Расчеты с подотчетными лицами

  Учет  сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На израсходованные подотчетными лицами суммы этот счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

  При выдаче подотчетных сумм для выплаты  заработной платы читателям следует  учитывать общие требования трудового  законодательства, регулирующие этот процесс.

  В соответствии со ст. 136 ТК РФ:

  – при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;

  – заработная плата выплачивается  работнику, как правило, в месте  выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором;

  – заработная плата выплачивается  непосредственно работнику, за исключением случая, если иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором. Из этого требования, в частности, следует, что для того чтобы заработная плата могла быть выдана другому лицу (например, родственнику или коллеге заболевшего работника), как минимум, необходима доверенность, оформленная установленным порядком. В противном случае выдача наличных денежных средств является незаконной, и в случае предъявления претензий работником, которому заработная плата была начислена, вся сумма выплаты может быть взыскана с кассира;

  – заработная плата выплачивается  не реже чем каждые полмесяца в  день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором;

  – для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы. Это обычно практикуется в некоторых государственных учреждениях и регулируется отраслевыми или ведомственными нормативными актами;

  – при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня;

  – оплата отпуска производится не позднее  чем за три дня до его начала.

  Согласно  ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового  договора (увольнении работника) выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

2.4. Документальное оформление списания подотчетных сумм

  Суммы, выданные под отчет, списываются  на основании представленного авансового отчета.

  Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

  На  оборотной стороне формы подотчетное  лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.

  В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

  Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

  Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

  В «Приложении 3» дана упрощенная форма  авансового отчета, в которой указаны реквизиты, на правильность заполнения которых кассир должен обращать особое внимание. Так как авансовый отчет заполняется, как правило, в бухгалтерии (но не в кассе), пример заполнения не приводится.

  На  основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке.

  Если  оформленные документы не позволяют  проверить достоверность произведенной хозяйственной операции, то есть в них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на закупку, должны считаться личным доходом данного работника, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается руководителем организации с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию.

  Из  вышеприведенного следует, что только при соблюдении определенных условий  произведенные затраты по приобретению товарно-материальных ценностей могут быть отнесены на себестоимость продукции, работ, услуг или счета учета товарно-материальных ценностей.

  Если  к авансовому отчету приложены оправдательные документы, а при проверке наличия оприходования оплаченного товара выяснится его отсутствие, подотчетная сумма также подлежит включению в совокупный доход подотчетного лица. 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Согласно  п. 11 Порядка ведения кассовых операций организация вправе выдавать под отчет наличные денежные средства на хозяйственные и командировочные расходы без каких-либо ограничений. Однако при этом каждый отдельный платеж, совершенный подотчетным лицом сторонней организации, не должен превышать установленных пределов расчетов наличными денежными средствами. Это требование относится как к случаю, если физическое лицо имеет на руках доверенность, выданную организацией на право осуществления отдельных операций, так и к случаю, если доверенность отсутствует: подотчетное лицо действует от лица работодателя, который должен впоследствии одобрить действия физического лица посредством утверждения авансового отчета. 
 

Примеры

Рассмотрим порядок  отражения в бухгалтерском учете  расчетов с подотчетным лицом на следующем примере: 
ООО «Зима» по согласованию с обслуживающим банком вправе выдавать в подотчет денежные средства, поступившие в кассу от покупателей товаров, на оплату товаров (работ, услуг). ООО «Зима» 12.01.2010 выдало работнику в подотчет 50 000 руб. из денежных средств, поступивших в кассу от покупателей. В этом же месяце работник представил авансовый отчет, согласно которому он: 
- приобрел канцтовары (конкретные наименования товаров расписаны в товарном чеке) на сумму 1 000 руб. для нужд организации; 
- погасил задолженность перед поставщиком товаров в размере 45 000 руб. 
Оставшаяся сумма полученного аванса возвращена работником в кассу предприятия 26.01.2010. Руководитель ООО «Зима» утвердил авансовый отчет 26.01.2010. 
 
В бухгалтерском учете ООО «Зима» подлежат отражению следующие проводки: 
12.01.2010 
Дебет 71 Кредит 50 50 000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги 
26.01.2010 
Дебет 50 Кредит 71 4 000 руб. – отражен возврат подотчетным лицом остатка денежных средств, полученных ранее в подотчет (50 000 - 1000 - 45 000) руб. 
Дебет 10 Кредит 71 1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров 
Дебет 60 Кредит 71 45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо. 
 
В случае, если в подотчет работник получил меньше, чем потратил, организация (предприниматель) возмещает перерасход. Рассмотрим следующий пример. 
Работник получил в подотчет денежную сумму в размере 44 000 руб. Перерасход возвращен подотчетному лицу 28.01.2010. 
 
В бухгалтерском учете ООО «Зима» будут отражены следующие проводки: 
12.01.2010 
Дебет 71 Кредит 50 44 000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги 
26.01.2010  
Дебет 10 Кредит 71 1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров 
Дебет 60 Кредит 71 45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо 
28.01.2010 
Дебет 71 Кредит 50 2 000 руб. – выдан из кассы перерасход 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованных источников

1. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. Инструкция по применению. Новосибирск: Сиб.унив. изд-во, 2010. 96 с.
2. ПБУ . Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Новосибирск: Сиб. Унив. Из-во,2010.
3. Кирилишин И.М. Расчеты по командировкам. Анализ типичных ошибок и нестандартных ситуаций//Главбух – 2004 - №9
4. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: учебник для вузов. 2-е изд., перераб. И оп. М.:ИНФА-М, 2008. 720 с.
5. Наумова Н.А., Лукьяненко В.М. Теория бухгалтерского учета: учеб. Пособие. Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2005. 98 с.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 2

  
 
 

Приложение 3

 

1. Количество  документов должно соответствовать  числу записей на обороте. Количество листов, как правило, превышает количество документов.

2. Необходимо  наличие подписей бухгалтера, подтверждающего  целевое назначение и правомерность  принятия к учету израсходованных сумм, а также главного бухгалтера, разрешающего выдачу наличных денежных средств в погашение перерасхода или прием остатка ранее выданных денежных средств.

3. Должно  быть указано состояние расчетов  с подотчетным лицом по ранее  выданным авансам. Выдача аванса при наличии ранее не погашенной подотчетной суммы является нарушением Порядка ведения кассовых операций. Однако на практике это встречается достаточно часто. В принципе, за состоянием расчетов должен следить бухгалтер на соответствующем рабочем месте. В то же время обязанность по ведению аналитического учета расчетов с подотчетными лицами может быть возложена на бухгалтера-кассира. В этом случае вышеуказанные суммы должны вписываться кассиром, причем при этом целесообразно делать соответствующие отметки до того, как будут заполнены другие реквизиты авансового отчета.

4. Отсутствие  подписи руководителя организации,  утверждающего авансовый отчет,  а также суммы в указанной  строке делает документ недействительным, и суммы наличных денежных  средств должны расцениваться как излишек или недостача (в зависимости от того, осуществлялся прием остатка или выплата перерасхода).