Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО «Туймаада-Даймонд»

 

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Выдача наличных денег  на хозяйственно-операционные расходы  производится:

• на текущие расходы – в размере 20 тыс. руб. на период до конца календарного месяца, в котором они выданы;
• на единовременные расходы – в размерах и на сроки, определяемые руководителем учреждения в каждом отдельном случае, но не более 60 тыс. руб. единовременно;
• на командировочные расходы – по нормам исходя из сроков командировки, ориентировочной стоимости проезда, стоимости проживания в месте командировки и других сумм, подлежащих возмещению.

Денежные средства для  хозяйственных и иных нужд выдаются на основании письменного заявления подотчетного лица, подписанного руководителем организации или уполномоченным лицом, ответственным за расходование средств на соответствующие нужды.

Выдача денег под  отчет не допускается при наличии  непогашенной задолженности по ранее  выданной сумме.

Руководитель учреждения и главный бухгалтер имеют  право проверки наличия выданной суммы до момента ее израсходования.

Лица, получившие денежные средства под отчет, предоставляют в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов (квитанций, товарных чеков, железнодорожных билетов и авиабилетов), возвращает в бухгалтерию неизрасходованные суммы или получает из кассы перерасходованные суммы.

Подотчетные суммы на командировки выдаются на основании  приказа о командировке. Подотчетное лицо не может тратить подотчетные денежные средства раньше выхода приказа о его командировке. При направлении работника в командировку ему выдается командировочное удостоверение.

При возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в кредит счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Авансовые отчеты в оправдание произведенных расходов представляются:

• подотчетными лицами – не позднее 10 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы;
• командированными работниками – не позднее 3 рабочих дней по возвращении из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Передача выданных под  отчет наличных денег одним лицом  другому запрещается. В случае невозможности  подотчетным лицом погасить задолженность по подотчетной сумме в части, не подтвержденной первичными документами, допускается взыскание данных сумм с заработной платы работника с учетом ограничения предельных размеров удержаний, установленных трудовым законодательством.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам, а также сданные неиспользованные суммы.

К счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в рабочем плане счетов ОАО «Туймаада-Даймонд» открываются следующие субсчета:

• 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами (в рублях)»;
• 71.11 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».

Операции по движению подотчетных сумм и расчетов с  подотчетными лицами отражают в оборотно-сальдовой ведомости. Это комбинированный реестр, сочетающий аналитический и синтетический учет. Основанием для его заполнения являются авансовые отчеты, а также расходные и приходные кассовые ордера.

В ОАО «Туймаада-Даймонд» составляются следующие корреспонденции по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

Таблица 4

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
1	Выданы подотчетные суммы подотчетным  лицам; возмещение перерасходов подотчетными лицами	71	50
2	Перечислены денежные средства по месту  нахождения подотчетного лица	71	51
3	Приобретены материалы за счет подотчетных сумм	10	71
4	Подотчетные суммы использованы на производственные нужды	20, 23, 25, 26	71
5	Возвращены в кассу неиспользованные подотчетные суммы	50	71

 

Контроль расчетов с  подотчетными лицами возложен на бухгалтера, занимающегося учетом расчетов с  подотчетными суммами, и состоит  в том, что он очень внимательно проверяет авансовые отчеты и оправдательные документы, сданные подотчетными лицами.

Рассмотрим один пример из практики ОАО «Туймаада-Даймонд», привлекший мое внимание:

Софронов В.П. является штатным сотрудником и занимает должность руководителя службы безопасности. Руководство срочно направило его в октябре 2010 года в командировку в Москву. Софронову В.П. была только начислена сумма на командировочные расходы, но им получена не была ввиду того, что кассира не оказалось на месте в нужное время, а у него время было строго ограничено.   

В командировочные расходы  входят:

а) авиабилет;

б) расходы на проживание в гостинице;

д) суточные 680 руб. (4 дня).

В командировочном удостоверении  сделана отметка и выбытии  и прибытии в г. Москву.

 В бухгалтерском  учете ОАО «Туймаада-Даймонд» были сделаны следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 71.1 – 680 руб. – отражены суточные;

Деет 44 Кредит 71.1 – 6050 руб. – учтены расходы на проживание;

Дебет 44 Кредит 71.1 – 38470 руб. – расходы на проезд;     

Дебет 71.1 Кредит 50 – 45200 руб. – возмещены расходы подотчетному лицу.

Рассмотрим второй пример из практики ОАО «Туймаада-Даймонд»:

Иванова Е.В. является штатным  сотрудником предприятия и занимает должность секретаря. В июне 2010 года бухгалтерия выдала ей под отчет 2000 руб. на покупку канцтоваров для нужд предприятия.

Остаток неизрасходованных средств сотрудник сдал в кассу организации.

Сделаны следующие проводки:

Дебет 71.1 Кредит 50 – 2000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на покупку канцтоваров;

Дебет 10.1 Кредит 71.1 – 1580 руб. – оприходованы канцтовары на основании авансового отчета и товарного чека;

Дебет 50 Кредит 71.1 – 420 руб. – возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу.

Копия авансового отчета Ивановой Е.В. приведена в приложении №4.

 

2.4. Актуальные проблемы и совершенствование учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

 

На примере ОАО «Туймаада-Даймонд» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Следует отметить, что  организация учета расчетов с  подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо.

В большинстве случаев  авансовые отчеты подписываются  только бухгалтером, без утверждения  руководителем предприятия или  организации. При этом суммы по предоставленным  авансовым отчетам списываются  с подотчетного лица на расходы или иные объекты учета. Повсеместны случаи, когда к авансовым отчетам прилагаются недействительные документы в виде товарных чеков без отметок или штампов, фискальные чеки, не установленного образца, или чеки, не имеющие отношения к операции, отражаемой в авансовом отчете и т.п. В других случаях к авансовым отчетам не прилагаются квитанции приходных кассовых ордеров или чеки при оплате стоимости товарно-материальных запасов подотчетным лицом.

Особое внимание следует  обращать на расчеты с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение ГСМ, запасных частей, ремонтных материалов, осуществление ремонта. Как правило, эти суммы безо всяких оправдательных документов списываются на расходы предприятия либо расходы, согласно авансовым отчетам, многократно превышают потребность в производстве ремонтов или приобретении запчастей. Иногда к авансовым отчетам прилагаются квитанции, товарные чеки на ремонтные материалы или запчасти, не соответствующие по своему назначению характеру произведенного ремонта.

Необходимо также обратить внимание на правильность отнесения  представительских расходов через  подотчетное лицо на себестоимость  продукции, работ, услуг. Обоснованность таких расходов должна быть подтверждена оправдательными документами, в  том числе приказом о назначении ответственного лица, актом с документами, подтверждающими расходы, с перечнем участников встречи и т.д.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Организация и ведение  бухгалтерского учета в ОАО «Туймаада-Даймонд» соответствует всем законодательным  актам и нормам, ведется без каких-либо существенных нарушений законодательства.

Но стоит указать  несколько негативных явлений, которые  нельзя не заметить.

Во-первых, это отсутствие как такого графика документооборота. Поступление в бухгалтерию первичных документов с мест не всегда происходит вовремя, из-за чего происходит неточный и несвоевременный бухгалтерский учет.

Во-вторых, большинство  первичных документов заполняется  неверно: не заполняются многие графы, опускаются реквизиты, отсутствуют печати или подписи, что, по сути, делает такие документы недействительными, но, так или иначе, они все равно используются в бухгалтерском учете.

Отрицательным моментом также является то, что большая  часть первичных документов до сих пор заполняется от руки, а ведь полностью автоматизированная система учета значительно облегчает труд работников предприятия, позволяет добиться более высоких темпов обработки данных и повысить результаты хозяйственной деятельности.

Как показывает практика, идеально оформленный авансовый  отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы, – это скорее сказка, чем реальность. И если ошибки в оформлении самого отчета исправимы, то огрехи в подтверждающих расходы документах почти наверняка приведут к конфликту с налоговой. Так, как правило, среди прочих бухгалтер регулярно получает и такие авансовые отчеты, к которым приложен либо неполный пакет документов, либо пакет документов, заполненных с нарушениями.

На основании вышеизложенного  отмечается, что в процессе жизнедеятельности  любого предприятия расчеты занимают одно из главных мест в системе бухгалтерского учета. Не случайно, в Плане счетов бухгалтерского учета из всего количества бухгалтерских счетов расчетным операциям принадлежит почти 1/5 часть их общего количества.

Контроль расчетов с  подотчетными лицами – это достаточно сложный процесс. Практика экономической деятельности предприятий показывает, что и в дальнейшем вопросы взаиморасчетов и других видов расчетных операций между субъектами экономики будут в центре внимания контролирующих органов.

Разумное распределение обязанностей, обучение штата сотрудников, а также привлечение новых квалифицированных специалистов сделает учет более точным и своевременным.

Необходимо еще раз  обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя или собственника предприятия контроль необходим в целях сохранности активов предприятия и обеспечения расходования их по целевому назначению. Система контроля преследует цель не только сохранности имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех работающих на нем.

Таким образом, для улучшения учета расчетов с подотчетными лицами необходимо повысить финансовую дисциплину на предприятии. Так как на предприятии существует практика сдачи авансовых отчетов не по мере использования подотчетных сумм, а в конце месяца. Необходимо также ввести практику сдачи авансовых отчетов по мере расходования денежных средств подотчетным лицом. Это позволит не нарушать правила ведения кассовых операций, иметь более полную и более оперативную информацию о движении денежных средств, а, поскольку довольно значительная часть расчетов с поставщиками производится через подотчетных лиц, и оперативную информацию о состоянии расчетов с поставщиками.