Проблемы внедрения управленческого учета

В подробном техническом задании появились следующие документы:

План счетов с аналитикой (табл. 2.2.1). По настоянию разработчиков из плана были убраны почти все субсчета, кроме действительно необходимых - товаров на складе и в рознице. Чтобы компенсировать потерю субсчетов, консультанты увеличили количество рабочих субконто до четвертых. Этого оказалось вполне достаточно, чтобы получать полную и оперативную аналитику в любых разрезах.

Таблица 2.2.1

План счетов УУ

Справочники. В описание каждого справочника входят следующие параметры: какая структура связей между данными (один к одному, один ко многим), что, соответственно, определяет наличие вложенной структуры и разных таблиц, набор атрибутов (с указанием типов данных для каждого) для каждой таблицы.

Таблица 2.2.2

Справочники

Таблица 2.2.3

Справочники

Так же были использованы некоторые нестандартные подходы для решения технологических вопросов, такие как внесение собственной органи-зации в справочник контрагентов в виде константы, что позволяет опери-ровать данными гораздо быстрее и исключает лишние справочники и связи.

После уточнения ТЗ разработчик предоставил для тестирования первичную версию программного обеспечения. В ходе тестирования возник ряд вопросов и замечаний, которые оформлялись протоколами претензий и передавались разработчику.

Пример записей в протоколе: 30.04

1) Во всех справочниках, имеющих древовидную структуру, проверить, чтобы папки имели в названии внесенные слова, а не код (1, 2 и т.д.). То же касается и момента, когда вносятся данные в таблицу из других справочников в форму (форма для заполнения значений для справочника «Базы распределения» в строчке «Виды деятельности»).

2) Справочник «Налоги» - не вводится название группы налогов.

3) Справочник «ЦФО» - отсутствуют МОЛ.

4) Справочник «Виды деятельности» - отсутствуют МОЛ.

5) Справочник «ОСНА» - где вносится «объект ОСНА». Обязательно указать в сроке службы, что он в годах. Отсутствует группа ОСНА для названия папочек.

6) Справочники «ОСНА», «Товары», «Элементы затрат», «ЦФО» - неправильные таблицы. Смысл в следующем: внешняя таблица должна отражать дерево папок слева (причем внимание на название папок там должно быть словесным, а не код) и таблицу с атрибутами только для этой папки справа. Например, для ОСНА: папки (название группы ОСНА) - слева, таблица с атрибутами «инвентарный номер», «группа ОСНА» - справа. При открытии какой-либо папки: слева те же папки, только развернутое дерево, а справа - таблица уже для внесения объектов ОСНА с атрибутами «объект ОСНА», «Первоначальная стоимость», «Срок службы (лет)».

Этап 3. Внедрение и автоматизация управленческого учета

Третий этап внедрения управленческого учета связан с постановкой технического задания для отчетности и основных документов. Параллельно с этим было проведено восстановление отчетности за 2003 год (годовой отчет о прибылях и убытках) и 2004 год (ежемесячные отчеты о прибылях и убытках). Для полного восстановления отчетности необходимо провести всеобъемлющую инвентаризацию.

При ведении записей о доходах и расходах необходимо четко формулировать, на что были потрачены средства предприятия, поскольку зачастую сами заказчики не могут вспомнить цели расходования тех или иных сумм. Четко и правильно сформулированные пояснения - залог минимальных искажений вашей отчетности и, соответственно, максимальной эффективности поставленного управленческого учета.

На практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда исходя из записей о расходах невозможно было правильно определить, к какой статье расходов относятся определенные суммы. Более того, первоочередные трактовки некоторых записей были настолько далеки от реальности, что это приводило к повторным перепроверкам отчетов с целью устранить воз-можные ошибки. Подобные действия неизбежно приводят к дополнительной потере времени клиента на объяснение и уточнение тех или иных записей.

Что касается технического задания по отчетности, то для большей гибкости дальнейшего формирования результатов хозяйственной деятельности в выбранных периодах названия статей расходов вносятся самим пользователем и могут быть изменены в случае необходимости. Это позволяет и исключить потенциально нулевые, и добавить какие-либо новые статьи расходов и доходов.

При разработке основных документов за основу были взяты стандартные документы надстройки компании-разработчика. Специфика разрабатываемого консультантами учета позволяет использовать более универсальные документы для ввода информации, которые совмещают реквизиты сразу нескольких стандартных бухгалтерских документов и могут использоваться для ряда дополнительных операций. Все это дает возможность значительно сократить количество основных документов.

Уровень квалификации персонала компании-разработчика программ-ного обеспечения можно определить из требований, предъявляемых им к постановке технического задания. Если приемлемым уровнем техзадания для документации является полное описание конструкции документа, включая типы данных, определения основных терминов и назначения документа, - стоит задуматься о правильности сделанного выбора. Профессионал никогда не станет переписывать код «с нуля» для модулей, базирующихся на его собственных разработках.

В нашем случае для ускорения процесса внедрения автоматизации были разработаны документы по подробному формату, перечисленные ниже.

Описание документа «Товарно-транспортная накладная» для системы управленческого учета.

ТТН НА ПОСТУПЛЕНИЕ ТОВАРА Шапка

- Номер документа.

- Дата документа.

- Склад (из справочника складов).

- Поставщик (из справочника контрагентов).

- Валюта (по умолчанию - Константа Базовая валюта).

Табличная часть

- Товар (из справочника товаров).

- Количество.

- Цена.

- % скидки (наценки).

- Цена со скидкой (= Цена по прайсу х (1 - - % скидки / 100)).

- Сумма со скидкой (= Количество х Цена со скидкой).