В ряде случаев расходование наличных денег осуществляется подотчетными лицами, которые получают деньги из кассы под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Так, суммы командировочных расходов включают в себестоимость продукции (работ, услуг). В течение трех дней после возвращения из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Составляется авансовый отчет с приложением оправдательных документов (билетов на проезд, счетов на проживание в гостинице и др.). Авансовый отчет утверждается руководителем организации. Неиспользованный остаток подотчетных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет либо не возвратило в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм, то из начисленной заработной платы эта сумма удерживается.Учет подотчетных сумм ведется на активном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Дебетовое сальдо этого счета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации. Дебетовый оборот означает выданные под отчет суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отчетами, а также не использованных и сданных в кассу сумм.

Учет всех подотчетных сумм ведется в журнале-ордере, где отражаются записи по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов. Основанием для заполнения этого учетного регистра являются расходные и приходные кассовые ордера, а также авансовые отчеты. Последние должны быть проверены арифметически и по существу, т. е. должна быть установлена необходимость и целесообразность расходов. При обработке авансового отчета бухгалтер проставляет на нем и на приложенных к нему документах корреспондирующие счета в соответствии с направлениями расходов.

По дебету активного счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются следующие операции

Выдача из кассы подотчетных сумм оформляется проводками:

Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами",Кт50»Касса»

Аналогичным образом отражается выдача сумм в возмещение перерасхода.

Перевод денежных средств по месту нахождения подотчетного лица отражается записью:

Дт71-КТ51"Расчетные счета".

По кредиту счета 71 показывается главным образом списание выданных подотчетных сумм

Так, например, списание командировочных расходов оформляется записью:

Дт 20 "Основное производство",Дт26"Общехозяйственные расходы",Дт 44 "Расходы на продажу",

Дт 44 "Расходы на продажу",

Кт71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Аналогичным образом отражается списание подотчетных сумм, использованных на производственные нужды.

Если подотчетные суммы использованы на покрытие расходов по отгрузке и реализации продукции:Дт44 «Расходы на продажу»,Кт71 «Расч.с подотч.лиц.»

Если подотчетные суммы направлены на покрытие расходов по заготовлению и приобретению материальных ценностей:Дт07 «Оборудование к установке»,Дт10»Материалы»,Дт 15»загтовление и приобретение материальн.ценн-ей»,Дт41»Товары»,и Кт71»Расч с под.лиц»

Возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм:Дт50»Касса»-Кт71»Расч с под лиц»

Отражение в учете сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки:Дт94»Недостачи и потери от порчи ценностей»-Кт71Расч с п.л.».

Удержаны не возвращенные подотчетные суммы:Дт70»Расчеты сперсоналом по оплате труда»-Кт94»Недостачи и потери от порчи ценностей»