Учет движения наличных денежных средств

      В случаях установления нарушений  результаты проверки в трехдневный  срок рассматриваются руководителем  банка или его заместителем. После  этого банк направляет первый экземпляр  справки в налоговые органы по месту учета налогоплательщиков, представления с приложением копий справок по указанным проверкам для принятия мер финансовой и административной ответственности. Третий экземпляр передается предприятию, второй остается в банке.⁴

           На основании заключенного договора о материальной ответственности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведение кассовой книги.

      Наличные  деньги в кассу кассир принимает по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), подписанному главным бухгалтером, с выдачей лицу, сдающему деньги в кассу, квитанции о приеме. Деньги из кассы кассир выдает по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) на основании платежных ведомостей, заявлений о произведенных расходах с приложенными к ним товарными чеками, квитанциями, справками, удостоверяющими факт расходования денег, и иными оправдательными документами. Приходные и расходные кассовые ордера заполняются бухгалтером собственноручно, без подчисток и исправлений.

      Все факты поступления и выдачи наличных денег отражаются в кассовой книге (ф. № КО-4), страницы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, опечатаны сургучной бумагой и заверены подписями директора и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся под копирку в двух экземплярах. Второй экземпляр является отрывным и представляет собой отчет кассира, который ежедневно в конце рабочего дня передается в бухгалтерию с приложенными к нему приходными и расходными документами.

           Подчистки в кассовой книге запрещены, а исправления в ней возможны только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера. Это главная особенность и главное требование их ведения и заполнения. Если при оформлении документа допущена ошибка, то неправильно записанная цифра должна быть зачеркнута одной чертой (чтобы была видна неправильная запись), а сверху написана правильная. При этом делается запись «Исправленному верить», ставятся подписи ответственных лиц и заверяются печатью предприятия.

      В отчете кассира подсчитываются итоги  прихода и расхода денежных сумм за день и определяется остаток на конец дня. На предприятиях, при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись автоматизированным способом.

      Деньги  отдельному лицу, не работающему на данном предприятии, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

      Заработная  плата, пособия, премии выплачиваются  кассиром по платежным ведомостям без  составления расходного кассового  ордера на каждого получателя. По истечении  трех рабочих дней, установленных  для выплаты заработной платы, бухгалтер  выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму.

      Деньги  по кассовым ордерам принимаются  и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности она прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

      При завершении операции кассир обязан подписать расходный или приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним документами, погасить их штампом или надписью: приходные документы - "Получено", расходные - "Оплачено" с указанием числа, месяца, года. Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, и документу присваивается порядковый номер.

      Журнал  регистрации (ф. № КО-3) построен таким  образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

      Бухгалтеры  и другие счетные работники, имеющие  право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров.

       Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассира. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РФ,

       Порядок ведения кассовых операций систематически проверяется банком, обслуживающим данное предприятие. За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 (с учетом изменений от 21 марта 1995 г. № 291) с организаций взимаются штрафы. В частности, штрафные санкции к предприятию применяются за нарушение установленного банком лимита остатка средств в кассе. Размер штрафа определяется по отношению к средней величине, рассчитанной исходя из сумм превышения лимита за каждый день и количества дней превышения.

       Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий, но не свыше трех дней, включая день получения денег в банке.

       Синтетический учет денежных средств в кассе  осуществляется на активном, балансовом счете50 «Касса».

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах предприятия.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

50-1 «Касса предприятия»

50-2 «Операционная  касса»

50-3 «Денежные  документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса предприятия» учитываются  денежные средства в кассе предприятия. Когда предприятие производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

      На  субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

      В кассе организации могут храниться  не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности.

  На  субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются  находящиеся в кассе предприятия почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.⁵ В том случае, когда денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: дебет счета 50, субсчет "Денежные документы", кредит счета 50 - на сумму денежных документов, приобретенных за наличный расчет.

  Если  же денежные документы приобретаются  другим лицом, следует использовать счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". 
При выбытии денежных документов кредитуется счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат. Например: дебет счета 99 "Прибыли и убытки" кредит счета 50 - на сумму стоимости путевок в оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет чистой прибыли организации; дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" кредит счета 50 - на сумму стоимости почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции.

  Если  почтовые марки выдаются должностным  лицам (например, секретарю или офис - менеджеру) для постепенного использования, в учете такая выдача оформляется как выдача подотчетных сумм: дебет счета 71 кредит счета 50, а на общехозяйственные расходы стоимость марок списывается по мере использования: дебет счета 26 кредит счета 71 

              Основными бухгалтерскими проводками, отражающими движение наличных денег, будут: дебет счета 50 кредит счета 90 "Продажи" - на сумму полученной выручки от реализации продукции, работ или услуг основного производства (по обычным видам деятельности); дебет счета 50 кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы" - на сумму полученных прочих доходов (включая реализацию прочего имущества и выручку от реализации продукции (работ, услуг), не относящихся к обычным видам деятельности); дебет счета 50 кредит счета 51 "Расчетные счета" - на сумму денежных средств, полученных с расчетного счета и оприходованных в кассе; дебет счета 50 кредит счета 75 "Расчеты с учредителями" - на сумму наличных денежных средств, полученных в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации; дебет счета 50 кредит счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" - на сумму полученных авансов (под поставку товаров или продукции, выполнение работ или оказание услуг); дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" кредит счета 50 - на сумму произведенных выплат, начисленных работникам организации (оплата труда, премии и т.п.); дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредит счета 50 - на сумму денежных средств, выданных подотчетному лицу; дебет счета 51 кредит счета 50 - на сумму сверхлимитного остатка наличных денег, сданных по объявлению в кредитное учреждение; дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" кредит счета 50 - на сумму выданных авансов под приобретение продукции, оплату выполненных работ или оказанных услуг (от выдачи денег под отчет отличается тем, что аванс передается в кассу организации - поставщика).

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

      При соответствующих условиях организация  должна вести книгу принятых и  выданных денежных средств (ф. № КО-5). Используется она для учета наличных денежных средств, выданных кассиром организации, другим кассирам или раздатчикам (доверенным лицом) и возврата документов, подтверждающих их выплату или оставшуюся денежную наличность.

        При журнально-ордерной форме учета кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1.

      Основанием  для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

      По  указанию руководителя предприятия, а  перед составлением годового отчета не ранее 31 декабря проводится инвентаризация средств в кассе. Ее осуществляет комиссия, назначаемая руководителем предприятия. Инвентаризация оформляется актом. Излишки средств приходуются как доход предприятия, а недостача средств списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», с которого затем списывается в дебет субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». В случае отказа кассира погасить недостачу предприятие вправе оформить исковое заявление в судебные органы. ⁶

  В силу того, что кассовые операции носят  массовый характер, этот этап аудиторской  проверки является достаточно трудоемким. Однако кассовые операции однообразны, а методы или процедуры проверки достаточно просты. 
Именно при проверке этого участка основному аудитору целесообразно привлекать ассистентов.

  Путем проведения сплошной проверки необходимо убедиться, соответствует ли принятый на предприятии порядок учета денежных средств порядку, установленному соответствующими нормативными документами. 

      Практика  аудита расчетов наличными денежными  средствами свидетельствует о том, что в этой области бывает множество  нарушений, в частности в оформлении кассовых документов. Типичными ошибками при заполнении кассовых документов являются:

- заполнение кассовых документов по старым формам - образцам, введенным до 1 января 1999 г.;

      - заполнение строк форм осуществляется небрежно: не всегда проставляются номера приходных и расходных ордеров, авансовых отчетов; в приходных и расходных кассовых ордерах иногда не проставляются корреспондирующие счета и субсчета; в строке "Приложение" к приходно-кассовым и расходно-кассовым ордерам не проставляются все реквизиты соответствующих прилагаемых документов (накладных, счетов-фактур, доверенностей и т.д.); даты квитанций к приходно-кассовым ордерам не всегда совпадают; суммы НДС выделяются неверно; фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих кассовые документы, указываются неразборчиво, а в некоторых случаях просто отсутствуют те или иные подписи; много случаев подчисток, помарок, исправлений. Причем бухгалтеры и кассиры делают исправления не по установленным правилам.