Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости  приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных  товаров представители организации  должны составить акт, фиксирующий  номенклатуру, количество приобретенных  товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует  факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение  подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации  и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять  функции товарного чека.

При покупке товаров у частных  лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать  реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения  по бухгалтерскому учету и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина  России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить  достоверность расхода подотчетным  лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в  совокупный налогооблагаемый доход  подотчетного лица для обложения  налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в  которых подотчетное лицо выступает  от своего имени, а прием денег  за оказанные ему услуги или проданные  товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между  юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных  средств, а уже затем организация  возмещает работнику потраченные  на эти цели денежные средства. При  этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание подобных споров с  налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику  следует оформить покупку от имени  организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах  организации может быть как прямое указание на данную организацию в  документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим  право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность  по возмещению работнику произведенных  им расходов. Выдача из кассы организации  средств производится на основании  авансового отчета с приложением  к нему необходимых первичных  документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут  отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41  Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19  Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

Дебет 60  Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71  Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен и другой вариант, когда  работник может также заранее  заключить договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

В этом случае в бухгалтерском учете  организации должны быть сделаны  следующие записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей  за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41  Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19  Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

Дебет 73  Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном  порядке.

Пример    

В Читинском облпотребсоюзе если сумма  закупа небольшая (до 100 руб.) выписывается требование начальником  АХО куда расходованы средства, руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В учете это отражается:         

Дебет 44 Кредит 71 – 44 руб. 60 коп, –  на сумму закупленных канцтоваров (Приложение 3). В учетной политике указана возможность ведения таких записей.          

Дебет 71 Кредит 50 – 44 руб. 60 коп. – сотруднику возмещены наличные деньги на расходы.  

Организация рассчитывается с физическими  лицами за товары, как правило, наличными  деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При  этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной  сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами). В  Читинском ОПСе возможен закуп сельскохозяйственного  сырья у юридического лица (ООО  «Крупка») подотчетным лицом (Приложение 7). Продавцом выписывается счет-фактура.

Операции по закупке должны оформляться  первичными документами, а именно –  закупочным актом. Каждая организация  вправе разработать свою форму этого  документа, так как унифицированной  нет. Выплата денег физическим лицам  может оформляться и специальной  приемо-закупочной ведомостью.

Пример (Приложение 8)

Подотчетным лицом – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена  закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом от 24сентября. В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.

В бухгалтерском учете даются проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 9 576 руб. – выданы деньги подотчет из кассы;

Дебет 10 Кредит 71 – 9 756 руб. – подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.

Остатка или перерасхода нет.   

Но прежде чем выплатить физическому  лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

Пример

В октябре 2003 года организация выдала под отчет своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

Остаток неизрасходованных средств  сотрудник сдал в кассу организации.

В октябре 2003 года в бухгалтерском  учете предприятия будут сделаны  следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

Дебет 41 Кредит 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

Дебет 50 Кредит 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

4. Служебные командировки  по России и за рубеж

Служебная командировка – это поездка  работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы (ст. 166 Трудового  Кодекса, далее - ТК РФ).

Инструкция не указывает, что следует  считать местом постоянной работы. На практике местом постоянной работы считается расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная  его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена  трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации  находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается  то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Не признаются командировками служебные  поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или  имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

Рабочие и служащие обязаны выполнять  распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении  в командировку. Отказ от такой  поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами  признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций  кинематографии, театров, театральных  и концертных организаций, цирков и  иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с  перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК РФ).

Направлять в служебные командировки женщин, имеющих, имеющих детей в  возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного согласия и при  условии, что это не запрещено  им медицинскими рекомендациями. При  этом женщины, имеющие детей в  возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены  в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную  командировку.

Сказанное выше относится и к  работникам, имеющим детей-инвалидов  или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а  также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в  соответствии с медицинским заключением, а также, согласно ст. 264, распространяется на отцов, воспитывающих детей без  матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную  командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника  может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Работник - совместитель может также  быть направлен в командировку. Средний  заработок сохраняется ему только в той организации, которая его  командировала. В случае направления  в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний  заработок сохраняется по обеим  должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между  командирующими организациями по соглашению между ними (п. 9 Инструкции Минфина  СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС  от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках  в пределах СССР» далее – Инструкция № 62).

Только штатные работники, заключившие  с предприятием трудовой договор, находятся  в административном подчинении у  руководителя и могут быть направлены им в командировку.

Если физическое лицо не состоит  в штате предприятия, но выполняет  для этого предприятия какие-либо работы (оказывает услуги), связанные  с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права.

К договорам гражданско-правового  характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский  и иной договор возмездного оказания услуг  (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок и условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.

К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и  найму жилья, приобретению материалов и другие.

Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые  связаны с:

§  покупкой материально-производственных запасов;

§  осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

§  подготовкой и повышением квалификации работников;

§  участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);

§  другими аналогичными нуждами.

Документальное оформление командировки

Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К числу таких документов относятся:

– служебное задание для направления  в командировку и отчет о его  выполнении (форма Т-10а);

– приказ (распоряжения) о направлении  работника в командировку (форма  Т-9 или Т-9а);

- командировочное удостоверение  (форма № Т-10).

Командировочное удостоверение может  не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место  постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

При направлении работника в  командировку в пределах РФ издание  соответствующего приказа руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому  договору лиц, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

В случае командирования работника  в страны дальнего зарубежья, включая  прибалтийские государства –  бывшие республики Советского Союза, оформлять  командировочное удостоверение  не требуется, но обязательно наличие  загранпаспорта.