1.4 Документальное оформление

     При поступлении объекта в эксплуатацию комиссией, назначаемой руководителем организации, оформляется акт (накладная) приемки-передачи основным средств формы № ОС-1. В ней указываются характеристика объекта, его местонахождение, источник финансирования приобретения, год выпуска или постройки, дата ввода в эксплуатацию, результаты испытаний объекта, его соответствие техническим условиям и др. Такой акт составляют на каждый объект в отдельности. К нему прилагается необходимая техническая документация.

     По  общему акту, которым оформляется  приемка нескольких объектов, рекомендуется  приходовать лишь хозяйственный  инвентарь, инструменты, станки, если они однотипны, одинаковой стоимости, и приняты одновременно.

     Для объектов основных средств первоначальной стоимостью менее 10 000 руб. возможен упрощенный порядок оформления. Обычно они принимаются на учет по накладным № М – 1, М – 11, М – 15 и др.

         2. Учет основных  средств

         2.1 Аналитический учет  основных средств

     Основным  регистром аналитического учета  основных средств являются инвентарные  карточки. На лицевой стороне инвентарных  карточек указывают наименование и  инвентарный номер объекта, год выпуска (постройки), дату и номер акта о приемке, местонахождение, первоначальную стоимость, норму амортизационных отчислений, шифр затрат, сумму начисленной амортизации, внутреннее перемещение и причину выбытия.

     На  оборотной стороне инвентарных карточек указывают сведения о дате и затратах по достройке, дооборудовании, реконструкции и модернизации объекта, выполненных ремонтных работ, а также краткую индивидуальную характеристику объекта.

     Инвентарные карточки составляются в бухгалтерии  на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Они могут использоваться для группового учета однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость, одинаковое производственно- хозяйственное назначение и поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце.

     При размещении в одном здании нескольких структурных подразделений (цехов, отделов и т.п.), по которым затраты планируются отдельно следует открыть справочные инвентарные карточки отдельно по каждому направлению (коду) затрат с пометкой «для начисления амортизации» в соответствии с утвержденным распределением площади и первоначальной стоимости инвентарного объекта между соответствующими пользователями.

     Инвентарные карточки заполняют на основе первичных  документов (актов приемки – передачи, технических паспортов и др.) и передают затем под расписку в соответствующий отдел организации.

     По  месту нахождения (эксплуатации) основных средств для контроля за их сохранностью ведутся инвентарные списки основных средств. В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, первоначальную стоимость и данные о выбытии – дату и номер документа, и причину выбытия. Разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписывают в двух экземпляров,  и второй экземпляр передают по месту нахождения объекта. Учет объектов основных средств по месту нахождения осуществляют лица, ответственные за сохранность этих средств.

     В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, в которой они разделены на группы по видам основных средств.

         2.2 Учет наличия основных  средств

     Каждому объекту, принятому на учет, присваивается инвентарный номер, который сохраняется на все время его эксплуатации  и наносится путем прикрепления металлического жетона, при помощи краски, насечки и т. п.

       Объекты основных средств обычно  нумеруются по порядково-серийной системе, и их номера указываются во всех первичных документах и регистрах бухгалтерского учета. Инвентарными номерами объектов железнодорожных транспортных средств (электровозов, тепловозов, локомотивов) обычно служат номера, полученные на заводах-изготовителях. Присваивать вновь поступившим объектам основных средств инвентарные номера выбывших нельзя в течение пяти лет после списания, так как это может привести к путанице и ошибкам в учете.

     Акт (накладная) приемки-передачи основных средств с сопроводительными документами, передаваемый в бухгалтерию организации, служит основанием для открытия инвентарной карточки.

     На  арендованные в порядке текущей  аренды и финансового лизинга  основные средства инвентарные карточки не открывают. Для их аналитического учета используют копию карточки, прилагаемой арендодателем (лизингодателем) к акту сдачи объекта в аренду (лизинг). При реконструкции, значительной достройке или дооборудовании объектов открывается новая карточка.

     При выбытии основных средств инвентарная карточка изымается из картотеки.

     В организациях с небольшим количеством  объектов основных средств, а также если последние представляют собой сложные инвентарные объекты с множеством крупных составных приспособлений учет можно вести в инвентарных книгах.

         2.3 Учет перемещения  объектов основных  средств

     Перемещение основных средств из одного структурного подразделения (цеха, отдела) организации в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подписанных получателем и сдатчиком, составляют группировочную ведомость учета движения основных средств внутри организации. Номера накладных записывают в инвентарных карточках, которые помещают в картотеку по новому местонахождению.

     На  основе инвентарных карточек бухгалтерия  заполняет карточку учета движения основных средств по их видам и  группам. Общий итог групповой карточки или ведомости необходимо сверить с оборотом по дебету и кредиту синтетического счета основных средств.

         2.4 Синтетический учет  основных средств

     Учет  поступления основных средств, внесенных  в качестве вклада в уставный капитал.

     Учет  наличия и движения основных средств ведется на счете 01 «Основные средства». Поступление объектов основных средств, внесенным учредителями в счет их вкладов в уставный капитал, в соответствии с учредительными документами отражается:

     1)Дт  – 07 «Оборудование к установке»  по Кт – 75/1 «Расчеты с учредителями по вкладам в уставный капитал».

     2)Дт  – 08/3 «Вложения во внеоборотные  активы», субсчет 3 «Строительство  объектов основных средств» по  Кт – 75/1 «Расчеты с учредителями  по вкладам в уставный капитал».

     3) Дт – 08/4 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 4 «Приобретение объектов основных средств» по Кт – 75/1 «Расчеты с учредителями по вкладам в уставный капитал».

     Расходы по доставке указанных объектов основных средств и другие расходы, непосредственно  связанные с поступлением основных средств на предприятие относятся на увеличение первоначальной стоимости этих объектов основных средств.

     Учет  безвозмездного поступления основных средств.

     Основные  средства могут поступить в организацию  безвозмездно (в качестве государственной  помощи, по договорам дарения). На счетах бухгалтерского учета операции по безвозмездному поступлению объектов основных средств отражаются следующим образом:

     1)Дт  – 07 «Оборудование к установке»  по Кт – 98/2 «Доходы будущих  периодов» субсчет 2 «Безвозмездные  поступления».

     2)Дт  – 08/3 «Вложения во внеоборотные  активы», субсчет 3 «Строительство  объектов основных средств» по  Кт – 98/2 «Доходы будущих периодов»  субсчет 2 «Безвозмездные поступления».

     3)Дт  – 08/4 «Вложения во внеоборотные  активы», субсчет 4 «Приобретение объектов основных средств» по Кт – 98/2 «Доходы будущих периодов» субсчет 2 «Безвозмездные поступления».

     Учет  поступления основных средств по договору аренды.

     Суть  арендных взаимоотношений заключается  в том, что арендодатель (наймодатель) предоставляет арендатору (нанимателю) определенное имущество во временное владение и пользование (или только пользование) за плату.

     Взаимоотношения между ними определяются договором  аренды, который оформляется в  письменной форме. В ряде случаев  обязательным элементом формы договора аренды является его государственная регистрация. Так, договоры аренды зданий и сооружений, а также нежилых помещений при заключении на срок не менее года подлежат обязательной государственной регистрации и считаются заключенными с момента такой регистрации.

     Договор аренды считается исполненным в  момент реальной передачи арендатору имущества. Документом, подтверждающим реальную передачу, является акт приемки-передачи основных средств, подписываемый полномочными представителями арендатора и арендодателя.

     В бухгалтерском учете арендатора движение арендованных объектов основных средств отражается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». По Дт - получение объектов основных средств от арендодателя в оценке, указанной в договоре аренды. По  Кт – их возврат.

     В бухгалтерском  учете арендодателя основные средства с баланса не списываются, а продолжают учитываться на счете 01 «Основные средства» обособленно.

     Независимо  от вида поступления принятие к бухгалтерскому учету основных средств, а также изменение их балансовой стоимости при доставке, дооборудовании и реконструкции отражаются записью:

     По  Дт – 01 «Основные средства».

     По  Кт – 08 «Вложения во внеоборотные активы».

     Организации, получившие объекты основных средств  от государственных или муниципальных органов, отражают их стоимость при принятии на учет по дебету счета Основных средств и кредиту счета учета расчетов с государственными и муниципальными органами. Одновременно на стоимость указанных объектов производится запись по дебету счета учета расходов с государственными и муниципальными органами и кредиту счета добавочного капитала. Неучтенные объекты основных средств, выявленные при инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости бухгалтерской записью:

     По  Дт – 01 «Основные средства».

     По  Кт – 91 «Прочие доходы и расходы».

         2.5 Учет использования  основных средств

     Эффективное использование основных средств - одно из важнейших условий успешной работы хозяйствующего субъекта. Обеспечение максимально возможной загрузки машин и оборудования, рационального и наиболее полного использования производственных площадей, служебных помещений и территорий способствует росту объемов выпуска продукции, снижению ее себестоимости, экономии капитальных вложений, сокращению срока окупаемости, повышению эффективности работы.

     Показатели  использования основных средств  разнообразны. Основными показателями, характеризующими использование наиболее активной части основных средств (машин и оборудования), являются коэффициенты использования различных видов оборудования, показатели загрузки станков и машин по времени, мощности, объему выполненных работ. Для их расчета учитывают время фактической работы тех или иных машин и станков, объем выпускаемой ими продукции, ее стоимость или трудоемкость.

     В обобщенном виде использование основных средств характеризует объем выработанной за отчетный период продукции, выполненных работ, оказанных услуг в расчете на 1000 руб. их стоимости. Этот показатель, рассчитываемый по видам рабочих машин и оборудования и всей совокупности основных средств, широко применяют в экономическом анализе для сравнительной оценки и характеристики динамики фондоотдачи.

     Наиболее  целесообразен учет использования  оборудования по времени. В первичных документах по учету выработки мастер обычно указывает время начала и окончания работы. Обработанные данные о величине фактически затраченного времени работы машин, оборудования, отдельных работников и бригад используются не только для оценки эффективности эксплуатации основных средств, но и в калькуляционных и оптимизационных расчетах.