Состав и характеристика нормативно-справочной информации

Вопрос №1(30). Состав и характеристика нормативно-справочной информации 

Значительное место в БД автоматизированной системы учета занимает нормативно-справочная информация (НСИ). Нормативную информацию составляет совокупность норм, нормативов, цен, расценок, тарифов, процентных ставок и других величин, вычисленных до начала формирования бухгалтерской информации в процессе технической подготовки производства, ценообразования и т.д. 

Состав показателей НСИ охватывает натуральные, абсолютные и относительные данные. 

Специфика информации об объектах учета диктует необходимость группировки НСИ по этим объектам (НСИ для учета основных средств, учета производственных запасов и т.д.), причем каждая из характеристик объекта также имеет свои отличительные черты и должна, по возможности, иметь единообразное представление. 

По назначению НСИ используются для: 

--         идентификации единиц информации; 

--         информационно-поисковых целей; 

--         формирования характеристик объектов учета; 

--         обеспечения информационных взаимосвязей и расчетов. 

В зависимости от назначения НСИ группируются в различные информационные совокупности: 

--         по структуре построения НСИ может быть представлена в виде списка, таблицы или в линейном виде; 

--         по сфере применения различается универсальная и специальная НСИ; 

--         по источнику формирования НСИ делится на первичную и производную. 

Универсальная НСИ пригодна для использования в нескольких автоматизированных информационных системах. В более узком смысле (с точки зрения бухгалтерского учета, контроля и аудита) универсальная НСИ обслуживает функционирование всех учетных задач. 

Специальная НСИ участвует в решении конкретных задач или определенного комплекса задач. К специальной НСИ относятся локальные классификаторы и словари. 

К первичной НСИ относятся данные учетного и нормативного характера. Производная НСИ формируется в результате преобразования первичной НСИ. 

Первичную и производную НСИ, используемую без какой-либо предварительной доработки, в пределах бухгалтерского учета называют базовой НСИ. 

Необходимо, чтобы вся НСИ, формируемая другими автоматизированными системами, для решения учетных задач представлялась в готовом к потреблению виде, не требующем какого-либо преобразования, т.е. она должна быть базовой НСИ. 

В системе НСИ выделяются следующее виды данных: классификаторы, справочники, таблицы соответствия и входимости, словари. 

Классификаторы информации -- это систематизированные перечни наименований и кодовых обозначений классифицируемых объектов. Для НСИ объектами классификации могут быть различные элементы данных, сгруппированные по определенным признакам. 

Общегосударственные классификаторы должны создаваться для решения задач по различным функциям управления. Данные классификаторы разделяют на три вида: 

1) общая для всех информационных систем информация, описывающая различные ресурсы предприятия, - это классификатор единиц измерения, кодов предприятий и т.д.; 

2) классификаторы, содержащие уникальную для различных информационных систем информацию, отражающую характеристику ресурсов, - классификаторы основных средств, материальных ценностей, трудовых, денежных ресурсов; 

3) классификаторы, используемые только в пределах учета, контроля, анализа и аудита, - это классификаторы синтетических счетов, субсчетов и кодов аналитического учета, хозяйственных операций и т.д. Перечень основных классификаторов НСИ, используемых при автоматизации учета, контроля, анализа и аудита, приведен в таблице№1. 

Таблица 1 

Перечень основных классификаторов НСИ, используемых при автоматизации учета, контроля, анализа и аудита

Наименование  Система кодирования

Классификатор календарных месяцев  Код двузначный, соответствует порядковому номеру месяца

Классификатор календарных лет  №ед четырехзначный, соответствует порядковому номеру года

Классификатор календарных кварталов  Кодовое обозначение соответствует порядковым номерам кварталов

Классификатор структурных подразделений  Кодовое обозначение пятизначное 1 знак -- номер предприятия, последующие два знака - номер высшего структурного подразделения, последние два знака соответствуют низшим звеньям управления

Классификатор учетных номенклатур  Кодовое обозначение семизначное два знака -- синтетический счет, один знак -- субсчет, четыре знака -- код аналитического учета

Классификатор профессий рабочих  Кодовый словарь разрабатывается в соответствии с тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих

Классификатор видов оплат и удержаний  Классификатор разрабатывается на предприятии на основании введенных форм и видов оплат и удержаний

Классификатор типовых хозяйственных операций  Классификатор разрабатывается на основании анализа хозяйственных операции и соответствующих им бухгалтерских проводок

Классификатор номенклатура-ценник готовой продукции, выполненных работ и услуг  Классификатор разрабатывается на предприятии самостоятельно

Классификатор экономических элементов  Классификатор разрабатывается самостоятельно Структура классификатора наименование элемента и его код

Классификатор статей калькалькуляции  Классификатор разрабатывается с учетом специфики учета затрат на производство и имеет следующую структуру наименование статьи и ее код Код калькуляции состоит из двух знаков первый знак позволяет получить затраты в целом по статье, второй знак дает возможность дифференцировать затраты по их видам в разрезе подстатей

Классификатор групп основных средств  Классификатор разрабатывается в соответствии с требованиями и группировками, принятыми при составлении годового отчета, форма N 3

Классификатор инвентарных номеров  Классификатор разрабатывается на основании имеющихся основных средств с присвоением инвентарных номеров Инвентарные номера присваиваются по порядково-серийной системе кодирования

Классификатор норм амортизационных отчислений  Классификатор разрабатывается согласно существующих норм амортизационных отчислений

Классификатор поставщиков, подрядчиков  Классификатор разрабатывается предприятием самостоятельно на основании имеющихся на предприятии расчетов со сторонними организациями

Классификатор хозяйственных операций  Классификатор разрабатывается на основании анализа проведенных по учету хозяйственных операций 

Справочник представляет собой сборник справок, т.е. фрагментальных сведений, получаемых по запросу. 

Справочники служат для описания объектов учета, установления взаимосвязи информации посредством идентификации сходных признаков, для распечатки в выходных документах постоянных реквизитов. 

По содержанию и сфере применения могут быть разнообразные справочники. Они могут содержать описание возможных значений объектов, субъектов, процессов и их отдельных свойств. 

Справочники, подобно классификаторам, могут быть как общего, так и локального назначения. Перечень справочников, используемых в автоматизированной системе учета, контроля, анализа и аудита, приведен в таблице 2. 

Таблица 2. 

Перечень основных справочников, используемых в автоматизированной системе учета, контроля и аудита

Наименование  Система и состав справочников

Справочник списочного состава  Табельный номер, фамилия, имя, отчество, код подразделения, должность, вид оплаты, категория работника, оклад, дата приема на работу, постоянные доплаты

Справочник видов оплаты и удержаний  Код видов оплат и удержаний, наименование, код производственных затрат

Справочник номенклатура-ценник материальных ценностей  Код материала, наименование, учетная цена, код счета

Справочник внешних организаций  Код организации, наименование организации, юридический адрес, банковские реквизиты, код организации

Справочник допустимости корреспонденции счетов  Код дебета основного счета, субсчет, код корреспондирующего счета, субсчет, допустимость корреспонденции

Справочник материально-ответственных лиц  Код структурного подразделения, фамилия, имя, отчество, табельный номер

Справочник договоров  Код плательщика, наименование плательщика, банковские реквизиты, способ расчета, количество и сумма поставок продукции по месяцам, метод исчисления наценок

Справочник формирования годовой и периодической отчетности  Код строки, код графы, код формы, код операции, счет, субсчет, код аналитического учета 

Структура показателей и кодовое обозначение НСИ должны быть едиными для всех информационных систем предприятия. Система кодирования НСИ должна обеспечивать сопоставимость реквизитов и показателей по содержанию и наименованию, а также их взаимоувязку при переходе с одного уровня управления на другой и при обмене информацией между различными информационными системами и органами управления. НСИ, поступающая от других автоматизированных систем, по содержанию и структуре данных должна соответствовать требованиям бухгалтерского учета в смежной автоматизированной системе. Работы по ведению НСИ должны быть направлены на поддержку созданной БД в рабочем состоянии и обеспечивать контроль за всеми изменениями по ее корректировке. 

Организация нормативного хозяйства представляет собой процесс создания и ведения нормативно-справочной информации, в котором выделяются следующие основные операции: 

--        создание системы обозначения экономической информации; 

--        подготовка и сдача первичных документов в службу нормативного хозяйства; 

--        создание информационного фонда НСИ на машинных носителях; 

--        поддержание информационного фонда НСИ в рабочем состоянии; 

--        создание информационного фонда НСИ в виде эталонных и контрольных экземпляров; 

--        оповещение пользователей информационного фонда НСИ о производимых изменениях; 

--        выдача информации по разовым запросам пользователей. 

Основные данные, необходимые для создания информационного фонда НСИ, содержатся в учетной и технологической документации. В настоящее время на многих предприятиях внедряются и действуют единые типовые системы документации. С целью исключения дублирования информации все документы должны быть увязаны в единую систему и отвечать основным требованиям электронной обработки информации. 

Зафиксированная в различных действующих документах нормативно-справочная информация должна быть упорядочена и приспособлена к нуждам автоматизированной обработки информации. С этой целью формируются дополнительные документы, содержащие промежуточные данные, получаемые из действующих документов. Выбор показателей и их расположение в промежуточных документах должны соответствовать структуре создаваемых баз данных. Корректировка базы данных НСИ производится на основании извещения об изменениях. При этом проставляется дата изменения и составляется список измененных показателей. Если объем изменений НСИ велик, целесообразно не производить корректировку существующей БД, а создавать новую. 

По множествам объектам кодирования, которые носят систематический характер (например, дата, номер операции и т.д.), НСИ не разрабатывается. Иногда в документе, содержащем нормативно-справочную информацию, отдельной позицией показывается пример присвоения кодовых обозначений. 

Разработка нормативно-справочной информации начинается после согласования системы классификации и кодирования. Источниками для разработки НСИ могут быть действующие на предприятии классификаторы (общегосударственные, отраслевые и локальные), а также учетные, контрольные, технологические и другие документы. Процесс разработки НСИ включает несколько этапов, перечень и последовательность выполнения которых указывается в план-графике, например: