Счетные записи

Машинные записи в учетных  регистрах производят при помощи компьютеров.

Кроме того счетные записи классифицируются по характеру записи, систематизации и изображению.

Счетные записи по их характеру  подразделяются на униграфические и диаграфические.

Униграфические записи предполагают регистрацию факта хозяйственной жизни только по дебету или по кредиту и используются для их отражения на забалансовых счетах.

Диаграфические записи предполагают отражение каждого факта хозяйственной жизни как по дебету, так и по кредиту счетов. Они подразделяются на простые, сложные, обратные, сторнировочные, смешанные. Простые записи – это такие, в которых один счет дебетуется, другой кредитуется в одинаковой сумме.

В сложных записях –  один счет дебетуется, несколько счетов кредитуются, или несколько счетов дебетуется, один счет кредитуется.

Сборными записями называются такие, в которых несколько счетов  дебетуется и несколько счетов кредитуется. В российском учете такие записи не применяются, т. к. они не раскрывают экономическую сущность хозяйственной  операции.

Обратные записи применяются  для исправления ошибочно выполненных  проводок. Неправильно указанные  в корреспонденции счета меняются местами. В российском учете не практикуют обратные записи.

Сторнировочные записи – это записи, при которых вычитаемые показатели записываются красным цветом (метод «красного сторно»).

Смешанные записи – это  такие записи, в которых один счет дебетуется положительной суммой, другой дебетуется отрицательной суммой, или, наоборот, один счет кредитуется положительной  суммой, другой счет кредитуется отрицательной  суммой.

По признаку систематизации счетные записи подразделяются на хронологические, систематические и синхронистические.

Первые регистрируют факты  хозяйственной жизни по мере их возникновения, вторые – по их типам или объектам бухгалтерского наблюдения, третьи –  сочетают в одном регистре требования первых двух. Этот принцип записей  применен в журнально-ордерной форме  бухгалтерского учета.

По изображению различают  четыре варианта записи: формульный, структурный, графический и матричный. Формульный вариант изображения записи предполагает указание корреспонденции счетов. 

При структурном варианте запись выполняется на схеме счетов. Графический вариант иллюстрирует только логическую связь счетов.

Матричный вариант – когда  синхронистическая запись выполняется  одновременно в кредит и дебет  корреспондирующих счетов.

 

3.  Счётные записи и  различные формы бухгалтерского  учета

 

Осуществляемый на каждом предприятии учетный процесс включает в себя документацию, документооборот, учетную регистрацию, формы учета и отчетности. В указанном перечне определяющая роль принадлежит выбору формы ведения учета.

В настоящее время применяются  разные формы бухгалтерского учета:

1. журнал-главная;
2. мемориально-ордерная;
3. журнально-ордерная;
4. упрощенная (для малых предприятий);
5. автоматизированная.

Основные отличительные  признаки, определяющие отдельные формы  бухгалтерского учета внешний вид  и строение учетных регистров, количество учетных регистров, сочетание и  взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета и техника  учетной регистрации.

В основе формы учета журнал-главная  лежат мемориальные ордера, которые  ежемесячно в хронологическом порядке  записываются в журнал, являющийся регистром синтетического учета. Записи в эту книгу производятся с  указанием корреспондирующих счетов; затем определяются обороты и  выводится конечное сальдо, на основании  которого составляется баланс. Первичные  документы при этом используются для записи по аналитическим счетам с последующим составлением оборотной  ведомости по счетам аналитического учета.

Форма учета «журнал-главная», являясь одной из простейших, может  использоваться для ведения синтетического учета в организациях с небольшой  номенклатурой счетов, а потому не находит широкого применения.

При использовании мемориально-ордерной формы учета систематическая  и хронологическая записи ведутся  раздельно. На основе первичных документов оформляются мемориальные ордера, в  которых делается ссылка на прилагаемые  документы; записи в мемориальные ордера производятся по мере совершения хозяйственных операций с указанием корреспонденции счетов. Пример мемориального ордера показан в таблице 1.

Таблица 1 –  Мемориальный ордер №1 за октябрь 2011 г.

Основание	Корреспондирующие счета		Сумма, руб.
	Дебет	Кредит
Отчет кассира за 15.10.2011	51	50	15000
Итого:			15000

 

 Хронологическая запись  мемориальных ордеров производится  в специальном регистрационном  журнале, данные которого служат  основанием для заполнения Главной  книги. Примеры регистрационного журнала и Главной книги показаны в таблицах 2 и 3 соответственно. Главная книга имеет развернутую двустороннюю форму, в ней записи мемориальных ордеров производятся по каждому счету с указанием корреспондирующих счетов, что дает возможность обобщать показатели за тот или иной период времени. По данным счетов Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета. По окончании каждого месяца в Главной книге подсчитывают обороты по дебету и кредиту и выводят сальдо по каждому счету и составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам. Пример оборотной ведомости показан в таблице 4. Аналитический учет при этой форме ведется на карточках или одновременно в карточках и в книгах. В конце месяца итоги их сводят в оборотную ведомость по аналитическим счетам и сверяют с итогами соответствующего синтетического счета. После сверки и контроля составляется бухгалтерский баланс.

Таблица 2 –  Регистрационный журнал за октябрь 2011 г.

Порядковый номер МО	Дата ордера	Суммы на МО, руб.
1	15.10.2011	15000
2	16.10.2011	18000
и т.д.
Итого:		33000

 

Таблица 3 –  Главная книга за октябрь 2011 г.

Дата	№ МО	С кредита счетов			Итого по дебету	Дата	В дебет счетов			Итого по кредиту
		50	№…	№…			51	№…	№…
15.10.2011	1	15000			15000	15.10.2011	15000			15000
16.10.2011	2	18000			18000	16.10.2011	18000			18000
и т.д.
Итого:					33000	Итого:				33000

 

Таблица 4 –  Оборотная ведомость за октябрь 2011 г.

Счет	Сальдо на 01.10.2011		Обороты за октябрь 2011		Сальдо на 31.10.2011
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
50				33000		33000
51			33000		33000
и т.д.
Итого:			33000	33000	33000	33000

 

Мемориально-ордерная форма  по сравнению с «журнал-главная» расширяет возможности разделения труда между учетными работниками (журнал-главная форма ориентирована  на ведение учета одним бухгалтером), однако нельзя не отметить, что ввиду  многократного повторения записей  в различных учетных регистрах  эта форма является довольно громоздкой, а потому в основном применяется в бюджетных организациях.

Поиски наиболее прогрессивных  форм привели к появлению журнально-ордерной формы учета.

Единая журнально-ордерная форма счетоводства разработана  на основе единого плана счетов и  предназначена для применения во всех отраслях народного хозяйства. Она основана на принципе накапливания данных первичных документов в тех  группировках, которые обеспечивают синтетический и аналитический  учет средств и хозяйственных  операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производятся в учетных регистрах. Хронологическая  и систематическая записи осуществляются в них одновременно. Аналитический  и синтетический учет также осуществляется, как правило, совмещенно, в единой системе записей, хотя по учету некоторых  видов средств и расчетов сохраняются  карточки аналитического учета. В основу построения журналов-ордеров положен  кредитовый признак (они отражают записи по кредиту счетов). В порядке  исключения по некоторым счетам ведутся  ведомости по дебету. Их используют в контрольных целях. Обороты  (итоги) из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу счетов, а по итогам ведомостей никаких записей в Главной книге не делается. Примеры журнала-ордера и Главной книги показаны в таблицах 5 и 6 соответственно.

Таблица 5 –  Журнал-ордер по кредиту счета 50 «Касса»

№ строки	Дата	51	№ счета	№ счета	Итого
1	15.10.2011	15000			15000
2	16.10.2011	18000			18000
и т.д.
Итого:		33000			33000

 

Таблица 6 –  Главная книга за октябрь 2011 г.

Месяц	Обороты по дебету			Оборот по кредиту	Сальдо
	С кредита счета 50 из журнала-ордера №1	…	Итого по дебету		Дебет	Кредит
Октябрь	33000		33000		33000
и т.д.
Итого:	33000		33000		33000

 

Недостатком журнально-ордерной формы является то, что она основана на ручной технике записей и в  утвержденном виде плохо поддается  механизации. Однако в настоящее  время подавляющее большинство  промышленных организаций ведут  компьютерный учет. При этом применяемые  системы компьютерного и автоматизированного учета основаны на тех же принципах накапливания учетных данных на основе первичных документов, что и журнально-ордерная форма учета. Ориентируясь на этот подход, в компьютерном и автоматизированном учете регистры журнально-ордерной формы расчленяются на части и приспосабливаются к специфике конкретных операций. В связи с этим журнально-ордерную форму следует рассматривать как одну из применяемых форм бухгалтерского учета [6, стр. 24-26].

Автоматизированная форма  бухгалтерского учета является сейчас наиболее распространенной, она включает в себя все преимущества журнально-ордерной формы, но в дополнение позволяет  полностью автоматизировать все  учетные процессы. Наиболее распространенным программным продуктом используемым коммерческими организациями является программа 1 С: "Бухгалтерия". При использовании данной формы бухгалтерского учета пользователь (гл. бухгалтер) получает информацию в виде машинограмм и видеограмм, что позволяет оперативно управлять учетными процессами в организации, повысить точность учетных данных и производительность учетных сотрудников.

 

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

В ходе выполнения практической части был заполнен журнал хозяйственных  операций за декабрь 2011 г. Журнал хозяйственных  операций представлен в приложении 1.

На основании журнала  хозяйственных операций были открыты  журналы-ордера по каждому счету. Журналы  ордера представлены в приложениях 2 – 28. На основе журналов-ордеров и журнала хозяйственных операций составлена оборотно-сальдовая ведомость за декабрь 2011 г. Оборотно-сальдовая ведомость представлена в приложении 29.

Оформлен бланк баланса (форма №1). Бланк баланса представлен в приложении 30.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе курсовой работы было подтверждено, что счетные записи являются базовой составляющей для  формирования бухгалтерской отчетности. Непрерывное текущее наблюдение и контроль за хозяйственными операциями и за изменениями в составе имущества и источников его формирования осуществляются с помощью системы счетов бухгалтерского учета. В результате приведения определенных бухгалтерских действий формируется бухгалтерское информационное сообщение - счетная запись, - регистрируемое на входе учетной системы, предназначенное для логико-арифметических преобразований с целью формирования результатов бухгалтерской обработки - внутренней и внешней отчетности.