Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов

Имеет место и инвентаризация с использованием партионных и книжных карточек. При использовании такого метода члены комиссии отбирают ценности в порядке, удобном для проверки, и в то же время комиссия заполняет на эти ценности инвентарные ярлыки, где указывают названия ценностей, их номенклатурные номера, коды и прочие реквизиты. Потом эти ярлыки используют для составления описей.

Ярлыки  заполняются в одном экземпляре и после составления описей хранятся вместе с ценностями. Что важно, так  это то, что на обратной стороне  формы предусмотрена таблица, в которой отображается движение ТМЦ во время инвентаризации. Как видим, такой метод проведения инвентаризации позволяет не приостанавливать работу складов на момент проведения инвентаризации, что актуально для предприятий с непрерывным производственным циклом.

Для совершенствования  процедур проведения инвентаризации ТМЦ  на складах и базах предприятий  желательно использовать измерительную  технику и мерную тару. С целью  механизации процесса инвентаризации можно применять автоматические счетчики, обеспечивающие не только подсчет ценностей, но и регистрацию данных на магнитных или бумажных носителях информации. Высокоэффективным способом нанесения и обработки информации является использование фотоэлементной счетной техники, которая с высокой скоростью осуществляет подсчет графических отметок о наличии ТМЦ непосредственно с машинных носителей информации.

С массовым появлением на предприятиях компьютерной техники появилась возможность  наносить информацию об остатках на маркировку тары. Нанесенную таким способом информацию о ценностях при инвентаризации снимают при помощи считывающих устройств и записывают на электронные носители. Сравнить полученные данные с бухгалтерскими становится легче. При таком методе инвентаризации к минимуму сводится возможность ошибки, максимально сокращается время на ее проведение.

Среди компьютерных методов проведения инвентаризации выделяют метод, при котором в  начале инвентаризации материально  ответственные лица по данным маркировки на таре проставляют количество и  цену того или иного вида ценностей. После чего инвентаризационная комиссия проверяет нанесенную информацию о ценностях в натуре, сравнивая эти данные с данными маркировки.

Теперь, как бы ни был механизирован и  автоматизирован процесс инвентаризации, традиционные способы - обмер, пересчет и перевешивание - всегда останутся необходимыми и незаменимыми процедурами при ее проведении.

В последнее  время на рынке оптовых продаж появились большие фирмы, в которых  объемы продаж измеряются десятками, а  то и сотнями миллионов долларов в месяц. Естественно, что для таких предприятий проведение инвентаризации требует немалых материальных расходов и привлечения значительного количества работников. Одним из способов сведения таких расходов к минимуму является разделение складских территорий на зоны, где процедуры разгрузки и погрузки контейнеров разделены территориально.

При таком  методе инвентаризации контейнеры по очереди доставляются к указанным  зонам, где комиссия проверяет их фактическое содержимое и отображает эти данные в инвентаризационных ярлыках или книжных карточках.

При этом обязательным является внесение в эти  документы номенклатурных номеров  товара, кодов контейнеров, названия и количества ценностей, их цены и  т. п. После регистрации этих документов в специальном журнале комиссия передает эти документы оператору для обработки на компьютере.

Возможен  вариант, когда указанные ярлыки (карточки) заполняют материально  ответственные лица, а комиссия только проверяет правильность внесенных  данных и проставляет на этих документах порядковый номер и регистрирует их в специальном журнале.

Как видно, при таком методе необходимо четко  распределить движение контейнеров  по заранее отработанным маршрутам, добиться безусловного выполнения своих  обязанностей складскими работниками - и расходы денежных средств и времени на проведение инвентаризации будут минимальными.  

     2 Общие правила и порядок проведения инвентаризации 

     Согласно  Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

     Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

     Инвентаризация  имущества проводится по его местонахождению  материально ответственными лицами.

     Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

     В соответствии с Положением о бухгалтерском  учете и бухгалтерской отчетности в РФ проведение инвентаризаций обязательно:

     - при передаче имущества организации  в аренду, выкупе, продаже, а также  в случаях, предусмотренных законодательством  при преобразовании государственного  или муниципального унитарного  предприятия;

     - перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности, кроме имущества, инвентаризация  которого проводилась не ранее  1 октября отчетного года. Инвентаризация  основных средств может проводиться  один раз в три года, а библиотечных  фондов - один раз в пять лет;

     - при смене материально-ответственных  лиц (на день приемки передачи  дел);

     - при установлении фактов хищений  или злоупотреблений, а также  порчи ценностей;

     - в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

     - при ликвидации (реорганизации) организации  перед составлением ликвидационного  (разделительного) баланса и в  других случаях, предусматриваемых  законодательством РФ или нормативными  актами Минфина России.

     При коллективной материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива, при выбытии из коллектива более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива.

     Количество  инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

     Для проведения инвентаризации в организации  создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия. При большом  объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

    Персональный  состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение (Приложение 1) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (Приложение 2).

     В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

     До  начала инвентаризации рекомендуется  проверить:

     - наличие и состояние инвентарных  карточек, инвентарных книг, описей  и других регистров аналитического  учета;

     - наличие и состояние технических  паспортов или другой технической документации;

     - наличие документов на основные  средства, сданные или принятые  организацией в аренду и на  хранение. При отсутствии документов  необходимо обеспечить их получение  или оформление.

    До  начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

    Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

    Материально ответственные лица дают расписки о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

    Сведения  о фактическом наличии имущества  и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

    Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

    Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

    Руководитель  организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества  в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

    По  материалам и товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

    При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

    Проверка  фактического наличия имущества  производится при обязательном участии  материально ответственных лиц.

    Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

    Описи заполняются чернилами или шариковой  ручкой четко и ясно, без помарок  и подчисток.

    Наименования  инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

    На  каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров  материальных ценностей и общий  итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне  зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

    Исправление ошибок производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

    В описях не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних  страницах незаполненные строки прочеркиваются.