Учет и исчисление затрат по местам формирования и центрам ответственности

     При расчете среднего значения ежедневных затрат необходимо учитывать, что расходы на склад включают в себя затраты на: аренду, заработную плату сотрудников склада (оклады), охранные услуги, связь, канцтовары, коммунальные платежи и т. д. Разделив сумму затрат на склад в месяц на количество календарных дней в месяце (ведь компания тратит средства и в дни, когда склад не работает: оплачивается аренда, охранные услуги и т. д.) и далее разделив на полученный запас в единицах измерения складской мощности, мы получаем удельную стоимость затрат.

     Затраты на хранение товара следующие:

• Расхода на оплату труда 13 работников составляют 362 000
• Отчисления на социальные нужды по ставке 26,02% – 94 192
• Организация арендует помещение площадью 400 м² по 1700за метр. Итого арендная плата составляет 680 000
• Расходы на топливо – 25 000
• Расходы на коммунальное обслуживание – 12 000
• Телефонные платежи – 2 000
• Расходы на упаковку – 12 000
• Канцтовары – 3 000
• Потери от порчи товара – 12 000
• Расходы на содержание зданий – 5 000
• Расходы на обслуживание ОС – 5 000

     Компания тратит на содержание склада 1 212 192 руб. Затраты рассчитываются на октябрь, в котором 31 календарный день. Среднее значение затрат за день на единицу измерения складской мощности составляют:

     Затраты в месяц / количество дней / среднее  значение дневного запаса = 1 212 192/31/9374,17 = 4,17 руб/дн/м3.

     Таким образом, среднее значение затрат на хранение 1 м3 товара равно 4,17 руб. в день.

     Используя данные по периоду оборота запасов  по каждому артикулу/виду товара и  среднее значение затрат на хранение 1 м3 товара в день, получаем величину затрат на хранение продукции (таблица 4).

     Видно, что сумма затрат на хранение проданного товара получилась больше, чем ежемесячные  затраты на содержание склада. Происходит это по нескольким причинам: по некоторым  позициям период оборота запасов  превышает месяц; различаются объемы партий поставки; существует входящий запас, на содержание которого расходы были уже отнесены на прошлый месяц. Это имеет большое значение для позиций с большим периодом оборота.

     Если  все позиции «крутятся» быстрее, чем раз в месяц, то и затраты  будут приближаться к месячным, но в силу перетекающего остатка и динамического запаса всегда будет существовать некая погрешность. Ее можно уменьшить, посчитав затраты на хранение раздельно по каждой партии каждого товара, но это требует разработки соответствующего программного обеспечения. 
 
 
 
 
 

3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО  ОПТИМИЗАЦИИ РАБОТЫ  СКЛАДСКОГО ХОЗЯЙСТВА 

     3.1 Основные направления оптимизации работы складского хозяйства 

     Большинство фирм испытывают острую нехватку персонала, а среди кладовщиков, операторов и грузчиков наблюдается большая текучка - редко люди, особенно молодые, задерживаются на такой работе больше одного - двух лет. С более старшим поколением, например, с пенсионерами работать тяжело в том плане, что им сложно постичь работу компьютерных программ по учету ТМЦ и упаковочного оборудования. Как быть? В первую очередь, надо отдавать себе отчет, что склад это одна из самых значимых частей бизнеса и люди там должны работать образованные. На должность заведующего складом или заместителя лучше всего набирать людей с высшим образованием по специальности "Бухгалтерский учет" и опытом работы в данной области.

     Для того, чтобы не было текучки кадров, надо платить людям достойные  деньги. Сравните расходы по недостачам и порче материальных ценностей  в разные периоды работы склада - когда число опытных рабочих превалирует над вновь поступившими и наоборот. Иногда потери от ошибок необученных или неопытных сотрудников, составляют больше, чем прибавка к зарплате старослужащему.

     Набор функций работника склада ограничен  определенным рамками, инициатива там чаще всего не требуется. Как заставить кладовщика или грузчика работать лучше? Прежде всего, необходимо ввести систему штрафов за опоздания, нарушения дисциплины, задержки при отгрузке и т. д. Соответственно, если сотрудник не допускает нарушений, его желательно поощрить премией, выбрать в конце месяца лучшего сотрудника, объявить благодарность и т. д.. Кроме того, система премиальных должна быть основана на увеличении товарооборота, скажем, в периоды интенсивной торговли, когда нагрузка на людей увеличивается, следует увеличивать и премию, рассчитав необходимые коэффициенты, скажем, от числа отгрузок, поступлений товара и внеплановых инвентаризаций.

     Неэффективность склада обусловлена плохой организацией его работы. Крупногабаритные и тяжелые товаро-материальные ценности должны размещаться на нижних полках, не затруднять при этом проход и быть легкодоступными к транспортировке. Самые "ходовые" материалы надо ставить на уровне глаз, в наиболее доступных местах. Самые легкие и малоликвидные занимают место на верхних полках и в дальних углах склада.

     Как правило, большую часть "пустого" времени кладовщик тратит на поиск нужного товара. Для увеличения эффективности следует обсудить с людьми места наиболее оптимального расположения товара, взвесить все требования и доводы, а затем составить план размещения ТМЦ и следить, чтобы люди не нарушали установленный порядок при пополнении товаро-материальных запасов. Стеллажи должны быть подписаны, таблички повесить - минутное дело, а поиск они облегчают многократно.

     Места под проходы и проезд техники  должны быть минимальны, но обеспечивать нормальную, быструю и безопасную работу.

     Следует продумать процесс погрузки-разгрузки. Иногда такие мелочи, как маркировка отгружаемого товара, лишний список для  кладовщика способны повысить эффективность работы в разы. Отдельная тема - где печатаются накладные, на складе или в офисе, поступают ли они на склад электронным способом или клиент сам несет бумаги к складу. На больших складах это актуально, даром потраченные секунды складываются в минуты, а минуты - в часы.

     Пересортицы и недостачи - едва ли не самые больные  проблемы каждого склада. Пересортицы  чаще происходят как по невнимательности, так и от неправильной организации  складской логистики. Во-первых, необходимо отказаться от использования наименования в виде кода. Отбор должен производиться по следующей схеме: "Наименование" - "Модель" - "Код" - "Цвет", далее для уточнения используется краткое описание, группа, страна-производитель и т. п. Когда же используется только код или только наименование, люди начинают ошибаться и трудно их в этом винить.

     Во-вторых, необходимо продумать сбор и приемку  товара, назначать ответственных  и проверяющих, не отправлять на работы большое количество человек, которые  будут отвлекать друг друга и так далее.

     Частая  складская ревизия, включающая инвентаризацию и выявление ошибок в ведении  документооборота - залог хорошей  работы склада. Внутренние инвентаризации необходимо делать как можно чаще - во-первых, персонал лучше потом  помнит где что лежит, во-вторых, выявляются многие ошибки, которые можно успеть исправить до инвентаризации генеральной. Вся проблема в том, что персонал часто ошибается при подсчете, поэтому инвентаризацию лучше проводить в два-три этапа, посылая разных людей на одни и те же участки и выбирая наиболее спорные моменты. Кроме того, при внутренних инвентаризациях часто нет возможности заморозить работу склада, поэтому их лучше всего делать по частям и группам ТМЦ, делая поправки на поступившую и выбывшую номенклатуру.

     При внутренней инвентаризации руководителей  распечатывается список товара без  указания количества реального остатка. Количество ставится вручную при  подсчетах работниками.

     Особое  внимание следует выделять ведению  документации. Ведомости, отчеты, акты приема-передачи, внутренние перемещения должны быть сложены по датам и исключать исправления и ошибки в заполнении.

     Как часто делать ревизию? Чем чаще, тем  лучше. Важно только не перегружать  сотрудников и не мешать работе склада. 

     3.2 Снижение затрат  на оптовом складе 

     Минимизация затрат на оптовых складах возможна за счет оптимального использования ресурсов транспорта, людей, площади склада и так далее. Конечно, при небольших оборотах эту задачу можно решить на организационном уровне. Но в других случаях без автоматизированных систем не обойтись. Разумеется, профессиональная автоматизация складского и транспортного хозяйства - мероприятие затратное.

     Поэтому многие компании в занимают «выжидательную» позицию и избегают серьезных вложений в автоматизацию. Но если у предприятия есть свободные средства, то автоматизировать управление логистическими процессами необходимо. Если некачественно собранный заказ отгружается сетевому ретейлеру, с его стороны могут последовать серьезные штрафные санкции. Это непредвиденные затраты, которые можно предотвратить за счет автоматизации основных складских процессов.

     Для транспортной логистики автоматизация тоже серьезное подспорье. Если планирование типов транспортных средств происходит на глаз, то это гарантированно повлечет неоптимальное использование транспорта, а значит, те же затраты.

     Благодаря маркировке товар на оптовом складе в итоге становится носителем  информации, которую система может  воспринимать самостоятельно. В итоге  значительно снижается количество недостоверной информации в результате операторских ошибок и человеческого фактора.

     До  сих пор на складах ответственного хранения практически не распространены системы реального времени, которые позволяют создавать неразрывные цепочки доставки и хранения, что серьезно сокращает сроки ожидания товаров для ретейлеров. Сегодня, чтобы решить этот вопрос, они вынуждены самостоятельно развивать свои логистические направления, а проекты, когда интегрируется складская система и система документооборота заказчика, пока единичны. 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

    Главная цель предприятия – это получать прибыль, для чего она должна производить  продукцию (оказывать услуги, выполнять  работы). В ходе своей деятельности организация, естественно, расходует находящиеся в ее распоряжении материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Поэтому, именно сегодня, в быстро изменяющихся рыночных условиях очень важно проследить, сколько было затрачено средств и как их следует отнести себестоимость продукции (работ, услуг). Главная роль здесь отводится бухгалтерскому учету. Если правильно организован учет затрат на производство, то не должно возникнуть конфликтных ситуаций с налоговыми органами и предприятие может проследить, насколько эффективно используются производственные средства, производственные запасы и другие ресурсы. Отсюда вытекает главное назначение учета затрат – это контроль за производственной деятельностью и управление затратами на ее осуществление.

     Вообще управление издержками предприятия является сложным процессом. Оно означает по своей сущности управление всей деятельностью предприятия, так как охватывает все стороны происходящих процессов.

     Таким образом, из всего выше сказанного вытекает, что учет затрат и их группировка необходимы, чтобы предприятие смогло подсчитать свою прибыль и  принять решение, следует ли ей продолжать свою деятельность. Определение содержания учета затрат создаст реальные предпосылки для моделирования экономики предприятия в будущем.

     Организация учета и контроля затрат по местам и центрам позволяет активно  управлять процессом формирования фактических расходов, создает предпосылки  для повышения ответственности  не только за количественные, но и за качественные показатели деятельности подразделений предприятия.

     Учет  затрат по местам их первичного формирования необходим для контроля издержек, управления экономичностью производственной и коммерческой деятельности, повышения  ответственности за результаты производственно-хозяйственной  деятельности на всех уровнях управления ею. По данным такого учета оценивают затраты незавершенного производства, незаконченных работ, полуфабрикатов собственного изготовления. Поскольку не все изделия и полуфабрикаты проходят через все технологические стадии производства, т.е. места затрат, соответствующая группировка издержек позволяет отнести на их себестоимость расходы тех мест, где производилась обработка. Тем самым существенно повышается точность калькулирования себестоимости отдельных видов продукции.