Учет денежных средств

-указанные сверхлимитные остатки должны быть получены в обслуживающем предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки, поступающей в его кассу.

Таким образом, для правильного определения потребности предприятия в наличных денежных средствах с учетом установленного ему лимита, сумма, подлежащая снятию с расчетного счета, определяется по формуле:

П = ОР + Л – ОП – О,

Где П – потребность; ОР – ожидаемый расход; Л – лимит хранения денежных средств;

ОП – ожидаемый приход наличных денежных средств в кассу предприятия за счет выручки от реализации и других операций; О – остаток наличных денежных средств в кассе на дату определения потребности.

Если предприятием исчерпан остаток наличных денежных средств в пределах лимита, согласно Указу Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 предприятия имеют право на получение наличных денежных средств в размере, необходимом на оплату труда, хозяйственные нужды и командировочные расходы.

1.1.3. Предельный размер расчетов наличных денежных средств

Во всех случаях при расходовании наличных денег предприятиям необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами.

Письмом ЦБ РФ от 7 октября 1998г. №375-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» был установлен предельный размер расчет:

-между юридическими лицами – 10 тыс. рублей;

-для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые товары, сельскохозяйственные продукты, сырье – 15 тыс. рублей;

-для предприятий и организаций торговли ГУИН МВД при закупке товаров у юридических лиц -  15 тыс. рублей.

Согласно п1 Письма ЦБ РФ от 16 марта 1995г. №14-4/95 «О разъяснениях по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций в РФ и условий работы с денежной наличностью»: под термином «один платеж» понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам. 

Подтверждением расходования наличных денег при этом являются: копия товарного чека, счет, накладная, отчет подотчетного лица о расходовании полученных наличных денег с приложением первичных документов.

1.1.4. Ответственность за несоблюдение Порядка ведения кассовых операций

К предприятиям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством РФ.

Кроме ответственности, рассмотренной выше, согласно Указу Президента РФ от 23 мая 1994г. №1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей» предусмотрена следующая ответственность за нарушение правил ведения операций в наличными денежными средствами:

1) за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности – штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы;

2) за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм – штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа.

Согласно пункту 5 письма ЦБ РФ от 16 марта 1995г. №14-4/95 штрафные санкции подлежат применению в одностороннем порядке с покупателя;

3) за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денежных средств сверх установленных лимитов – штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной наличности (под сверхлимитной кассовой наличностью понимается средняя величина, рассчитанная исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе).

На руководителей предприятий, учреждений, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда.

За неустановление лимита кассы ответственность не установлена. Однако, как уже отмечалось, согласно Правилам по предприятию, не предоставившему расчет на установление лимита остатка кассы ни в одно из учреждений банков, лимит остатка считается нулевым, а не сданная предприятием денежная наличность – сверхлимитной. Не установлены штрафные санкции также полученных наличных денег. Такая ответственность может быть установлена между предприятием и банком.

В том случае, если по условиям договора на расчетно-кассовое об­служивание о сборе денежной на­личности между предприятием, обслу­живающем его банком и управлени­ем инкассации установлен сверхлимитный остаток в кассе в слу­чае неприезда инкассатора, то это не является нарушением порядка веде­ния кассовых операций. Согласно п.9 Указа Прези­дента РФ от 23.05.94 № 1006 админи­стративная ответственность за на­копление в кассе наличных денеж­ных средств сверх установленных лимитов, при таких обстоятельствах не применима. Данный вывод под­тверждается постановлением Прези­диума Высшего Арбитражного Суда РФ от 5 ноября  1996г.  №3561/96.

Исчисление сумм административного штрафа производится из расчета минимального размера оплаты труда, действующего на момент совершения указанного нарушения.

За нарушение требований Закона РФ “О применении  контрольно - кассовых машин  при осуществлении денежных расчетов с населением” применяются штрафные санкции к организациям от 10-кратной до 350 - кратной величины установленного размера минимальной месячной оплаты труда в зависимости  от характера нарушения. Рассмотрим эту данный пункт подробнее: в случае ведения расчетов с населением без контрольно-кассовых машин -350-кратная величина ; при использовании неисправных машин -200-кратная величина ; если не вывешен ценник  на продаваемый товар или прейскурант на оказываемые услуги-100- кратный размер; в случае невыдачи чека или занижения суммы в чеке-10-кратная величина, но не менее 20%  от стоимости покупки).

1.2. Документальное оформление кассовых операций

С принятием ГК РФ по статистике постановления № 88 от 18 августа 1998 г. «Об утверждении унифи­цированных форм первичной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентари­зации». Внесены изменения в постановление № 241 от 28 декабря 1989 г. «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организа­ций»

Утверждены согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные формы пер­вичной учетной документации вступающие в действие с 1 января 1999 года: № КО-1 «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 «Журнал регистра­ции приходных и расходных кассовых документов», № КО-4 «Кассовая книга», № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств». Надо отметить, что постановление № 88 не внесло изменений в перечисленные первичные документы.

              Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (унифицированная форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномо­ченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

При этом выдается квитанция, сдающему деньги лицу, о приеме денежной суммы, подписанная главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. (Приложение 1)

Кассир выдает деньги по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2), платежным ведомостям (№№ Т-49; Т-51) или другим надлежаще оформленным документам (заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). (Приложение 2)

Расходные кассовые документы подписываются главным бухгалтером. А на ведомостях и заявлениях, кроме того, обязательна и разрешительная надпись руководителя предприятия. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяю­щему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления до­кумента (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указание / полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумм прописью не указывается.

Заработную  плату, пособия по  временной нетрудоспособности, премии кассир  выплачивает по платежным  ведомостям.  На  титульном листе   платежной  ведомости  делается  разрешительная  надпись  в  кассу  о  выдаче  денег  за  подписями  руководителя   предприятия  и  главного бухгалтера,  с указанием сроков  выдачи денег   и  их  суммы  (прописью).  

По истечении  трех  рабочих  дней  после получения денег  из учреждения  банка  для  оплаты  труда,  пособий,  премий  кассир  в  платежной  ведомости  против фамилии  лиц, не  получивших деньги, делает  пометку  от  руки  “Депонировано”,  затем  составляет  реестр    депонированных   сумм.  В  ведомости  кассир  делает  надпись    о  фактически   выплаченных   и  неполученных   суммах,   которую  заверяет  своей  подписью. На выписанный  по платежной   ведомости  сумму  выписывают  расходный  кассовый  ордер.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расход­ном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, кото­рому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача по доверенности производится лицу, указанному в доверенности, при предъявлении паспорта или дру­гого документа, удостоверяющего личность получателя. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписа­ны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

При завершении операций кассир обязан подписать расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью: приходные – «Получено», расходные -  «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО – 3) (Приложение 3). По данным журнала регистрации контролируется целевое назначение по­лученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных касси­ром операций.

1.3. Аналитический учет кассовых операций

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кас­совой книге  (форма № КО-4). Согласно п. 23 разд. 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ предприятие должно вести только одну кассовую книгу (Приложение 4). В то же время для каждого кассового аппарата должна вестись отдельная книга кассира-операциониста.             

В обязанность кассира входит ве­дение кассовой книги, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копиро­вальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпля­ры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые эк­земпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. А затем передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходны­ми и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях, при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись автоматизирован­ным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограм­мы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формирует­ся машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные фор­мой кассовой книги.