Порядок и сроки проведения инвентаризации

     В описях не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних  страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка  о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  проверку.

     Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. Последние в конце описи  дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное  хранение.

     При проверке фактического наличия имущества  в случае смены материально ответственных  лиц принявший имущество расписывается  в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

     На  имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные  описи.

     Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов  в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

     В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после  инвентаризации ошибки в описях, они  должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в  установленном порядке.

     2 Порядок и сроки проведения инвентаризации

     Порядок проведения инвентаризации регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина  России от 13.06.1995 N 49.

     Количество  инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества  и обязательств, проверяемых при  каждой из них, и т.д. определяется руководителем  учреждения, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

     Проведение  инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации учреждения;
• в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

     Инвентаризация  библиотечных фондов проводится в сроки, установленные Письмом Минфина  России от 04.11.1998 N 16-00-16-198 "Об инвентаризации библиотечных фондов", а именно:

• наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, проверяются ежегодно;
• редчайшие фонды - один раз в 3 года;
• ценные фонды - один раз в 5 лет;
• фонды до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет;
• фонды от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;
• фонды от 200 до 1 млн учетных единиц - один раз в 10 лет;
• фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

     Инвентаризация  драгоценных металлов и драгоценных  камней, содержащихся в покупных комплектующих  деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, вооружении и военной  техники, находящихся в эксплуатации, а также размещенных в местах хранения (включая снятые с эксплуатации), производится один раз в год (по состоянию  на 1 января).

     Порядок проведения:

     Инвентаризация  основных средств производится комиссией  путем осмотра объектов и записи их наименования, назначения, инвентарного номера, количества в инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. N 0504087.

     При инвентаризации зданий, сооружений, земельных  участков необходимо проверить наличие  документов о закреплении права  оперативного управления этими объектами  или права хозяйственного ведения.

     При инвентаризации машин, оборудования, транспортных средств в инвентарной описи, в графе "Наименование ценности", кроме наименования записывается также  заводской номер и год выпуска. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, приобретенные одновременно по одинаковой стоимости, учтенные на одной инвентарной  карточке ОС, записываются по наименованию с указанием количества и инвентарных  номеров.

     Выявленные  инвентаризацией неучтенные объекты  основных средств оцениваются с  учетом действующих рыночных цен, амортизация  по этим объектам определяется по их техническому состоянию с учетом года выпуска. На неучтенные объекты комиссия составляет акт о приемке-передаче объекта  основных средств (кроме зданий, сооружений) ф. N 0306001 с указанием установленной  рыночной цены и суммы амортизации  объекта, после чего этот объект вписывается  в инвентаризационную опись.

     На  предметы, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, составляется отдельная инвентаризационная ведомость.

     Инвентаризация  арендованных или находящихся на ответственном хранении основных средств  отражается в отдельной инвентаризационной описи, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие факт аренды или ответственного хранения.

     При инвентаризации непроизводственных активов проверяется наличие документов, подтверждающих право оперативного управления собственностью и законодательное закрепление за учреждением земли, ресурсов недр и т.п., а также своевременность отражения в бюджетном учете.

     При инвентаризации нематериальных активов проверяются все объекты нематериальных активов, а также наличие надлежаще оформленных документов, подтверждающих существование самого актива и исключительного права учреждения на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, свидетельства, договоры уступки (приобретения) патента, товарного знака), другие охранные документы.

     Инвентаризация материальных запасов производится отдельно по каждому счету, входящему в состав материальных запасов.

     При этом в инвентаризационную опись (сличительную ведомость) нефинансовых активов ф. N 0504087 заносятся материалы с указанием  отдельных групп, видов и других необходимых данных (артикул, сорт и  т.п.) по каждому наименованию.

     Записи  в опись производятся на основании  проверки фактического наличия материальных ценностей путем их пересчета, взвешивания, перемеривания.

     В случаях, когда материальные ценности хранятся в нескольких изолированных  помещениях у одного материально  ответственного лица, инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей  вход в помещение не допускается (помещение опломбируется), и комиссия переходит для работы в следующее  помещение.

     В исключительных случаях, когда возникает  срочная необходимость в выдаче материалов со склада в процессе инвентаризации, материально ответственным лицом может быть произведен отпуск материалов только с разрешения руководителя и главного бухгалтера в присутствии членов инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии:

• по вложениям в нефинансовые активы инвентаризация производится по каждому из счетов вложений;
• инвентаризация денежных средств в кассе учреждения производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40 и сообщенным Письмом ЦБ РФ от 04.10 1993 N 18.

     Результаты  снятия остатков денежных средств в  кассе оформляется актом ф. N 0504088.

     Для инвентаризации денежных документов и  бланков документов строгой отчетности применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой  отчетности и денежных средств ф. N 0504086.

     При подсчете фактического наличия денежных документов, денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются  к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные путевки в санатории  и дома отдыха, авиабилеты, талоны на бензин и т.п.).

     Проверка  фактического наличия бланков документов строгой отчетности и бланков  ценных бумаг производится по видам  бланков с учетом начальных и  конечных номеров каждого вида бланков, по местам хранения и материально  ответственным лицам.

     Инвентаризация  денежных средств в пути производится путем сверки сумм, числящихся на счетах бюджетного учета, с данными квитанций  учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка  и т.п.

     Инвентаризация  денежных средств, находящихся на лицевых  счетах в органах Федерального казначейства Минфина России или на текущих, валютных счетах кредитных организаций, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих субсчетах по данным бюджетного учета, с данными  выписок банков, при инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические вложения средств в депозиты, облигации, векселя, в другие ценные бумаги.

     Проводится  проверка фактического наличия ценных бумаг с указанием их названия, серии, номера, номинальной стоимости, сроков гашения и общей суммы.

     При этом указанные реквизиты в обязательном порядке сопоставляются с данными  бюджетного учета.

     Для инвентаризации финансовых вложений учреждения применяется инвентаризационная опись  ценных бумаг ф. N 0504081.

     В инвентаризационной описи указываются  наименование и код ценной бумаги, ее серия и номер, сумма по номиналу единицы ценной бумаги, код валюты, в которой номинирована ценная бумага, курс ЦБ РФ на дату получения ценной бумаги, общее количество принадлежащих  учреждению ценных бумаг, общая сумма  имеющегося пакета ценных бумаг по номинальной стоимости в валюте и рублях, а также учетная стоимость  ценных бумаг в валюте и рублях.

     Инвентаризация  расчетов проводится в основном по бухгалтерским документам в согласовании с корреспондирующими счетами (субсчетами).

     Расчеты с покупателями, поставщиками, подрядчиками, с другими дебиторами и кредиторами  выверяются с подтверждением сальдо по расчетам на день проведения проверки двумя сторонами. Результаты инвентаризации расчетов оформляются инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами  ф. N 0504089.

     По  задолженности работникам учреждения выявляются невыплаченные суммы  по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы  заработной платы, не перечисленные  на счета по вкладам.

     При инвентаризации подотчетных сумм проверяются  отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов  по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение), суммы  не сданных в кассу остатков авансов.

     Инвентаризационная  комиссия путем документальной проверки должна также установить:

• правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами, другими организациями, а также со структурным подразделением учреждения, выделенным на отдельный баланс;
• правильность и обоснованность числящейся в бюджетном учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
• правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.