Суб’єкти інформаційної діяльності та їх потреби в інформації

розвитку нових технологій передачі та зберігання інформації.

Отже, що ж являє собою  інформаційна потреба? За визначенням

фахівців, інформаційна потреба (або ж потреба в інформації) — це інформація, яку людина чи організація має одержати, щоб ефективно виконувати свою роботу, позитивно розв’язати якусь проблему або успішно задовольнити приватний інтерес чи хобі. Таким чином, у певного суб’єкта потреба в інформації виникає через необхідність ліквідувати дефіцит певних знань, свого роду аномальний етап процесу пізнання. Часто люди не одразу можуть чітко сформулювати свою інформаційну потребу. Коли перед ними стоїть якась проблема, вони шукають потрібну інформацію, паралельно збираючи багато інформаційного шуму.

Для визначення цього стану  фахівці вживають термін “пасивна

інформаційна потреба”, що являє собою потребу в інформації, яка усвідомлюється людиною лише тоді, коли вона отримує інформацію, необхідну для розв’язання проблеми, що стоїть перед нею. Причому

отримана інформація може бути недостатньою для вирішення  самої

проблеми. Дуже часто вона може лише сприяти усвідомленню того,

яка інформація потрібна суб’єкту для розв’язання його проблеми. Перехід від пасивної інформаційної потреби до її усвідомлення суб’єктом стимулює цілеспрямований пошук інформації. Надзвичайно висока популярність Інтернету, на думку деяких фахівців, частково пов’язана з тим, що він пропонує користувачам великі можливості задоволення їх пасивних інформаційних потреб.

Інформаційна потреба  обумовлює появу інформаційного бажання,

тобто тієї інформації, яку  певна особа чи організація хотіла б мати.

В ідеалі інформаційні бажання  та інформаційні потреби збігаються.

Але в реальному житті  через вплив різних чинників таке буває вкрай

рідко. Під час опитування користувачів інформації, наприклад у бібліотеках, як правило, досліджують перш за все їх бажання, які тією чи іншою мірою можуть відрізнятись від реальних потреб.

Інформаційні бажання  реалізуються в інформаційні запити, тобто

замовлення одиниці інформації, що розглядається як потрібна або

бажана. Запит досить часто  може не збігатися з потребою або  навіть

з бажанням. Інформаційний  запит частково залежить від очікувань,

які, в свою чергу, залежать від існуючої системи інформаційного забезпечення. Тобто користувач, базуючись часто на власному досвіді,

прогнозує, на яку інформацію він може розраховувати у конкретному випадку, подаючи той чи інший запит на інформацію.

Інформаційний запит, якщо він  реалізований (задоволений), завершується використанням інформації. Використання може виявитися результатом цілеспрямованого пошуку (виконаного запиту) і випадкового відкриття (в результаті нецільового пошуку). Потреба в інформації, як свідчить досвід, ширша за її використання. Адже далеко не завжди і не всі інформаційні потреби суб’єкта можуть бути повністю задоволені.

Послідовний ланцюжок інформаційних  потреб, бажань, запитів і

використання інформації складає інформаційний цикл. Інформаційний цикл має завершений характер, якщо використання інформації відповідає потребі в ній. Якщо ж використана інформація не задовольнила інформаційну потребу, то такий цикл має незавершений характер. Водночас треба брати до уваги, що використання певної інформації породжує нові інформаційні потреби.

В основі формування потреб відповідних суб’єктів в інформації лежить специфіка їхньої життєдіяльності. Тому механізм визначення потреб суб’єктів управління в інформації базується на аналізі їхніх поточних і перспективних проблем. Якщо ситуація стабільна, усталена, то потреба в інформації визначається на підставі наявного досвіду, традиційного порядку ведення справ тощо. У таких випадках відповідні рішення часто приймаються на підставі суджень. І навпаки, нова, нестабільна ситуація спонукає до пошуку нових джерел інформації, нових механізмів задоволення інформаційних потреб. Іноді це навіть пов’язано зі зміною внутрішньої

організації інформаційної  діяльності суб’єктів. Алгоритм визначення

та реалізації інформаційних  потреб у новій для суб’єкта ситуації зображено на рис. 2. Що ж стосується чинників, які впливають на процес визначення потреб суб’єктів в інформації та можливість їх задоволення, то їх можна поділити на мотиваційні, когнітивні та ресурсні. Між ними існує прямий та зворотний зв’язок.

Мотиваційні чинники —  це ступінь зацікавленості суб’єктів у задоволенні їхніх інформаційних потреб. На перший погляд, сама постановка такої проблеми може здаватися нелогічною. Але на практиці можлива ситуація, коли інтереси підприємства, фірми та окремих працівників не збігаються. Таких прикладів досить багато: від недбалого виконання своїх обов’язків чи навіть шахрайства окремих працівників до краху американської енергетичної корпорації Enron.

Під когнітивними чинниками  процесу визначення та задоволення

інформаційних потреб суб’єктів  треба розуміти інтелектуальні

здібності відповідних працівників, їхню здатність до нестандартного

мислення, їхню кваліфікацію, професіоналізм у найширшому розумінні цих слів. Через якісну відмінність кваліфікації працівників як специфічного виду ресурсів її доцільно розглядати окремо від матеріально-технічних і фінансових ресурсів суб’єктів (підприємств, організацій тощо).

Саме матеріально-технічні та фінансові ресурси розглядають у першу чергу, коли йдеться про ресурсні чинники забезпечення процесу визначення потреб суб’єктів у інформації та можливості їх задоволення. Адже за умов однакової кваліфікації та мотивації працівників кращі можливості задоволення власних інформаційних потреб матимуть суб’єкти з вищим рівнем матеріально-технічного та фінансового забезпечення.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Механізм та реалізації інформаційних потреб

 

4. Система оцінки інформаційних потреб

Для зручності аналізу  питання цього розділу умовно вважатимемо, що інформаційні потреби і бажання збігаються. Через багатозначність самого поняття “інформація” інформаційні потреби на практиці нерідко чітко визначити й оцінити досить складно. Однак, щоб розв’язати дану проблему, фахівці окреслюють головні ознаки інформаційних потреб. Розглянемо ці ознаки.

Ключовою характеристикою  будь-якої інформаційної потреби,

що вимагає задоволення, є тематика проблеми, яку треба  розв’язати.

Вона задається набором  ключових понять (слів), на підставі яких

здійснюється пошук інформації. У ролі ключових понять перш за все

виступають спеціальні терміни  як окремо, так і в певних словосполученнях, що дає змогу спочатку конкретизувати напрям пошуку інформації, а потім — обсяги її збору. Саме кількість понять по темі відображає потенційну інформаційну насиченість тієї чи іншої проблеми, яка вимагає розв’язання. З іншого боку, пошук і збір інформації здійснюються з метою її аналізу, який повинен бути завершений протягом певного часу. Тому набір ключових понять поєднується із визначенням глибини аналізу (виокремлення ) обраної теми. Наприклад, повинен чи не повинен аналіз банківської системи України

включати діяльність банків на ринку цінних паперів (набір ключових понять). І наскільки детально, наприклад із хронологічної точки зору, треба аналізувати діяльність банків на ринку цінних паперів (глибина виокремлення конкретної теми).

Причому вже на початковому  етапі можуть виникнути проблеми у визначенні інформаційної потреби, що пов’язані з перешкодами на шляху її предметної специфікації, а саме:

· узагальнений або недостатньо  чіткий запит на інформацію;

· багатозначне тлумачення понять.

Перший з цих факторів має суто суб’єктивний характер і пов’язаний з рівнем кваліфікації відправника й отримувача інформації, з їхньою психологією. Другий має об’єктивну семантичну основу, притаманну будь-якій мові.

Наступною характеристикою  будь-якої інформаційної потреби виступають ймовірні функції використання одержаної інформації.

Відповідно до свого призначення  при розв’язанні завдань, які стоять перед суб’єктом, фахівці виділяють такі функції використання одержаної інформації, або інформаційні функції:

 1) функція пошуку даних — передбачає отримання суб’єктом заздалегідь наміченої інформації довідкового характеру;

2) функція оперативної  поінформованості — передбачає отримання суб’єктом регулярних повідомлень про сучасну ситуацію;

3) дослідницька функція  — передбачає отримання інформації  для

проведення глибокого  дослідження у новій для суб’єкта сфері знань, діяльності тощо;

4) ознайомча функція —  передбачає одержання суб’єктом базової інформації, необхідної для розуміння проблеми суб’єктом;

5) стимулююча функція  — передбачає отримання суб’єктом інформації, необхідної для генерації нових ідей, отримання нових стимулів для подальшої інтелектуальної діяльності.

Важливе значення для описання інформаційної потреби має характер подальшого використання отриманої інформації — наприклад, теоретична, довідкова, статистична, методологічна тощо. Ця характеристика за формальними ознаками близька до функцій використання інформації, але має більш інваріантний (незмінний) характер, стосується перш за все властивостей власне інформації.

Для опису конкретної інформаційної потреби слід враховувати хронологічне охоплення подій, тобто період часу, за який збирається інформація для її подальшого використання. Ця ознака пов’язана з обсягом необхідної інформації і залежить у першу чергу від специфіки завдань, які треба вирішити. Наприклад, через річні коливання урожайності сільськогосподарських культур інформацію про можливу окупність інвестицій в аграрний сектор доцільно збирати за кілька років. Тоді як для визначення тенденції розвитку (тренду) фінансових (фондових) ринків з метою проведення короткотермінових операцій достатньо обмежитись збором інформації за порівняно коротший період, як правило, в межах одного року.

Перелічені ознаки (характеристики) інформаційних потреб, не обтяжені суб’єктивним впливом відправника інформації. І тому саме вони відіграють основну роль для характеристики кожної конкретної інформаційної потреби.

Водночас існує ряд  характеристик інформаційних потреб, формування яких пов’язане із суб’єктивним впливом відправника інформації. Так, на зміст повідомлення впливає місце походження первинної інформації. Наприклад, на початку 90-х років матеріали про Україну навіть вельми поважних західних аналітичних центрів, але підготовлені на підставі тільки неукраїнських видань, мали суттєві недоліки щодо об’єктивності подачі інформації про нашу країну.

Значний вплив на зміст  і форму повідомлення має точка  зору його

автора(ів). Вона, у свою чергу, пов’язана з притаманними йому (їм)

настановами та стереотипами і залежить від:

· належності до певної наукової школи;

· сповідуваної політичної орієнтації;

· авторитетності використаних джерел інформації тощо.

Причому перелічені характеристики самі по собі можуть бути

об’єктом аналізу з  боку користувача інформації з метою  визначен-

ня її достовірності, точності, коректності тощо, а отже, й можливо-

стей використання для  підготовки та прийняття управлінських

рішень.

Важливе значення для засвоєння  інформації має форма її презентації. Наприклад, обсяг коментарів, наявність таблиць, графіків, діаграм тощо, а також загальний обсяг матеріалу, оскільки кожний споживач здатний засвоїти за певний відрізок часу тільки певний обсяг повідомлень.

Оцінка інформаційних  потреб суб’єктів здійснюється на практиці

перш за все через оцінку їхніх інформаційних бажань і запитів. Останні більш очевидні, оскільки знаходяться “на поверхні”, тоді як справжні інформаційні потреби мають глибинніший характер і для свого адекватного визначення потребують певного аналізу (самоаналізу). Взагалі визначення власних інформаційних потреб суб’єктами (насамперед, через самоаналіз) є ефективним засобом удосконалення процесу управління. Правильна ж оцінка сторонніх інформаційних потреб становить для будь-якого суб’єкта важливий фактор поліпшення його зовнішніх відносин. А для багатьох суб’єктів інформаційного ринку — це важливий резерв збільшення обсягів продажу інформації.

5. Характеристика  інформаційних потреб суб’єктів  інформаційних відносин

     та  загальні чинники їх задоволення

Профіль та особливості діяльності основних суб’єктів інформаційних відносин обумовлюють специфіку їх інформаційних потреб. Тому стисло про характеристики функціонування основних типів суб’єктів.

 Комерційні організації — юридичні особи, підприємці — фізичні особи.

Суспільна функція: виробництво  та продаж товарів і послуг.

Специфіка інформаційних  потреб: детальна інформація, що стосується виробництва та збуту певної для кожного суб’єкта категорії товарів та послуг; вузькоспеціалізована інформація у сфері технологій та їх фінансовоекономічного забезпечення посідає провідне місце серед інформаційних потреб; інформація по певних ринках.

Некомерційні організації  — юридичні особи.

Суспільна функція: презентація  та захист інтересів певних груп

юридичних і фізичних осіб.

Специфіка інформаційних  потреб: інформація щодо діяльності

осіб, інтереси яких дана організація представляє, має більш загальний характер порівняно з інформацією, якою користуються особи, інтереси яких представляє ця некомерційна організація; більше значення в діяльності некомерційних організацій мають дані (інформація) про економічні, соціальні, політичні процеси у країні в цілому чи в якомусь регіоні (для організацій регіонального профілю).

Громадяни (фізичні особи).

Суспільна функція: продавці робочої сили, споживачі товарів і послуг, члени громадянського суспільства.