Учет и анализ материально-производственных запасов в строительстве

Карточки открывают в  бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней  номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу  измерения, номенклатурный номер, учетную  цену и срок годности. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Первичные документы, на которых  основываются все операции по движению материальных ценностей: приходных  ордеров, накладных, счёт-фактур, платёжных требований, товарно-транспортным накладным и др. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книге  учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов.

В условиях функционирования автоматизированного складского хозяйства  вместо карточек учета применяют  систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы после  записи их данных в карточки учета  передают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных организациях (пункты, отделения, заводы) материально  ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете  и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость  в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений  предприятия поступают в бухгалтерию, где они после соответствующего контроля формируются в пачки  и передаются затем на вычислительную установку (ВУ). Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии  обязаны осуществлять действенный  контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

Первичные документы по движению материалов могут передаваться сразу  на ВУ, минуя бухгалтерию, - в этом случае контроль первичных документов осуществляется работниками ВУ.

Существует несколько  вариантов учета материалов в  бухгалтерии. При первом варианте в  бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании  первичных документов операции по поступлению  и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет материалов в них  ведут не только в натуральном, но и денежном выражении. По окончании  месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами  и остатками на соответствующих  синтетических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все  приходные и расходные документы  группируют по номенклатурным номерам. В конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам, по каждому складу отдельно.

Этот вариант значительно  уменьшает трудоемкость учета, поскольку  отпадает, необходимость ведения  карточек аналитического учета. Однако учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость  приходится записывать сотни, а, иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов, при котором  бухгалтерия не дублирует складского сортового учета ни в отдельных  карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей  в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных  случаях работник бухгалтерии, переносит  количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному  номеру материалов из карточек учета  материалов в ведомость учета  остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования  работником бухгалтерии ведомость  остатков передают в бухгалтерию, где  остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят  их итоги по отдельным учетным  группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета  материалов поступившие в бухгалтерию  первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке  отдельно по приходу и расходу  с учетом складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной  картотеки документов составляют ежемесячную  статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении  месяца картотеку используют для  составления групповых оборотных  ведомостей в суммовом выражении  по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько  десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют  со стоимостными данными ведомости  остатков и с итогами записей  в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета  материалов -- один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

При использовании ЭВМ  все необходимые регистры при  сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-счислительные ведомости) составляют на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением  ЭВМ можно осуществлять также  посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих  первичных документов. Сверка со складским  учетом в этом случае осуществляется вручную. При передаче на ВУ карточек складского учета на их основе разрабатывается  сортовая оборотно-счислительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражении) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением  ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых  и сальдово-счислительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверку с карточками складского учета производят вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется  контроль за ведением складского хозяйства.

В связи с этим целесообразно  использовать комбинированный метод  аналитического учета материалов, сочетающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров поиска ошибок при втором варианте. При комбинированном методе осуществляется постоянный контроль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-счислительные) ведомости Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

Наличие складских запасов  на предприятии обеспечивает нормальный ход производственного процесса и снижает степень риска. Однако предприятие может обходиться и  без запасов, если у него устойчивые связи с поставщиками и осуществляется снабжение с колес.

Запасы мат. ресурсов классифицируют по след. признакам:

По величине запаса:

• запас фактический;
• запас по норме.

По видам:

• запас, необходимый на производственную программу;
• резервный, страховой запас, связанный с сезонными материалами колебаниями.

Анализируя запасы мат. ресурсов, сопоставляют их с нормативами и  с фактическими запасами прошлого года.

При этом изучают:

• фактический остаток определенного вида материала на складе на определенный период: в физических единицах и в днях обеспеченности;
• обеспеченность на определенную дату в днях = запас определенного вида материалов : (норма расхода материала на вид продукции * объем выпуска этой продукции за сутки) = запас определенного вида материалов : ежедневная потребность в материале;
• норму запаса в днях: максимальную (с учетом резервного запаса) и минимальную (на производственную программу);  рассчитывают отклонения факт. остатка от нормы запаса в днях и от нормы запаса в натуральном выражении.

Отклонения представляют собой либо сверхнормативный запас (факт > нормы), либо незаполненный  норматив (факт < нормы). Сверхнормативный запас ухудшает фин. состояние предприятия, т. к. замедляется оборачиваемость  оборотных средств. Коэффициент  оборачиваемости запасов в днях = (сред. остаток запасов * длительность календ. периода) : потребление материалов в производстве = сред. остаток запасов : однодневное потребление запасов.

Далее рассчитывают эффект ускорения или замедления оборачиваемости  запасов в днях = (коэффициент  оборачиваемости запасов фактический  √ коэффициент оборачиваемости запасов за базовый год) * однодневное потребление запасов за базовый год.

Если оборачиваемость  ускоряется, то улучшается фин. состояние  организации, а если замедляется, то обычно предприятие прибегает к  заемному капиталу, что ухудшает его  фин. устойчивость. Поэтому необходимо определить причины хранения запасов (недостатки в снабжении, снятие продукции  с производства и др.), а затем  оценить возможность ликвидации сверхнормативных запасов.

Незаполненный норматив запаса также является неблагоприятным  фактором, т.к. возможен недовыпуск продукции  и, следовательно, невыполнение обязательств перед заказчиками, уменьшение дохода и возможные претензии заказчиков, что приводит к уменьшению прибыли.

Сведения для анализа  использования материалов в производстве берутся из первичных документов (например, лимитно-заборные карты, калькулирование себестоимости отдельных видов продукции, требования на отпуск материалов, нормы расхода материалов и др.)

Показатели, характеризующие  использование материалов в производстве:

• общая материалоемкость производства = мат. затраты в целом на производство (из сметы затрат на производство) : объем продукции, работ, услуг данного периода;
• материалоотдача, т. е. продукция, которую предприятие получает с рубля затраченных мат. ресурсов, = 1 : материалоемкость = объем продукции : мат. затраты;
• частная материалоемкость (это расход материалов на руб. определенного вида продукции) = мат. затраты на определенный вид продукции : объем выпуска данного вида продукции;
• удельная материалоемкость конкретного вида материалов = расход конкретного вида материалов : объем выпуска продукции, изготавливаемой из этого вида материала.

Анализируя данные показатели, рассчитывают отклонения по сравнению  с пред. годом и с планом, динамику обобщающих показателей и влияние отклонений в них на объем выпуска продукции и себестоимость.

Анализируя влияние использования  мат. ресурсов на результаты производственно-хозяйственной  деятельности, изучают:

• влияние материальных затрат на объем выпускаемой продукции.

За счет проведения различных  мероприятий по рациональному использованию  материалов, можно снизить материалоемкость и получить за счет этого дополнительный объем продукции (∆П);

• влияние материальных затрат на себестоимость продукции.