Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО «Туймаада-Даймонд»

Д – т 23 «Вспомогательные производства» К – т 71 – на суммы произведенных расходов, так же как и в случае списания расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы в данном случае относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств;

Д – т 25 «Общепроизводственные расходы» К – т 71– на сумму оплаченных наличными денежными средствами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Д – т 26 «Общехозяйственные расходы» К – т 71 – на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т.д.);

Д – т 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» К – т 71 – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, включая работников аппарата управления. Таким же образом списываются суммы расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств (как правило, работников этих хозяйств) и оплаченных наличными денежными средствами через подотчетных лиц;

Д – т 44 «Расходы на продажу» К – т 71 – на сумму расходов по транспортировке и хранению готовой продукции при условии, что они оплачены наличными денежными средствами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.д.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными денежными средствами расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

Д – т 68 «Расчеты по налогам и сборам» К – т 71 – на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.

Чаще всего подобным образом осуществляется оплата государственной  пошлины;

Д – т 70 К  – т 71 – такая проводка оформляется в случае, если выплата заработной платы структурным подразделениям организации осуществляется через подотчетных лиц (раздатчиков). Проводка оформляется после завершения выплат и сдачи ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации;

Д – т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К – т 71 – на сумму оплаты страховых взносов наличными денежными средствами через подотчетных лиц, например взносов на обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств;

Д – т 91 «Прочие доходы и расходы» К – т 71 – на сумму прочих расходов, оплаченных наличными денежными средствами. Такими расходами могут быть расходы, связанные с прочей деятельностью (например, арендой объектов основных средств), суммы финансовых санкций за нарушение условий хозяйственных договоров и т.д.

Д – т 50 К  – т 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Д – т 50 К  – т 71 – отражено приобретение за наличный расчет денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов, путевок в дома отдыха и т.д.), а также выбытие денежных документов. Если денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: Д-т 50, субсчет «Денежные документы», К-т 50;

Д – т 51 К  – т 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

Д – т 55 К  – т 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке. Такой же проводкой отражается возврат неиспользованного аккредитива;

Д – т 70 К  – т 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, – при условии его согласия на удержание. Если же работник не согласен с удержанием (например в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема проводок:

Д – т 94 К  – т 71 – на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

Д – т 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», К – т 94 – на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

Д – т 70 К  – т 73 – на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.

 

1.3. Методика контроля  расчетов с подотчетными лицами

 

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих  расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета [6].

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• приказы о направлении сотрудников в командировку;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные  операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• балансе предприятия (форма № 1) (стр. баланса 240 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 625 – прочие кредиторы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);
• отчете о движении денежных средств (форма № 4);
• главной книге;
• журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Основные нарушения  – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом [6]:

 

 

 

 

Таблица 1

Классификация нарушений  в расчетах с подотчетными лицами

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных  сумм:	1.1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы; 1.2. Выдача денежных сумм из  кассы под отчет лицам, не  являющимся работниками предприятия; 1.3. Выдача денег под отчет  лицам, не отчитавшимся в срок  по ранее полученным авансам;  1.4. Несоответствие фактического  расхода подотчетных сумм целям,  на которые они были выданы; 1.5. Списание подотчетных сумм  за счет чистой прибыли предприятия.
2. Нарушения при оформлении командировочных  расходов:	2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку; 2.2. Отсутствие командировочных  удостоверений с отметками в  месте пребывания в командировке; 2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов; 2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм; 2.5. Отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм.
3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:	3.1. Нарушение порядка удержания  подоходного налога с сумм  превышения командировочных расходов  сверх установленных норм; 3.2. Некорректное выделение налога  на добавленную стоимость в  суммах командировочных расходов.
4. Нарушения при приобретении  материальных ценностей, оплате  работ, услуг подотчетными лицами:	4.1. Выделение сумм налога на  добавленную стоимость расчетным  путем от стоимости материальных  ценностей, приобретенных за наличный  расчет в розничной торговой сети; 4.2. Списание на затраты сумм  налога на добавленную стоимость  от стоимости материальных ценностей,  приобретенных через подотчетных  лиц у изготовителей, в оптовой  торговле.
5. Нарушения порядка учета представительских  расходов:	5.1. Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете; 5.2. Отсутствие аналитического учета  представительских расходов в  пределах норм и сверх норм.
6. Нарушения порядка ведения  синтетического учета расчетов  с подотчетными лицами	6.1. Некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчетов  с подотчетными лицами; 6.2. Неправильное выведение остатков  на конец отчетного периода;  6.3. Несоответствие записей в  авансовых отчетах и журнале-ордере  № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах.

 

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего  контроля при ведении расчетов с  подотчетными лицами являются:

• отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
• списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
• отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
• отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение  учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия  и главного бухгалтера.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически  все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным  расходам и средствам, выданным на хозяйственные  нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (в том числе по истечении трех дней после установленного срока), следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности  подотчетных лиц без представления  соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

Основными контрольными процедурами  являются [6]:

А) проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

Б) проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

В) проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

Г) проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

Д) проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случае, когда решением руководителя предприятия, сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере и, в-третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996 г., то на эту выплату следует начислить взносы в Пенсионный фонд РФ и удержать 1% взносов в Пенсионный Фонд РФ согласно статье 1 Закона РФ от 21 декабря 1995 г. № 207-ФЗ.

Е) проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций;

Ж) проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

З) проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

И) проверка правильности возмещения командировочных расходов.

К) проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

Л) проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

М) проверка правильности отражения в учете налога на добавленную стоимость по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения. Суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия-покупателя не принимаются и расчетным путем не выделяются.