Порядок и сроки проведения инвентаризации

     2.1 Документальное оформление, порядок и учет основных средств. Отражение результатов инвентаризации в учете 

     Для выявления результатов инвентаризации используют книгу остатков материалов, в которой отводят специальные  графы для записи остатков материалов в натуральном измерении по данным инвентаризационных описей. Затем составляются сличительные ведомости, для чего могут  использоваться также данные отчетов  материально ответственных лиц. Сличительные ведомости подписываются  всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В них включаются только те материальные ценности, по которым  при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей и денежных средств  инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально ответственных  лиц письменные объяснения. На основании  предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает  характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с  этим определяет порядок регулирования  разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, а свой заключения и приложения фиксирует в протоколе.

     Протоколы рабочей инвентаризационной комиссии рассматриваются постоянно действующей  инвентаризационной комиссией и  утверждаются руководителем предприятия.

     Результаты  инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после  ее окончания.

     В соответствии с  Федеральным Законом  " О бухгалтерском учете " выявленные в результате инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

     A) Стоимость выявленных при инвентаризации  излишков основных средств, материальных  ценностей, денежных средств и  другого имущества подлежит оприходованию  и зачислению на увеличение  прибыли отчетного года с последующим  установлением причин возникновения  излишка и виновных лиц;

     B) стоимости недостачи, порчи и  другой утраты имущества в  пределах норм списывается по  распоряжению руководителя предприятия  на

     издержки  производства ("Общепроизвоздсвенные расходы", "Общехозяйственные  расходы"), издержки обращения.

     C) Недостачи сельскохозяйственной  продукции в пределах норм  естественной убыли списываются  по основным направлениям ее  использования, включая и остаток  продукции на складах, т.е. списывают  на счета "Основное производство" (в части продукции, использованной  на семена, на корм животным, направленной  на промышленную переработку), "Реализация" (не реализованная продукцию), "Материалы"  или "Готовая продукция" (на  остаток кормов, семян и товарной  продукции, хранящихся на складах)³.

     Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявленных фактических  недостач;

     D) убыль ценностей в пределах  установленных норм определяется  после зачета недостач ценностей  излишками по пересортице. Последний  может быть допущен только  в виде исключения за один  и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого  лица, в отношении товарно-материальных  ценностей одного и того же  наименования и в тождественных  количествах. В том случае, если  после зачета по пересортице, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применятся только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

     E) недостачи материальных ценностей,  денежных средств и другого  имущества, а также порча сверх  норм естественной убыли относятся  на виновных лиц или за счет  страхового возмещения.

     Если, виновные лица не установлены и материально  ответственные лица отказываются в  добровольном порядке возмещать  ущерб, причиненный субъекту хозяйствования, в этом случае материал по недостаче  направляется либо в правоохранительные органы для решения вопроса о  возбуждении уголовного дела, либо с соблюдением сроков исковой  давности в суд для взыскания  сумм недостачи с ответственных  лиц по основаниям, предусмотренным  законодательством.

     Если  судом полностью или частично отказано во взыскании суммы ущерба, причиненного недостачей или потерей  от порчи ценностей, по причине ненадлежащего  учета и хранении материальных ценностей, пропуска сроков исковой давности и  по другим зависящим от предприятия  причинам, то источником погашения  таких сумм является прибыль, оставшаяся в расположении предприятия, или  резервные фонды. Таким образом, некомпенсированные материально ответственными лицами недостачи товарно-материальных ценностей или потери от их порчи  списываются за счет прибыли или  резервных фондов⁴. При этом дебетуется счет " Прибыли и убытки" или "Недостачи и потери от порчи ценностей", "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

     Уточнение или списание дебиторской или  кредиторской задолженности зачисляется  на финансовые результаты отчетного года.

     Бюджетные организации результаты инвентаризации зачисляют на уменьшение (увеличение) бюджетного финансирования или внебюджетных источников в зависимости от того, за счет каких источников приобретались  средства, недостача (излишек) которых обнаружена при инвентаризации.

     Излишки товарно-материальных ценностей, установленные  в процессе инвентаризации, приходуют  в дебет соответствующих счетов ("Оборудование к установке", "Материалы", "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы", "Готовая продукция" и др.) с кредита счета "Прибыли  и убытки".

     Результаты  расхождения учетных данных с  фактическим наличием могут быть обусловлены:

• физико-химическими свойствами товарно-материальных ценностей к усушке, утруске, распылу, улетучиванию, бою, изменениям физическом объеме под воздействием изменения окружающей среды и т.п. Эти потери неизбежны и возможны как при транспортировке, так и при хранении;
• погрешностями показаний измерительных приборов в процессе приема или отпуска указанных ценностей;
• наличием не преднамеренных ошибок в виде описки в первичных учетных документах, арифметических ошибок в пересчетах и пр.;
• преднамеренными ошибками как результат злоупотреблений и мошенничества (обсчеты, обмеры, хищения, обвесы, прямое присвоение отдельных видов имущества и пр.).

     Взаимный  зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен  в виде исключения за один и тот  же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении  товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных  количествах.

     В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость  недостающих ценностей выше стоимости  ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится  на виновных лиц.

     Если  конкретные виновники пересортицы  не установлены, то суммовые разницы  рассматриваются как недостачи  сверх норм убыли и списываются  за счет прибыли или резервных  фондов.

     На  разницу в стоимости от пересортицы  в сторону недостачи, образовавшиеся не по вине материально ответственных  лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объ-яснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

     Предложения о регулировании выявленных при  инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского отчета представляются на рассмотрение руководителю предприятия, который  принимает окончательное решение  о зачете.

     Результаты  инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была окончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в  годовом бухгалтерском отчете.

     Данные  результатов проведенных в этом году инвентаризаций обобщаются в ведомости  результатов, выявленных инвентаризацией  ⁵.

     Таким образом, в зависимости от полноты  охвата имущества инвентаризации бывают полные и частичные. В зависимости  от основания проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. А также сплошные и выборочные, перманентные и текущие.

     Для непосредственного проведения инвентаризации ценностей на отдельном объекте  назначается рабочая инвентаризационная комиссия. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических  остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества  и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие  имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций.

     Для выявления результатов инвентаризации используют книгу остатков материалов. Затем составляются сличительные ведомости. В них включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. Выявленные в результате инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Федеральным Законом " О бухгалтерском учете". Излишки товарно-материальных ценностей, установленные в процессе инвентаризации, приходуют в дебет соответствующих счетов с кредита счета "Прибыли и убытки". Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была окончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

     Данные  результатов проведенных в этом году инвентаризаций обобщаются в ведомости  результатов, выявленных инвентаризацией.

     Заключение 

     Сегодня инвентаризация на российских предприятиях проводится с целью сопоставления данных фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета⁶. Объектами проведения инвентаризации определены все имущество экономического субъекта независимо от его местонахождения (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, денежные средства) и все виды финансовых обязательств (дебиторская и кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы). Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственным лицам.

     Как правило, инвентаризация материальных ценностей, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности проводится внезапно, а основных средств, незавершенного производства, капитального строительства, расчетов и других статей баланса - по состоянию на 1-е число  месяца.

     Подходы к инвентаризации в нашей стране и за рубежом различны. В России главный бухгалтер, хотя на него и не могут быть возложены обязанности, связанные с материальной ответственностью за денежные и материальные ценности, должен тщательно контролировать и активно участвовать в проведении инвентаризаций, в подготовке мероприятий по предупреждению недостач и хищений. Проверка наличия ценностей производится не только по стоимости, но и по количеству (количество должно соответствовать пообъектно, не допускается замена одних номенклатурных номеров другими ). В западном учете инвентаризация не относится к функции бухгалтерии, ее проводит прочий технический персонал, бухгалтер сверяет бухгалтерии;

     Причинами различий в подходах к инвентаризации в России можно считать следующие:

• обеспечение сохранности материальных ценностей возложено не только на материально ответственных лиц, но и на работников бухгалтерии;
• нередко встречающиеся случаи хищения, злоупотребления, пропажи и имущества.

     Если  признавать инвентаризацию как основополагающий прием бухгалтерского учета, то следует признать, что цель бухгалтерского баланса состоит в отражении имущественного положения организации. Однако если, не без основания, считать инвентаризационную опись всего-навсего первичным документом, который, как и любой такой документ, содержит ошибки, то основной задачей процесса составления баланса следует признать исчисление финансовых результатов.