Совершенствование учета и анализа использования сырья и материалов в производстве

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, неиспользованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с  отрывными месячными талонами. Если лимитно-заборные карты исчисляются  при постоянном системном отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные нужды и прочее применяется акт – требование на замену материалов (ф. №14 –10).

Выписывается  акт-требование в двух экземплярах  цехами, отделами. Первый остается у  получателя с распиской материально-ответственного лица склада; второй остается у заведующего складом с распиской получателя.

Всякий сверхлимитный  отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляется выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск разрешается с разрешения директора.

Накладные (ф. №  М-11) применяются для учета и  оформления отпуска материалов на сторону  или хозяйствам своей организации, расположенным за пределами его территории. Выписывается отделом сбыта в трех экземплярах на основании нарядов или договоров. При перевозке – выписывается товарно-транспортная накладная. 

2.2. Организация складского  учета материалов. 

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материалов немаловажное значение имеет состояние складского и весоизмерительного хозяйства. С этой целью приказом по организации каждому складу присваивается постоянный номер и в последствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

На хлебозаводе  имеется несколько складов, где  сосредотачивают в каждом материалы  определенных групп. Внутри складов  материалы размещаются по секциям, затем по типосорторазмерам в  штабелях, на стеллажах и на полках, с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. С этой целью в местах хранения материалов прикрепляется ярлык. Например, поступившая мука в мешках, хранится на отдельном складе тарным способом. Мешки с мукой укладывают в штабеля партиями. Каждая партия имеет вид и сорт муки.

Соль, жир, дрожжевое  молоко, сыворотку, растительное масло  хранят бестарным способом в специальных  емкостях. Скоропортящееся сырье (сливочное  масло, маргарин, дрожжи и др.) – в холодильных камерах.

Склады обеспечены исправными весами, измерительными приборами  и мерной тарой.

На складах  выполняются следующие основные операции: прием сырья и материалов по количеству штук, массе и качеству, размещение сырья и материалов и  их хранение; подготовка сырья к отпуску в производство очистка муки, очистка и растворение сахара, соли, жиров; отпуск сырья в производство; оформление приходных и расходных документов, учет сырья и материалов.

Руководитель  предприятия утверждает список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск (заведующие складами, кладовщиков, экспедиторов и др.) правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранностью вверенных им материалов. С этими лицами заключаются договоры о материальной ответственности.

Всем службам  организации следует иметь список должностных лиц, которым предоставлено  право подписывать документы  на получение и отпуск со складов  материалов, а также выдавать разрешения на вывоз из организации материалов и сырья.

Для удобства приемки и хранения грузов, внутрискладского транспортирования всех видов сырья и материалов, склады расположены вблизи производственных участков.

На АООТ Филиал «Конаковском хлебокомбинате» складские  помещения используются полностью. Склады обеспечены техникой противопожарной безопасности, нормально вентилируются и освещаются, практически все погрузочно-разгрузочные и транспортно-складские работы механизированы, т.е. созданы все необходимые условия для хранения сырья и материалов. А подобная организация складского хозяйства значительно облегчает работу персонала.

Переходя к  рассмотрению порядка организации  учета материалов по местам хранения и в бухгалтерии, необходимо отметить, что одного законодательного акта ПБУ 5/98 для этих целей недостаточно. Поэтому данное положение необходимо применять с учетом других положений по бухгалтерскому учету. Таким законодательным актом является «Основные положения по бухгалтерскому учету материалов на предприятиях и стройках», утвержденный Минфином СССР от 03.04.74. № 103. Им определено, что организация учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов, который предусматривает порядок и последовательность учета материалов, виды учетных регистров, их количество и взаимосверку показателей.

Аналитический учет материалов на складах осуществляется в сортовом разрезе, в соответствии с порядком хранения сырья и материалов, вызываемом как условиями их производственного потребления, так и требованиями организации складского хозяйства.

АООТ Филиал «Конаковский хлебокомбинат» ведет наиболее прогрессивный и рациональный метод учета материалов – оперативно-бухгалтерский (сальдовый). Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие:

оперативность и бухгалтерская достоверность  количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально-ответственными лицами;

систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно  на складе за правильностью и своевременностью документирования операций по движению материалов и ведением складского учета материалов;

предоставление  бухгалтерии права проверки соответствия фактических остатков материалов в  натуре данным текущего складского учета;

осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при наличии ВУ – также в разрезе номенклатурных номеров;

систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Оперативно-бухгалтерский  метод учета материалов предлагает ведение на складах только количественно-сортового  учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета материалов (тип ф. № М-17). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований, накладных) в карточке регистрируется расход материалов.

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета материалов данных об отпуске может производиться и по мере закрытия карт (если они на одну позицию материалов), но не позднее первого числа следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течении месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входят запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской карточке в течении месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входят запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской карточке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (ф. № М-13) с указанием количества доходов, их номеров и групп материалов к которым они относятся.

Бухгалтер материального  отдела принимает от материально-ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов, документов в карточках складского учета (номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка принимает силу бухгалтерского регистра.

Работник бухгалтерии  должен также проводить на складах  контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатка материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально- ответственное лицо и по результатам выборочной проверки замечания выносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру организации.

По состоянию  на первое число каждого месяца материально-ответственное  лицо переносит количественные остатки из карточек в ведомости учета остатков материалов (ф. №М-14). Эта ведомость открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а первого и второго числа следующего за отчетным месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально-ответственного лица входят контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу маркетинга.

Рассмотрим подробнее  сальдовый метод учета материалов.

На складе на основании оформленных в установленном  порядке первичных документов (требований, накладных, товарно-транспортных накладных  поставщика) заведующий ежедневно формирует  ведомость движения и остатков сырья посредством записей по операциям прихода и отпуска в натуральном выражении (в 2-х экземплярах: один экземпляр остается на складе, другой после сверки с первичными документами бухгалтер передает начальнику производственного подразделения).

Следует отметить, что при использовании подобных отчетов отпадает необходимость  в составлении прочих документов. Таким образом, сформированные ведомости  становятся регистрами аналитического учета, в соответствии с которыми осуществляется оперативное руководство и контроль за состоянием и движением сырья на складе.

На материальном складе хлебокомбината учет движения осуществляется сальдовым методом. Его основными принципами являются оперативность и бухгалтерская  достоверность учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально-ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии за правильным и своевременным документированием операции по движению материалов; проверка соответствия фактических остатков материалов натуре данным текущего складского учета; осуществления бухгалтерией учета движения материалов в стоимостном выражении и взаимопроверка данных складского и бухгалтерского учета.

Образом, на складе АООТ Филиал «Конаковский хлобокомбинат» сортовой учет осуществляется на карточках складского учета материалов по типовой форме № М-17 (см. приложение). Сортовой количественный учет ведется непосредственно материально-ответственным лицом по мере поступления первичных документов и в соответствии с номенклатурой материалов. На каждый номенклатурный номер бухгалтерия открывает отдельную карточку. Представитель кондитерского цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточке складского учета. При этой системе карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции оправдательного документа.

Учет на складе предприятия частично автоматизирован. Все операции по движению материалов (помимо карточек складского учета) ежедневно  отражаются в специальных отчетах по приходу и расходу в отдельности в натуральном выражении с последующим выведением остатков. Также следует отметить, что в ближайшем будущем в условиях все большей компьютеризации складского учета на «Конаковском хлебокомбинате» процесс ведения карточек складского учета постепенно автоматизируется полностью. Это в значительной мере облегчит работу кладовщика.

Таким образом  утром следующего дня материально-ответственное  лицо каждого склада представляет в  бухгалтерию ведомости отдельно по приходу и расходу материалов за день по складу и ведомость о движении сырья и его остатках по данным сырьевого склада.

Из отчетов  составляется в 2-х экземплярах с  приложением первичных документов. В обязательном порядке указываются  количество и номера сдаваемых первичных документов. Бухгалтер сверяет данные учетных регистров с данными первичных документов. Один экземпляр отчетов возвращается материально-ответственному лицу. На основании второго экземпляра бухгалтер заносит итоговые записи о движении материалов к себе в компьютер и передает отчеты начальникам производственных участков для составления дальнейших расчетов.

На основании  проверенных отчетов кладовщикам  составляют сводные отчеты по приходу  и расходу на материальном складе и сводная ведомость о движении сырья и его остатках по данным сырьевого склада за месяц.

Независимо от получения первичных документов и текущего их контроля работник бухгалтерии  в целях проверки организации  складского учета посещает материальный склад во время, назначаемое в  согласовании с главным бухгалтером. При проверках определяются правильность и своевременность записей в карточках складского учета, произведенных материально-ответственными лицами. Проверку записи операций и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки, происходит обязательная взаимосверка данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатка материалов по данным складского (количественного) учета с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.