Состав и характеристика нормативно-справочной информации

--        разработка образцов форм нормативно-справочной информации; 

--        присвоение перечня кодируемой информации; 

--        присвоение кодов элементам номенклатуры; 

--        составление НСИ и ее передача другим лицам для практического использования. 

Для каждой формы НСИ разрабатывается инструкция по ее ведению и использованию. 

Вопрос №2(4). Автоматизация учета кассовых операций 

Автоматизированное решение учета, контроля и аудита финансово-расчетных операций включает следующие задачи: 

--        учет денежных средств в кассе предприятия; 

--        учет денежных средств на счетах в банке; 

--        учет расчетов с подотчетными лицами и прочих расчетов; 

--        аналитический учет по соответствующим счетам денежных средств и расчетов; 

--        аудит финансовых операций. 

В состав системы автоматизированной обработки задач финансово-расчетных операций входит база данных, языковые и программные средства, реализующие доступ к данным и управление ими, а также программное обеспечение для решения данного комплекса задач и средства общения пользователей с системой в виде соответствующих языков диалога. 

Для решения задач по учету финансово-расчетных операций, в том числе и кассовых операций с использованием АРМ бухгалтера необходима следующая информация: данные первичного учета, данные единой базы бухгалтерских записей, нормативно-справочной информация. 

Укрупненная информационная схема взаимосвязи АРМ бухгалтера по учету, контролю, анализу и аудиту финансово-расчетных операций с другими информационными системами приведена на рис.1. 

АРМ бухгалтера по учету финансово-расчетных операций должен обеспечивать учет и контроль финансовых операций, отражающих ежедневное состояние предприятия, и. выполнение необходимых расчетов по анализу его финансового состояния с целью определения резервов ускорения оборачиваемости денежных средств. Пользователь должен иметь возможность в режиме активного диалога проанализировать состояние расчетов, средств и пр. 

Формирование и контроль данных первичного учета и нормативно-справочной информации осуществляется в еле дующем порядке. На экран дисплея выводится форма первичного документа, а с клавиатуры производится набор данных путем заполнения пустых окон формы. 

Одновременно с набором проверяется допустимость значений реквизитов и правильность их преставления. Прошедшая контроль информация записывается на машинный носитель в рабочую базу данных. Ошибочные данные отражаются на экране дисплея для необходимой корректировки реквизитов. 

Корректировка первичных документов и НСИ осуществляется путем обновления, физического удаления или ввода новых данных. Исправленные данные снова помещаются в рабочую базу данных 

Ошибочная запись физически удаляется лишь в том случае, если ошибка обнаружена в ключевом реквизите. Вместо удаленной записи вводится новая запись, по своей структуре соответствующая первичному документу или НСИ. 

Входная информация и НСИ по учету расчетных операций на АРМ бухгалтера включает типовые формы первичных документов и НСИ, базу данных первичной информации и НСИ на машинных носителях Типовые формы первичных документов и НСИ создаются на ПЭВМ по образцу бланков первичных документов и комплектуются в библиотеку. Одновременно формируется база данных первичной информации, в которой хранятся бухгалтерские записи за отчетный период. Каждая бухгалтерская запись имеет следующую стандартную структуру справочные и группировочные показатели (номер документа или бухгалтерской записи, код операции, предприятия); основной счет; корреспондирующий счет; количество; сумма. 

База данных состоит из продублированных сдвоенных бухгалтерских хозяйственных операций и имеет большую информационную емкость. Она позволяет в реальном режиме времени получать на уровне корреспондирующих счетов необходимые для аналитического учета и отчетности показатели. 

АРМБ бухгалтера по учету финансово-расчетных операций может вестись на АРМ бухгалтера как I, так и II категорий. При этом АРМБ I категории устанавливается в бухгалтерии, где осуществляется учет финансово-расчетных операций, а АРМБ II категории -- у руководителя предприятия, главного бухгалтера. 

На крупных предприятиях возможны варианты трехкатегорийной организации АРМБ бухгалтера. При этом АРМБ I категории устанавливается в кассе и финансовом отделе, АРМБ II категории -- в бухгалтерии, АРМБ III категории -- у руководителя предприятия и главного бухгалтера. 

Рис 1 Схема взаимосвязи АРМ бухгалтера по учету, контролю анализу и аудиту финансово-расчетных операций с другими информационными системами предприятия 
 
 
 

Информационная система предприятия

  
 
 

Рассмотрим процесс обработки данных при автоматизации учета финансово-расчетных операций, осуществляющейся с помощью трехуровневого меню. 

Меню первого уровня содержит директивы, обеспечивающие загрузку программ и выполнение функций второго и третьего уровней. Меню второго уровня используется для загрузки данных в оперативную память и для выполнения определенных функций. Меню третьего уровня предназначено для представления альтернативных возможностей по управлению процессом переработки данных. 

Меню первого уровня имеет следующий вид: 

Учет кассовых операций 

Учет банковский операций 

Учет расчетов с подотчетными лицами 

Учет расчетных операций

Аналитический учет 

Нормативно-справочная информация 

Информационная база данных 

База знаний 

Начальным этапом работы на АРМ бухгалтера является ввод и корректировка нормативно-справочной информации. При выборе этого режима в головном меню выдается следующее меню второго уровня: 

Справочник типовых оснований документов 

Справочник предприятий 

Справочник счетов бухгалтерского учета 

Справочник внешних организаций

Справочник фамилий работающих 

Справочник структурных подразделений 

Справочник статей учета 

Справочник допустимой корреспонденции счетов 

Справочник указаний по ведению счетов 

После того, как бухгалтер выбирал тип нормативно-справочной информации, на экран дисплея выдается меню III уровня, которое позволяет просмотреть, откорректировать и ввести данные, а также осуществить их печать или перезапись в другую информационную базу данных. 

Справочник типовых оснований документов используется при выписке платежных документов для внесения в них соответствующие поля стандартных текстов. Он имеет следующую структуру: вид оборота, текст типового основания. 

Справочник предприятий предназначен для кодирования предприятий, входящих в состав концерна, ассоциации, корпорации и т.д. Его структура: код, наименование, адрес предприятия, банковские реквизиты предприятия. 

Справочник счетов бухгалтерского учета используется для учета на счетах, субсчетах и кодах аналитического учета. Его структура: код предприятия, счет, субсчет, код аналитического учета, его наименование. 

Справочник внешних организаций используется для формирования информации по объектам расчетов, а также для учета, контроля и аудита. Его структура: код, наименование внешней организации, ее банковские реквизиты. 

Справочник фамилий работающих используется для формирования информации по подотчетным материально-ответственным лицам и имеет следующую структуру: код предприятия, структурное подразделение, табельный номер, фамилия, имя, отчество. 

Справочник структурных подразделений применяется для формирования информации по структурным подразделениям. Его структура: код предприятия, код структурного подразделения, его наименование. 

Справочник статей учета предназначен для формирования информации по статьям затрат и имеет следующую структуру: код статьи, ее наименование. 

Справочник допустимой корреспонденции счетов предназначен для контроля введенной информации с точки зрения правильности проставления котировок проводок и для аудиторских проверок произведенных ранее операций. Его структура: основной счет, корреспондирующий счет, допустимость корреспонденции (дебет, кредит). 

Справочник указаний по ведению счетов бухгалтерского учета используется для определенного упорядочивания базы данных и включает в себя код предприятия, код синтетического счета, уровень управления, номер заказа, объект анализа, статьи учета, элемент учета, элемент контроля, объект контроля, объект учета, тип печати. 

Справочник курса валют необходим для перерасчета сумм по действующему курсу национальной валюты Украины. Его структура: наименование валюты, код валюты, единица валюты, стоимость валюты в национальной денежной единице, дата ввода курса валюты. 

Справочник типовых бухгалтерских проводок используется при вводе информации для автоматизированного проставления контировок бухгалтерских проводок. Он имеет следующую структуру: счет, вид хозяйственной операции, объект аналитического учета, корреспондирующий счет. 

После ввода НСИ осуществляется решение соответствующей задачи учета. Для этого в головном меню выбирается необходимая функция, производятся расчеты, и формируется выходная информация. 

При работе с кассовыми операциями на экране высвечивается меню II уровня следующего содержания: 

Приходной кассовый ордер 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Процесс ведения бухгалтерского учета на предприятии представляет собой совокупность информационных и контрольно-организационных операций. К информационным операциям относятся операции сбора, регистрации, передачи, «ранения и обработки данных. Контрольно-организационные операции связаны с контролем и использованием информации, полученной в результате выполнения информационных операций, и занимают наибольший удельный вес в деятельности бухгалтерского аппарата, что является отражением существа бухгалтерского учета как функциональной управленческой работы.

     Задачи учета затрат на производство информационно связаны со смежными участками учета и подсистемами информационной системы предприятия. Лишь незначительная по объему исходная информация формируется на основе первичных документов.

     Следовательно, условием функционирования АРМБ учета затрат на производство является формирование на машинных носителях необходимой исходной информации, возникающей при решении задач по другим участкам учета. Вся эта информация должна быть представлена в виде единой базы данных бухгалтерских записей в соответствии с требованиями АРМ бухгалтера по учету затрат на производство.

     Задачи АРМБ учета затрат на производство связаны между собой через единую базу данных посредством использования (передачи) бухгалтерской информации по синтетическим счетам учета, формируемым автоматически в процессе решения задач.

     Процесс учета затрат на производство организуется в виде некоей схемы рабочих мест, отражающей взаимодействие различных работников при реализации учетных функций. В эту схему должны входить рабочие места всех работников, функциональные обязанности которых в какой-либо мере связаны с ведением бухгалтерского учета. К ним следует отнести не только лиц, осуществляющих документирование, систематизацию и обобщение информации, не только лиц, использующих эту информацию при выполнении функций бухгалтерского учета и управления, но и технический персонал, обеспечивающий оформление документов, их архивирование, отображение и т.п.