Учет движения наличных денежных средств

      1.3. Учет расчетов с подотчетными  лицами.

  Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны: приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов; оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

  Все эти хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы под отчет.

  Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с  подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. 
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 
«Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. 
Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

  Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче. 

      Анализ  записей в кассовых документах показал, что большое число ошибок возникает  при оформлении авансовых отчетов  и кассовых книг. Например, при проверке авансовых отчетов обнаруживается, что ссылки на даты прилагаемых документов не совпадают с фактическими датами. При большом количестве прилагаемых документов встречаются ошибки в подсчете сумм.

      Нарушения и злоупотребления возникают при отражении в авансовых отчетах остатков или перерасхода предыдущего аванса. Все авансовые отчеты следует регистрировать в отдельном журнале. Это позволит не нарушать последовательность в оформлении, и при проверках все необходимые данные авансовых отчетов будут понятны.

      Каждая  подпись в авансовых отчетах  должна находиться на определенном месте, подтверждая соответствующие бухгалтерские  записи и управленческие решения.

      Иногда  после составления и утверждения  авансового отчета в тексте на оборотной  стороне делают дополнительные записи. Это недопустимо. Необходимо приложить другой авансовый отчет, сделав пометку "приложение" или "дополнение", с другой датой, текстом и подписями. При этом делают записи с бухгалтерскими проводками по дополнительным суммам. Важно, чтобы при этом в документах не возникало разночтений. Дело в том, что бывают случаи утери некоторых первичных документов, а когда по истечении времени они находятся, бухгалтеры (кассиры) делают существенные (порой плохо понятные) исправления в авансовых отчетах и в других кассовых документах. В конце перечня оправдательных документов во избежание приписок необходимо поставить знак "Z".

      Порядком  ведения кассовых операций в Российской Федерации установлено, что "подчистки  и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются". Однако такие нарушения встречаются.

      Операции с денежной наличностью в кассовой книге отражаются не каждый день, а один раз в 5, 7, 10 дней и указывают, например, в кассовой книге: "Касса за 8-15 июля 2004 г.". Такое отражение кассовых операций недопустимо, так как это вызывает сомнения по поводу соответствия остатков установленному банком лимита.

      Существуют  общеустановленные правила: ежедневно  в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит  остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

      Иногда  в кассовых книгах исправляют остатки на конец рабочего дня, количество приходно-кассовых и расходно-кассовых ордеров. Это бывает в тех случаях, когда не ведется учет этих ордеров, т.е. отсутствует журнал приходных и расходных кассовых документов. Практика аудита показывает, что такие журналы отсутствуют на малых предприятиях, где кассовые операции проводятся в небольшом количестве и бухгалтеры-кассиры не регистрируют приходно-кассовые и расходно-кассовые ордера, делая затем ошибки и исправления в кассовой книге. И наоборот, на некоторых торговых предприятиях с большим количеством кассовых операций имеют место нарушения, связанные с искусственной путаницей в номерах этих ордеров и их несоответствием с кассовой книгой.

      Необходимо напомнить, что в соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н и введенным в действие с 1 января 1999 г., "внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими или подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений". 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2.  Учет денежных средств ФГУП «26 УНР» 

    2.1. Организационная структура ФГУП  «26 УНР» 

                  Федеральное государственное унитарное предприятие ФГУП «26 УНР» создано на основании Директивы Начальника Штаба СФ от 1.12.60г..   В 2000 году в соответствии с постановлением Правительства РФ от 3.02.2000г. «Об усилении контроля за деятельностью федеральных государственных унитарных предприятий и управлением находящимися в федеральной собственности акциями открытых акционерных обществ»  был перерегистрирован Устав предприятия.

                  В 2004 году в ФГУП «26 УНР»  зарегистрировано 4 РСУ, возглавляемых  военнослужащими:  РСУ № 2052, 1175, 1702 – выполняют гидротехнические работы, РСУ № 356 – общестроительные работы; кроме того прорабский участок  № 24, выполняющий общестроительные работы в г.Островной.   География выполненных работ – объекты всего Кольского полуострова.

                  На балансе ФГУП «26 УНР» находятся:  пилорама, столярный цех, гараж.

                  Среднесписочная численность работников – 134 человека.

                  Основной заказчик на производство  работ для ФГУП «26 УНР» –   Морская инженерная служба СФ.

                   Штатная мощность организации  соответствует реальному состоянию  материальных, трудовых и финансовых ресурсов 

        В ФГУП «26 УНР» применяется для ведения бухгалтерского учета, в том числе кассовых операций, бухгалтерская программа «1С- Бухгалтерия». Что значительно облегчает труд бухгалтера. Но машина остается машиной, поэтому необходим контроль Главного бухгалтера 
(подсчет остатков, документальное оформление и т.п.).

        В результате анализа состояния учета и внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в ФГУП «26 УНР» за период с 1 июня по 30 июня 2008 года выявлены следующие недостатки:

1) -не всегда проставляются номера приходных и расходных ордеров;

2) -в приходных и расходных кассовых ордерах иногда не проставляются корреспондирующие счета и субсчета;

3) -в строке "Приложение" к приходно-кассовым и расходно-кассовым ордерам не проставляются все реквизиты соответствующих прилагаемых документов (накладных, счетов-фактур, доверенностей и т.д.);

4) -фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих кассовые документы, указываются неразборчиво, а в некоторых случаях просто отсутствуют те или иные подписи; много случаев подчисток, помарок, исправлений.

5) иногда суммы операций в ордерах не записываются  прописью

6) -нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу хозяйства. Кассиру не предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег в организацию. В салон транспортного средства допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются какие-либо поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег.

7) -имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке. 

        Допускались  ошибки и при оформлении авансовых отчетов: 

- иногда после составления и утверждения авансового отчета в тексте на оборотной стороне делают дополнительные записи. Это недопустимо. Необходимо приложить другой авансовый отчет, сделав пометку "приложение" или "дополнение", с другой датой, текстом и подписями. При этом необходимо сделать записи с бухгалтерскими проводками по дополнительным суммам;

-в конце перечня оправдательных документов не всегда проставлялся знак "Z", что могло привести к припискам.

-выдавались  наличные деньги под отчет  работникам, при непредоставлении ими полного отчета по ранее выданному авансу;

-подотчетными  лицами несвоевременно предоставляются  в бухгалтерию авансовые отчеты  об израсходованных подотчетных  суммах и не производится окончательный  расчет по ним.

  Денежные  средства являются основой благосостояния каждого предприятия, поэтому внутренний аудит за хранением и использованием должен быть хорошо организован.

  Нужно для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств в ФГУП «26 УНР» утвердить примерную программу внутреннего аудита. Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств 

      Таким образом, кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и т.п. В тоже время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета или от заказчиков и др. 

2.2. Синтетический учет кассовых операций в ФГУП «26УНР» за июнь 2008г.