Учет движения товарных запасов в торговой организации

    рис. 3. Движение материальных ценностей

1. Поступление товаров на склад оформляется следующими документами:

1. Приходный ордер- выписывается на все количество поступившего груза в одном экземпляре в день поступления материалов, если установлено полное соответствие качества и фактического количества товаров документальным данным поставщика.

2. Акт о приемке товаров (ТОРГ 1-7)- оформляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов поставщика:

• Транспортные документы- предназначены для учета движения товаров и расчетов за их перевозку наемным транспортом. [3, С.152]

• Товаросопроводительные документы- товарные накладные (ТОРГ-12), накладные, счета-фактуры, счета, спецификации к договору и т. д.

2. Перемещение товаров внутри организации, между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами оформляется Накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (ТОРГ-13), где подпись материально-ответственного лица заверяется круглой печатью организации. После приемки материально-ответственное лицо получателя ставит свою подпись и экземпляры передаются в бухгалтерии для списания и оприходования ценностей.

3. Выбытие товаров.

• В розничной сети отпуск товара населению оформляется выдачей чека ККМ. Продажа товаров оптом оформляется товарной накладной формы  ТОРГ-12.

• Материально- ответственное лицо производит отпуск товара на основании Заказа- отборочного листа (ТОРГ-8), выполняющего функцию заявки.
• Упаковочный ярлык (ТОРГ-9) применяется при упаковке товара и выписывается на каждое отдельное место.
• Спецификация (ТОРГ-10) применяется в случаях, когда отфактурованная партия упаковывается в ящики, бочки. Помимо перечисления мест, содержит сведения о массе тары. [3, С.152]

2.2 Гражданско-правовые основы и виды материальной ответственности в торговых организациях.

   Гражданский кодекс определяет правовое положение  участников гражданских отношений, регулирует договорные и иные обязательства, имущественные и неимущественные  отношения, основанные на равенстве, автономии  воли. Гражданско-правовая ответственность есть одна из форм государственного принуждения, связанная с применением санкций, направленных на восстановление нарушенных прав и стимулирование нормальных экономических отношений юридически равноправных участников гражданского оборота.

    По  основаниям наступления можно выделить ответственность за причинение имущественного вреда (совершение имущественного правонарушения) и ответственность за причинение морального вреда (вреда, причиненного личности).

    Ответственность за правонарушения в гражданском  праве подразделяется на договорную и внедоговорную. Основанием наступления  договорной ответственности служит нарушение договора, т.е. соглашения самих сторон (контрагентов). Поэтому  такая ответственность может  устанавливаться и за правонарушения, прямо не обеспеченные санкциями  в действующем законодательстве, а в ряде случаев увеличиваться  или уменьшаться по соглашению участников договора в сравнении с размером, предусмотренным законом. Особое место занимают положения о купле-продаже товаров, раскрывающие обязательства продавца, последствия их неисполнения, требования, предъявляемые к товару, права покупателя, правила поставки товаров и исчисления убытков при расторжении договора (Ст. 454- 538 ГК). [1, С.147]. Второй вид ответственности может использоваться только в прямо предусмотренных законом случаях и размерах и на императивно установленных им условиях. Закон требует его применения и в тех случаях, когда неисполнением договорных обязанностей причинен вред жизни или здоровью гражданина (ст. 1084- 1085 ГК). Особого внимания требуют Ст 1095- 1098, содержащие основания и сроки возмещения вреда, причиненного вследствие недостатков товаров.[1, С.339]

    Ответственность за причинение морального вреда, как  правило, возникает независимо от вины причинителя, состоит в денежной компенсации и осуществляется независимо от подлежащего возмещению имущественного вреда, т.е. сверх него (ст. 1099 - 1101 ГК).[1, С.340] Новое законодательство предусмотрело право потерпевшего требовать возмещения морального вреда, причиненного ему распространением порочащих сведений, а для граждан - право требовать возмещения физических и нравственных страданий, причиненных им неправомерными действиями (п. 6 ст. 7, ст. 131 Основ гражданского законодательства).

    Особый  вид ответственности - в порядке  регресса - имеет место в случаях, когда законом допускается ответственность  одного лица за деятельность другого. Например, организации несут ответственность  за вред, причиненный их работниками  при исполнении ими трудовых (служебных) обязанностей. Если работник, допустивший  правонарушение, виновен в наступлении  вреда или убытков, которые за него понесло предприятие (например, возместившее убытки потерпевшему), оно  имеет право регресса (обратного  требования) к действительному виновнику. Когда страховая организация  возмещает страхователю стоимость  утраченного имущества, она вправе предъявить иск в порядке регресса к лицу, виновному в причинении вреда. Смысл регрессного иска состоит  в восстановлении имущественной  сферы того лица, которое понесло  убытки по вине другого.

    Материальная  ответственность по трудовому праву  может быть определена как обязанность  одной стороны трудового правоотношения (работника или работодателя) возместить «ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия).»[2, С.121]

    В связи с тем, что работники  складского хозяйства являются материально  ответственными лицами, они обязаны  обеспечивать сохранность и предупреждать  хищения, вверенных им товаров.

    Договор о материальной ответственности  представляет собой двустороннее соглашение, по которому стороны берут на себя определенные обязательства и имеют  возможность требовать друг от друга  выполнения принятых пунктов договора. В договоре о материальной ответственности  следует оговорить условия труда, порядок ведения учета и представления  отчетности в бухгалтерию, мероприятия  по обеспечению сохранности ценностей  и порядок возмещения причиненного ущерба. Договор о материальной ответственности  может быть расторгнут по инициативе сторон в случае несоблюдения любой  из них своих обязательств.

    Перемещение материально ответственных работников (перевод, увольнение, уход в отпуск и возвращение из отпуска, продолжительная  болезнь и т.п.) обязательно сопровождается инвентаризацией ценностей.

    В случае не обеспечения сохранности  ценностей материально ответственные  лица привлекаются к ответственности. Основанием для этого являются данные инвентаризационной описи и письменное объяснение материально ответственного лица о причине образования ущерба. Ущерб должен быть возмещен добровольно. При отказе от добровольного возмещения споры разрешаются через суд.

    Различают следующие виды материальной ответственности: материальная ответственность работника (индивидуальная ответственность), коллективная (бригадная) материальная ответственность, полная и ограниченная материальная ответственность.

    «Коллективная материальная ответственность - в РФ - материальная ответственность при совместном выполнении работниками (бригадой) отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей/отпуском, перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере».[2, С.125]

    Ограниченная  материальная ответственность работника - материальная ответственность работника  за причиненный работодателю ущерб  в пределах своего среднего месячного  заработка.

    Полная  материальная ответственность работника - обязанность «возмещать работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.[2, С.123] 

3.  Организация складского хозяйства и ведение складского учета товарных запасов в торговле.

   В связи с большими запасами материальных ценностей на предприятиях важным является организация складского учета материалов. Все материалы сначала поступают на склад. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Перед оприходованием материалы должны пройти процесс приемки. Для приемки материалов в каждом подразделении должно быть установлено только одно место для минимизации потерь товаров и оптимизации поставок.

1. Должна существовать детальная инструкция о получении и приемке материалов.
2. Материалы, поступающие на склады предприятий, должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах
3. Последовательно пронумерованные приходные ордера на товар, прибывший на склад, должны составляться на каждую транспортируемую партию. Ордера должны включать следующие реквизиты: дату получения, номер заказа, количество полученного товара, описание товаров, идентификационный код партии или серии, идентификационный код бухгалтерской записи о запасах.
4. На забракованные товары должны заполняться акты о приемке товаров (форма № Н-7).
5. Товаросопроводительные и  транспортные документы (накладные, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы направляются в отдел снабжения или бухгалтерию для своевременного оприходования на соответствующий склад.

Для минимизации  потери запасов в результате краж, порчи, непроизводительного расходования необходимо осуществлять внутренний контроль.

1. Наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения, оснащение их оборудованием и устройствами (стеллажи, бункеры), тарой, весовым хозяйством, измерительными приборами, транспортно-подъемными машинами; [9, С.250]
2. Размещение материалов по секциям складов, а внутри них — по отдельным группам материалов таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;
3. Внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в производственные помещения (цехи) по согласованным графикам;
4. Сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
5. Организация участков раскроя материалов;
6. Установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей.
7. Для предотвращения случаев потерь МПЗ по причине устаревания, порчи, случайной гибели необходимо:

• создать систему пожарной сигнализации, приобрести пожарное оборудование и набрать обученный персонал;

• соблюдать условия хранения материалов (температура, свет, влажность, вентиляция);

• соблюдать соответствие материалов принятым государством стандартам и законодательным нормам;

• проверять срок годности материалов;

• регулярно подсчитывать израсходованные материалы для выявления устаревших, ненужных или излишних МПЗ;

• проводить регулярное снижение цен на залежавшиеся товары до цены их возможной реализации.

     Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также  необходимо:

1. Применять номенклатуры-ценники на материалы (ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). Учет движения и остатков материалов ведется в карточках учета материалов. При поступлении каждому наименованию, сорту и марке материалов присваивают специальное обозначение — номенклатурный номер. На каждый номенклатурный номер открывается отдельная карточка учета материалов. Затем номенклатурные номера заносятся в специальный реестр, который называется номенклатурой-ценником. В номенклатуре-ценнике, кроме названия и номенклатурного номера, указывают цену и единицу измерения материала.
2. Установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей. Статьей 9 «Закона о бухгалтерском учете» установлено, что все хозяйственные операции, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы включают в себя обязательные реквизиты, установленные Законом № 129-ФЗ: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственных организаций; измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления; личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
3. Проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок. Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризации определены статьей 12 Закона о бухгалтерском учете и пунктами 26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета. Детализация требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49 (далее Указания). В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств, проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Внешний контроль в организации осуществляют контролирующие органы - ИФНС РФ. Налоговый контроль проводится в форме выездных и камеральных проверок.
4. Внедрять средства автоматизации учета.