Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов

     Введение 

     Для реального представления финансового  положения дел организации, независимо от формы собственности, необходимо иметь достоверные данные обо  всем имуществе, находящемся в распоряжении данной организации. Фактические остатки  имущества сверяются с данными бухгалтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обязательств называется инвентаризацией.

     То  есть инвентаризация - это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

     Актуальность  данной работы вызвана тем, что инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью всего имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации, и данными бухгалтерского учета, что в конечном итоге способствует повышению достоверности информации при формировании отчетных показателей о результатах деятельности организации. Инвентаризация устанавливает наличие имущественно-материальных и денежных средств и расчетов предприятия путем их проверки в натуре и сверке расчетов.

     Инвентаризация  выступает как один из важных элементов  метода учета и контроля за работой  предприятий и хозяйственных  субъектов, позволяющий получить сведения, характеризующие состояние хозяйственных  активов и их сохранность. Данные инвентаризации нужны для принятия оперативных мер по улучшению работы, а также для уточнения данных бухгалтерского учета

     Объектом  изучения данной работы является инвентаризация как контрольная функция учета, позволяющая выявить случаи необоснованного уменьшения капитала хозяйствующего субъекта, вложенного в различные виды активов.

     Целью работы является изучение правил проведения инвентаризации и оформления ее результатов.

     Задачи  работы:

1. Изучить понятие «Инвентаризация», определить ее роль и значение.
2. Охарактеризовать виды инвентаризации и методы ее проведения.
3. Раскрыть общие правила и порядок проведения инвентаризации.
4. Рассмотреть отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

     Теоретической основой работы являются труды отечественных  специалистов в области финансов и бухгалтерского учета. Информационной базой послужили Методические указания Министерства финансов Российской Федерации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, учебные и периодические печатные издания. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1 Теоретические и методологические основы инвентаризации

     1.1 Исторический аспект развития инвентаризации 

     Инвентаризация была одним из первых и долгое время основным учетным приемом. Еще в Египте в 3400-2980 гг. до н. э. каждые два года проводилась инвентаризация движимого и недвижимого имущества. Лишь во втором тысячелетии прерывная (дискретная) инвентаризация заменена текущим (перманентным) учетом, целью которого была проверка достоверности получений и выдачи серебра, хлеба и т. д.

     В Китае к VII-XIII веках н.э. сложилась весьма развитая система учета материальных ценностей. Учетные работники были сосредоточены в трех отделах, где фиксировался приход, расход и остаток ценностей. Первый и второй отделы показывали движение ценностей, а третий проводил инвентаризации и выводил натуральный остаток, но не знал остатка учетного. Поэтому только высшая администрация имела представление о реальном положении дел.

     В основе бухгалтерии древнего мира лежал  учет фактов, основанный на инвентаризации и прямой регистрации имущества. С появлением косвенной регистрации объектов учета с применением первичных документов учетные сведения и фактическое положение дел перестали быть адекватными. Бухгалтерия становится только вероятной, а инвентаризации только указывают на репрезентативность информации.

     В середине XIX века бухгалтерский учет стал восприниматься как наука. Зарождение теории учета коренным образом изменило характер представлений об учитываемых объектах. Объектом учета стали выступать уже не сами факты хозяйственной жизни, а информация о них, основанная на документах.

     Итальянский ученый д’Альвизе сформулировал  восемь общих принципов бухучета. Первый из них — достоверность: регистрация фактов хозяйственной жизни должна быть адекватной самим фактам; отсутствие достоверности порождает хаос. Контроль достоверности обеспечивается инвентаризацией, бухгалтерской процедурой, осуществляемой в целях управления предприятием.

     Первый  идеолог и теоретик аудита Л. Р. Дикси, определяя аудит как работу, связанную с подтверждением правильности и объективности бухгалтерского баланса, полагал, что решается эта задача путем проверки документов и инвентаризации ценностей. Р.Годдард утверждал, что 9/10 всех хищений происходит по вине бухгалтеров. Средствами фальсификаций выступали операционные счета (расходов, издержек, расходов будущих периодов и т. п.), документы, которые подделывались, исправлялись, подчищались, а также «двойные книги», одни — для себя, другие — для внешнего употребления (одни черновые, но верные, другие беловые, но обманные). Одним из средств борьбы с фальсификацией рекомендовалась сплошная инвентаризация имущества, дебиторской и кредиторской задолженности.

     В России в XV-XVII веках основным принципом учета, в значительной мере сохранившимся по сей день, был приоритет интересов государства как главного собственника всего имущества. В те времена за каждый имущественный объект отвечало определенное лицо или группа лиц. Наказания за недостачи были весьма суровы — от порки до смертной казни. Иван Пересветов, известный публицист ХVI в., советовал в помещении складов прибивать к стенам «кожу бывших кладовщиков, допустивших недостачу».

     Позднее нравы смягчились, но в ХVII веке в России учет прихода и расхода были отделены, и контроль за ценностями обеспечивался инвентаризацией, причем не натуральные остатки сличались с учетными, а наоборот, учетные — с натуральными. Уже при Петре I были обеспечены: сплошное документирование всех фактов хозяйственной жизни; регулярность проведения инвентаризаций.

     Л. И. Гомберг, член-корреспондент Академического общества бухгалтеров в Париже и действительный член Международной ассоциации бухгалтеров считал целью инвентаризации установление «хозяйственной силы предприятия», но сама эта работа, по его мнению, должна относиться к администрации, а не к бухгалтерам. Впрочем, время показало, что нет такой работы, которую не пришлось бы выполнять бухгалтеру.

     Менялись  времена, системы и способы бухучета, но инвентаризация как один из важнейших учетных приемов не потерял свою актуальность и в настоящее время. 

     1.2 Понятие, виды и методы инвентаризации

     Инвентаризация - периодическая проверка наличия числящихся на балансе объединения, предприятия, организации, учреждения ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств, а также ведения складского хозяйства и реальности данных учета.

В зависимости  от различных признаков и причин, по которым проводится инвентаризация, различают ее виды.

1. По  отношению к плану проведения  в соответствии с учетной политикой  организации различают плановую и внеплановую инвентаризацию.

Плановая  инвентаризация проводится в соответствии с планом контрольно-ревизорных работ  органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего  аудита) учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству (например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации и т.д.).

Внеплановые инвентаризации (проведение которых  не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-резервных работ, а также их проведение не носит обязательный характер) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами, инвентаризационной комиссией организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др.

2. По  объему совокупности объектов  учета выделяют сплошную и  выборочную инвентаризацию.

Сплошной  считается инвентаризация, в ходе которой подвергаются осмотру, пересчету и т.д., в натуре все объекты данного вида. Сплошной инвентаризации подвергается денежная наличность в кассе, наличие ценных бумаг, денежных документов, отдельных материально-производственных ценностей.

Выборочной является инвентаризация, в ходе которой подвергается осмотру, перерасчету, взвешиванию части объектов данного вида. Выборочные инвентаризации снижают трудоемкость контрольных работ и позволяют сократить время проведения этих работ. Однако они не гарантируют безусловной объективности результатов проверки в натуре, а в случае причинения материального ущерба выборочные инвентаризации не позволяют определить полностью размер ущерба. В этих условиях необходимо проводить сплошную инвентаризацию.

3. В  зависимости от полноты охвата имущества и обязательства организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная  инвентаризация - это проверка в  натуре всего имущества организации  и ее обязательств на определенную дату. Проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта т.д.

Частичной инвентаризацией является каждая отдельная  проверка в натуре объектов определенных видов. Например, инвентаризация материалов на складе, инвентаризация денежных средств  в кассе и др.

4. По  содержанию различают инвентаризацию  ресурсов и инвентаризацию процессов. 

Инвентаризация  ресурсов означает проверку в натуре имущества организации.

Инвентаризация  процессов означает проверку в натуре отдельных моментов процессов кругооборота средств организации. Например, в процессе производства в натуре могут быть проверены выполненные работы, отдельные затраты на материалы и т.д. В процессе реализации могут быть осмотрены в натуре расчетно-финансовые операции, а в процессе снабжения - расчетно-заготовительные операции.

5. По  методу проведения различают  натуральную и документальную  инвентаризации.

Натуральная инвентаризация состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении  их количества путем подсчета, взвешивания, обмера, сканирования и т.п.

Документальная  инвентаризация состоит в проверке документального подтверждения  наличия объектов.

Методика  проведения инвентаризации многогранна. Каждое предприятие имеет свои, сугубо индивидуальные подходы к ее проведению. Но наибольшее практическое применение получили следующие методы.

Метод непрерывной (перманентной) инвентаризации, который заключается в том, что инвентаризацию на предприятии проводят непрерывно в течение всего года. Для ее проведения необходимо определить номенклатуру товарно-материальных ценностей, с тем чтобы в течение года все ценности были инвентаризованы. Это дает возможность не только осуществлять систематический контроль за наличием, хранением и использованием ценностей на складах, но и выявлять недостатки и ошибки в их аналитическом (количественном) учете.

Выделяют  также так называемый книжный метод инвентаризации. При данном методе проведение инвентаризации ценностей на складах предусматривает применение специальных книг, построенных по принципу оборотных ведомостей, где типографским способом указана ориентировочная (постоянная) номенклатура ценностей. И комиссии остается только посчитать ТМЦ и проставить количество и цены в этой книге. Такой метод проведения инвентаризации особенно эффективен для специализированных складов с постоянной номенклатурой ценностей. При первой инвентаризации ценностей в этих ведомостях отображают наличие ценностей обычным способом, а при дальнейших - на вкладках только указывают их стоимость и количество.