный банк направляет извещение в Минфин РФ (Положение, утвержденное ЦБ РФ 20.08.02 № 193-П).

Задолженность командированного лица перед организацией может быть погашена путем внесения в кассу организации  эквивалентной суммы задолженности  в рублях по курсу Центробанка., она  также сдается в банк.

У командированного сотрудника может  возникнуть перерасход наличной иностранной  валюты по авансовому отчету. Такая  ситуация бывает, когда он расходует  во время командировки собственные  валютные средства, приобретенные от своего имени и за свой счет. В  этом случае для погашения перерасхода  банк запрашивает авансовый отчет  командируемого лица и документы, подтверждающие его расходы за пределами РФ. Организация  может погашать задолженность разными  способами: в наличной или безналичной  форме, в рублях или иностранной  валюте. Если организация не предъявила по требованию уполномоченного банка  авансовый отчет и подтверждающие документы, банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности  в наличной иностранной валюте или  в переводе на валютный счет командируемого лица.           

5. Представительские расходы  организации

Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров  осуществляет расходы, связанные с  приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих  в переговорах, т. е. осуществляет представительские  расходы.

В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным  в ст.264 НК РФ.

Проводиться подобные мероприятия (официальный  обед, ужин и др.) могут либо непосредственно  в самой организации, либо с выездом  на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

Оформление первичных  документов

Как любая другая хозяйственная  операция, проведение представительских  мероприятий в соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными  документами, которые служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии  первичных учетных документов, в  которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники  со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное оформление представительских  расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление так называемых  подготовительных документов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление документов, подтверждающих  фактическое расходование денежных  средств.

Представительские расходы - это планируемые  и целевые расходы.

На первом этапе в организации  составляется и протоколом правления (в Читинском Облпотребсоюзе) утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

На этом же этапе издаются внутренние организационно-распоря-

дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

- перечень официальных лиц организации,  имеющих право участвовать в  переговорах и, следовательно,  получать под отчет средства  на представительские расходы;

- порядок выдачи подотчетных  сумм на представительские расходы;

- порядок расходования средств  на представительские расходы;

- документальное оформление представительских  расходов;

- порядок осуществления контроля  над расходованием и списанием  средств на представительские  расходы;

- нормирование отдельных видов  представительских расходов.

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно  связанные с проведением конкретного  представительского мероприятия. К  таким документам относятся:

- распоряжение руководителя о  назначении ответственного за  проведение официального мероприятия;

- распоряжение (решение правления  Облпотребсоюза) о направлении приглашения  на деловую встречу, который  должен содержать цель прибытия  представителей сторонней организации;

- программа проведения деловой  встречи с указанием даты, места  и сроков проведения деловой  встречи, ФИО участников со  стороны организации и со стороны  приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских  расходов.

На третьем этапе ответственным  лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное  мероприятие:

-  отчет о расходах на проведение деловой встречи;

- авансовый отчет с приложенными  документами, подтверждающими произведенные  расходы.

Такими документами являются: счета  предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы  об оплате транспортных расходов, документы  об оплате услуг переводчика и  т. д.

Все первичные документы должны соответствовать требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ.

Бухгалтерский учет

Документы, регулирующие порядок организации  и ведения бухгалтерского учета  в организации, не содержат понятия "представительские расходы".

Но если понесенные организацией затраты  по своему характеру можно отнести  к представительским, то к ним  применимы общие правила признания  затрат расходами (п.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99).

При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы  согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются  в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным  видам деятельности. В бухгалтерском  учете представительские расходы  не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его  применению представительские расходы  отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные  расходы", 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами  раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

Порядок включения затрат, произведенных  организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих в переговорах  в целях установления и (или) поддержания  взаимного сотрудничества,  состав представительских расходов определен п.2 ст.264 НК РФ. Положения этого пункта применяются к официальным лицам организации, представителям организаций-контрагентов и организаций - потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

К представительским относятся  расходы организации:

1) на проведение официального  приема (завтрака, обеда или иного  аналогичного мероприятия);

2) транспортное обеспечение доставки  принимаемых лиц к месту проведения  представительского мероприятия  и (или) заседания руководящего  органа и обратно;

3) буфетное обслуживание во время  переговоров;

4) оплата услуг переводчиков, не  состоящих в штате организации,  по обеспечению перевода во  время представительских мероприятий.

Не относятся к представительским  расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения  заболеваний.

Представительские расходы организации  принимаются в целях налогообложения  прибыли в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. "Сверхнормативные" суммы представительских расходов согласно п.42 ст.270 НК РФ не уменьшают  налоговую базу по налогу на прибыль.

В том случае, если организация  определяет доходы и расходы методом  начисления, ее представительские расходы  относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода (п.1 ст.318 НК РФ). База при исчислении предельного размера  представительских расходов, учитываемых  в целях налогообложения (сумма  расходов на оплату труда), считается  нарастающим итогом с начала налогового периода.

Пример

Читинский Облпотребсоюз в 2003 г. с  целью поддержания дальнейшего  сотрудничества с организациями-покупателями провел офици-

альный прием. В IV квартале 2003 г. организован официальный ужин в кафе «Амур», сумма счета - 3000 руб. НДС не облагается, в данном предприятия действует упрощенная система налогообложения.

В бухгалтерском учете организации  будут сделаны следующие проводки.

Дебет 71 Кредит 50 - 3000 руб. - выданы денежные средства из кассы на проведение банкета  с представителем потенциального поставщика;

Дебет 44 Кредит 71 - 3000 руб. - отражены представительские  расходы на проведение банкета.

6. Выводы и предложения  по совершенствованию учета расчетов  с подотчетными лицами

На примере Читинского облпотребсоюза была рассмотрена организация учета  расчетов с подотчетными лицами, а  также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты  с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны.

Расчеты с подотчетными лицами в  Читинском ОПСе имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить  оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут  храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность  вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой  продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают  продукцию только за наличные денежные средства (например, продажа мака в  Чите). При этом поставщик может  не оставить товар у себя на складе, даже такая крупная организация  как ЗАО «Читаглавснаб» (особенно, когда товар заканчивается у  поставщика), реализуя товары для хозяйственных  нужд. Выписка счета, перечисление средств  по нему не гарантирует получение  товаров в срок и не продажу  их третьим лицам. При возникновении  производственной необходимости в  командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления  таких целей (тем более при  срочной командировке), гостиницы  не работают перечислением, также как  оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги