Совершенствование учета расчетов с персоналом по оплате труда

Учет использования рабочего времени ведется в табелях  или методом сплошной (каждодневной) регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и  т.д.). Отметки о причинах неявок на работу или о неполном рабочем  дне, о работе в сверхурочное время  и другие отступления от установленного режима работы должны вноситься в  табель только на основании документов (листки нетрудоспособности, справки, приказы о выполнении государственных  или общественных обязанностей и  т.п.).

Учет времени, потраченного на сверхурочные работы, может осуществляться и на основании списков лиц, выполнявших  эти работы. Списки составляются и  подписываются начальником структурного подразделения. Руководитель сверхурочных работ делает отметку о количестве фактически проработанных сверхурочных часов. На основании списков с  такой отметкой данные вносятся в  табель. Время простоев также может  учитываться в табеле. Соответствующие  данные вносятся на основании листков  о простое, выписанных руководителем  структурного подразделения. Для расчета  и выплаты заработной платы применяются следующие формы ведомостей:

• расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), которая рекомендована для средних и малых организаций. При составлении этой формы допустимо не заполнять другие расчетные и платежные ведомости (ПРИЛОЖЕНИЕ 7);
• платежная ведомость (форма № Т-53), которая применяется для учета выплат заработной платы (ПРИЛОЖЕНИЕ 8);
• лицевой счет (формы № Т-54и № Т-54а), который заполняется бухгалтером на каждого работника на основании первичных документов о приеме на работу и в котором указывается необходимая информация: фамилия, имя, отчество; цех, отдел организации; категория персонала; табельный номер работника; количество детей (для определения вычетов при расчете налога на доходы физических лиц); дата поступления на работу.

Следует отметить, что многие унифицированные формы могут быть заменены на самостоятельно разработанные, но независимо от формы, должны  содержать все обязательные реквизиты.

 

2.2 Организация аналитического  учета расчетов с персоналом  по оплате труда

Данные из первичных документов накапливаются и сводятся в двух направлениях: первое – для начисления и выплаты заработной платы каждому  работнику и последующего отражения  в регистрах по учету начисленной  оплаты труда; второе – для накапливания по объектам учета затрат и последующего отнесения сумм в соответствующие  регистры по учету затрат.

Данные аналитического учета  должны соответствовать оборотам и  остаткам по счетам синтетического учета.

К регистрам аналитического учета относятся:

- лицевой счет (форма №Т-54а)  – открывается в момент приема  на работу на каждого работника  и заполняется на основании  первичных документов по учету  отработанного времени, выполненных  работ и документов на разные  виды доплат. В нем накапливается  информация по каждому месяцу  об отработанном рабочем времени  работника, начисленной заработной  плате по всем видам начислений, удержаниях (аванс, налог на доходы  физических лиц и прочие), различных  льготах, сумме к выдаче на  руки. Информация по расчету заработной  платы вкладывается ежемесячно  в лицевой счет в виде машинограммы  и используется в дальнейшем  для расчета среднего заработка,  отпускных и т.п. Далее нарастающим  итогом с начала года определяется  годовой фонд заработной платы,  а также отработанное с начала  года количество дней и часов.

- налоговая карточка по  учету доходов и налога на  доходы физических лиц. В ней  отражаются суммы доходов за  месяц и с начала года (указывается  код дохода – зарплата, материальная  выгода, подарок от организации  или арендная плата), суммы предоставляемых  налоговых вычетов, налоговая  база и налог исчисленный и  уплаченный. Сведения в налоговую  карточку заносятся автоматически  ежемесячно. В конце года подсчитываются  итоги по всем суммам доходов  и выводится общая сумма начисленного  и удержанного налога по итогам  налогового периода.

- индивидуальная карточка учета сумм начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. В ней указываются суммы начисленных выплат и иных вознаграждений, начисленного единого социального налога, а также сумм страховых взносов на ОПС за конкретный год.

Аналитический учет по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" ведется по каждому работнику  организации.

 

2.3 Хозяйственные операции  по начислению оплаты труда  и их отражение в учетных  регистрах

Все расчеты с персоналом по оплате труда, как состоящим, так  и не состоящим в списочном  составе предприятия, по всем видам  заработной платы, премиям, пособиям и  другим выплатам работникам учитываются  на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Счет пассивный. Все начисленные  работникам суммы записываются по кредиту, а удержанные и выданные им –  по дебету счета 70. Кредитовое сальдо по данному счету представляет собой  переходящую задолженность по оплате труда в целом за месяц. Таким  образом, в пассиве баланса на каждое первое число месяца, следующего за отчетным, будет числиться сумма  кредиторской задолженности предприятия  по заработной плате работникам, начисленной  за отчетный месяц, но не выданной в  нем.

Данные о начисленной  оплате труда относятся на соответствующие  счета затрат в зависимости от назначения использованного в организации  труда.

Таким образом, основными  бухгалтерскими проводками по учету  сумм оплаты труда являются следующие:

- Дебет счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные  производства", 25 "Общепроизводственные  расходы", 26 "Общехозяйственные  расходы", 29 "Обслуживающие производства  и хозяйства" Кредит счета  70 - на сумму основной и дополнительной заработной платы соответственно: рабочих основного производства; рабочих вспомогательных производств; работников управления цехом и осуществляющих иную деятельность в интересах цеха в целом; работников аппарата управления организацией, а также обслуживающего персонала, занятого в центральном офисе организации и на иных работах, имеющих общехозяйственное значение; работников, занятых в обслуживающих производствах и хозяйствах.

- Дебет счета  44 "Расходы на продажу" Кредит  счета 70 - на сумму заработной платы работников, занятых на работах, связанных с продажей продукции и продвижением ее на рынок (например, рекламных агентов).

- Дебет счета  69 "Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению" Кредит счета  70 - на сумму начисленных пособий по социальному страхованию пенсий и других аналогичных сумм.

- Дебет счета  91 "Прочие доходы и расходы"  Кредит счета 70 - на сумму заработной платы работников, занятых в деятельности, не связанной с обычными видами деятельности (например, занятых обслуживанием объектов основных средств, переданных в аренду).

- Дебет счета  96 "Резервы предстоящих расходов" Кредит счета 70 - на суммы оплаты труда, начисленные за счет ранее созданного резерва (например, отпускные, вознаграждение за выслугу лет и т.п.).

- Дебет счета  97 "Расходы будущих периодов" Кредит счета 70 - на сумму заработной платы работников, занятых при осуществлении расходов будущих периодов (например, ремонтом объектов основных средств).

- Дебет счета  70 Кредит счета 50 "Касса" - на сумму произведенных выплат.

- Дебет счета  70 Кредит счета 68 "Расчеты по  налогам и сборам" - на сумму налога с доходов физических лиц, удержанного с работника.

- Дебет счета  70 Кредит счета 73 "Расчеты с  персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению  материального ущерба", - на сумму произведенных удержаний в возмещение материального ущерба или в счет задолженности по выданному займу.

- Дебет счета  70 Кредит счета 94 "Недостачи  и потери от порчи ценностей" - на сумму материального ущерба по недостачам, отнесенного на счет виновных лиц (без зачисления сумм ущерба на счет 73).

Начисленные, но не выплаченные  в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по депонированным суммам").

При осуществлении расчетов по оплате труда работников в натуральной  форме следует учитывать следующие  особенности:

- трудовое законодательство  не запрещает производить расчеты  с работниками в натуральной  форме, но ограничивает размер  таких расчетов - не более 20% от  начисленных сумм;

- при передаче работникам  продукции собственного производства  ее цена определяется в соответствии  с требованиями ст. 40 НК РФ, т.е.  в общем случае - на уровне рыночных  цен;

- стоимость продукции,  выданной работникам в счет  задолженности по оплате труда,  облагается налогом на доходы с физических лиц на общих основаниях.

 

3. Учет удержаний  из заработной платы

 

Удержания и вычеты из заработной платы – это неотъемлемая часть  расчетов организации с персоналом по оплате труда и отчисления от заработной платы. Удержания из заработной платы работников производятся только в случаях, предусмотренных законодательством. Их можно разделить на: обязательные и по инициативе организации.

Обязательным удержанием из заработной платы – является удержание налога на доходы физических лиц. Большинство доходов, выплачиваемых  организацией работникам в течение  календарного года, облагается налогом  на доходы физических лиц, и организация  обязана удержать этот налог и  перечислить сумму налога в бюджет. Взимание налога на доходы физических лиц исчисляется и уплачивается в соответствии с гл. 23 ч. 2 Налогового кодекса РФ.

Содержание данного налога определяет, прежде всего, вознаграждения за выполнение физическими лицами трудовых или иных обязанностей, выполненную  работу или оказанную услугу. Иными  словами, источником налогообложения  является, прежде всего, заработная плата  работников.

При исчислении налоговой  базы учитываются все доходы налогоплательщика (в том числе дивиденды и  страховые выплаты), полученные как  в денежной, так и в натуральной  форме, а также доходы в виде материальной выгоды. Налоговая база определяется как разница между суммой полученных доходов и налоговыми вычетами, предусмотренными законодательством. Налоговая ставка составляет 13%.

Сумма доходов, полученных работником организации, может быть уменьшена  на налоговые вычеты – твердая  денежная сумма, уменьшающая доход  работника при исчислении налога. Установлено четыре вида налоговых  вычетов, в их число входят: стандартные, социальные, профессиональные, имущественные. Организация может уменьшить  доход работника только на стандартные  налоговые вычеты. Социальные, имущественные и профессиональные вычеты работник может получить в налоговой инспекции, при подаче декларации о доходах за прошедший год.

Всем работникам, которые  имеют детей, предоставляется налоговый  вычет на детей. Он действует до месяца, в котором доход налогоплательщиков, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода превысил 280 000 рублей:

-Вычет на первого ребенка - 1400 рублей;

-На второго ребенка  – 1 400 рублей;

-Вычет на третьего  ребенка  - 3000 рублей;

-Вычет на ребенка-инвалида – 3000 руб.

Налоговый вычет производится на каждого ребенка: в возрасте до 18 лет и на каждого учащегося  очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет у родителей и (или) супругов родителей, опекунов или попечителей, приемных родителей.

Налоговый вычет может  предоставляться в двойном размере  одному из родителей (приемных родителей) по их выбору на основании заявления  об отказе одного из родителей от получения  налогового вычета.

На все суммы удержаний  из заработной платы дебетуется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредитуются счета по видам  и назначению удержаний.

Удержанный из заработной платы НДФЛ отражается бухгалтерской  записью:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Также в обязательном порядке удержания осуществляются по исполнительным документам. На основании исполнительного листа производятся следующие удержания: алиментов, возмещение вреда причиненного жизни и здоровью физического лица, возмещение имущественного и морального вреда.

Размер алиментов на содержание одного несовершеннолетнего ребенка  составляет ¼, двух детей – 1/3, трех и более – ½ дохода работника. Удержания алиментов производятся до достижения ребенком совершеннолетия. Уменьшить размер долей может  только суд в случаях, специально оговоренных в законодательстве.

Удержания по исполнительным листам отражается бухгалтерской записью:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»