Понятие и формы расчетов с покупателями и заказчиками

Расчеты по нетоварным операциям, предполагающие лишь движение денежных средств, – расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, учредителями фирмы, подотчетными лицами, по претензиям. При этом расчеты по нетоварным операциям при безналичных расчетах оформляются только платежными поручениями [9].

Рассмотрим подробнее денежные и неденежные формы расчетов с покупателями и заказчиками.

Денежные формы расчетов могут осуществляться наличным и безналичным путем.

При наличной оплате покупателем или заказчиком за приобретенные товары (работы, услуги) денежные средства вносятся в кассу организации.

В настоящее время, согласно указанию ЦБР от 20 июня 2007 г. №1843-У, лимит расчета наличными денежными средствами составляет 100 тыс. руб. по одному договору.

При внесении денежных средств в кассу предприятия покупателю или заказчику кроме отгрузочных документов на товар предоставляется документ об оплате этого товара – квитанцию к приходному кассовому ордеру. В этом документа указывается дата и номер приходного кассового ордера, от кого получены денежные средства, основание оплаты, сумма прописью и цифрами, а также подписи кассира и главного бухгалтера с расшифровкой подписей. На квитанцию к приходному кассовому ордеру ставиться печать.

Таким образом, по сделкам, сумма которых является небольшой (в пределах установленного лимита) денежные средства от покупателей и заказчиков можно принимать наличными.

Безналичный способ оплаты подразумевает оплату денежных средств на банковский расчетный счет организации – продавца.

Продавец при таком способе расчетов выставляет покупателю счет на оплату, в котором указываются реквизиты расчетного счета организации – продавца, наименование товара (работы, услуги), их количество, сумму и общую стоимость.

При большом движении товара счет может быть действителен в течение нескольких дней, на которые необходимое количество товара резервируется на складе предприятия – продавца.

Получив счет на оплату организация – покупатель оформляет платежное поручение на оплату для банка. В платежном поручении указываются его номер и дата, реквизиты расчетных счетов покупателя и продавца, их полное наименование, сумма, подлежащая уплате, а также наименование товара и номер договора, по которому производятся взаиморасчеты.

Примером неденежной формы расчетов может служить проведения зачета взаимных требований.

Такая ситуация возникает, когда организация одновременно выступает покупателем товаров (работ, услуг) по одному договору и поставщиком товаров (работ, услуг) по другому договору.

В этом случае составляется двусторонний акт зачета взаимных требований, в котором отражается полная информация о суммах и видах договоров, по которым необходимо провести зачет.

Если суммы задолженности по разным договорам неодинаковые (именно так и бывает чаще всего на практике), то зачет взаимных требований проводят на меньшую сумму, при этом на оставшуюся не зачтенную сумму по одному из договоров остается непогашенной дебиторская или кредиторская задолженность.

Зачеты взаимных требований могут осуществляется двумя и более юридическими и физическими лицами при имеющихся на то основаниях (наличии взаимной задолженности).

При осуществлении операций по взаиморасчетам с покупателями и заказчикам каждая организация разрабатывает правила расчетов.

Порядок бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками регламентируется нормативно – правовыми документами.

Правила расчетов с покупателями и заказчиками регламентируются заключенными договорами на поставку товаров, готовой продукции, (работ, услуг) [10].

При заключении договора на поставку товаров, готовой продукции, (работ, услуг) стороны согласовывают следующие аспекты предстоящей сделки:

1.      Предмет договора.

В разделе «Предмет договора» отражается наименование товара (работы, услуги), которые будут отгружены покупателю, в этом пункте договора может оговариваться ассортимент товаров, а может быть ссылка на спецификацию к заключаемому договору, в которой указаны наименование, количество и цена каждой товарной позиции.

2.      Стоимость по договору.

Стоимость по договору устанавливается на основании прайс – листов на определенную дату, отдельной строкой указывается сумма налога на добавленную стоимость и его ставка, если организация – продавец является плательщиком этого налога.

3.      Условия поставки.

Условиями поставки оговариваются сроки поставки товаров (работ, услуг), описывается способ доставки товаров до покупателя, или отражается, что товар забирает покупатель со склада продавца.

4.      Порядок расчетов.

Порядок расчетов в договоре отражает размеры, сроки и формы оплаты за товары (работы, услуги). В этом пункте договора может быть предусмотрено внесение предоплаты за товары в определенный срок, а также предоставлена отсрочка платежа после реализации товара также на определенные сроки. Данным пунктом договора может быть установлен график платежей за поставленную продукцию.

5.      Ответственность сторон.

Ответственность сторон в договоре предусматривает штрафные санкции за невыполнение условий договора как покупателем услуги, так и поставщиком.

Договор с покупателями и заказчиками содержит и другие разделы, такие как адреса и банковские реквизиты сторон и пр.

Рассмотрим основные задачи бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с покупателями являются [11]:

– своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

– контроль над использованием денежных средств в расчетах исключительно по целевому назначению;

– контроль над соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и заказчиками;

– своевременная выверка расчетов с дебиторами для исключения просроченной задолженности.

Таким образом, правила расчетов с покупателями и заказчиками в большей степени зависят от положений, согласованных в договоре, заключенном между покупателем и продавцом.

Правила бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками регламентируются нормативно – правовыми актами РФ.

2. Бухгалтерский учет с покупателями и заказчиками

2.1. Документальное оформление расчетов с покупателями и заказчиками

Реализация материальных ценностей покупателям, продажа производится на основании заключённых между ним и покупателями договоров поставки.

В договорах оговариваются: виды поставляемых материальных ценностей, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели материальных ценностей, порядок расчётов (условия платежей).

Порядок расчётов по внутри российским поставкам на территории России между покупателями и поставщиками определяется в соответствие с Положением о безналичных расчётах в РФ.

Согласно утвержденной в организации учетной политике, все расчеты между предприятиями по оплате товаров оформляются соответствующими документами. Так, при реализации товаров необходимо наличие счета поставщика на оплату.

На основании договора поставки покупателю выставляют счет на оплату.

Он не является обязательным документом при оформлении товародвижения. Этот документ не порождает проводок.

В счете указываются банковские реквизиты поставщика, цена единицы товара, общая стоимость партии, а также сумма налога, включенного в стоимость товаров.

Он нужен для фиксации предварительной договоренности о приобретении контрагентам товара, и может являться документом, на основании которого производиться оплата и отгрузка товара [12].

Счет выписывают в 2 экземплярах:

- первый экземпляр - покупателю (заказчику) для оплаты;

- второй экземпляр – поставщику.

Оформляет счет бухгалтер или другой работник организации, уполномоченный на это руководителем (например, менеджер).

Счет подписывают главный бухгалтер и руководитель.

Счета создаются, хранятся и редактируются в журнале «Счета». Выставленные счета подшиваются в хронологическом порядке и хранятся в архиве 5 лет.

Выписанный счет отсылается клиенту по факсу. Клиент оплачивает счет и по мере его оплаты оформляется отгрузка товара.

Для отражения в бухгалтерском учете операций по зачислению денежных средств предназначен документ «выписка банка», в которой указывается остаток денежных средств на начало дня, операции за день, номер документа по каждой операции, номер счета корреспондента, остаток денежных средств на конец дня.

Движение материальных ценностей от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (товарной накладной, счетом-фактурой).

В товарной накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание материальных ценностей, количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска материальных ценностей.

Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими материальные ценности и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и завода.

Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения материальных ценностей, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д. В основном товарная накладная выписывается в 3 экземплярах:

- 1 экземпляр остается у кладовщика на складе,

- 2 экземпляр – в бухгалтерии,

- 3 экземпляр – у покупателя.

Товарная накладная формирует проводки:

Дебет 90.2.1 Кредит 41.1, - отражена себестоимость реализованного товара

Дебет 62.1 Кредит 90.1.1 – отражена выручка от реализации товаров.

На основании товарной накладной формируется счет-фактура. Он является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками [13].

В счет - фактуре должны быть указаны: порядковый номер счет фактуры; наименование и регистрационный номер поставщика товаров; наименование получателя товаров; стоимость, цена товаров; сумма налога на добавленную стоимость; дата предоставления счет- фактуры.

Счет-фактура выданный предназначен для ведения налогового учета и формирования книги продаж. Этот документ формирует проводки:

Дебет 90.3 Кредит 68.2.

Счет-фактура формируется в 2 экземплярах на каждую отгрузку товара или выполнения работы, оказания услуг.

Счет-фактура должен быть доставлен не позднее 5 дней со дня отгрузки.

Подписывается счет-фактура руководителем, главным бухгалтером и уполномоченным лицом и скрепляется печатью организации.

В счет - фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяют подписью руководителя и печатью предприятия поставщика с указанием даты исправления.

Регистрация счетов-фактур записывается в хронологическом порядке в журнале выданных счетов-фактур.

Покупатель забирает продукцию только при наличии доверенности. В ней указываются следующие данные: реквизиты организации, которая выписала доверенность, количество продукции, паспортные данные лица, на которого выписана доверенность, срок действия доверенности, номер и дата товарной накладной, в которой указан получаемый товар. Доверенность подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и лицом, получившим доверенность.

Заключающим этапом реализации товара является формирование книги продаж главным бухгалтером.

Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство.

В случае частичной оплаты за отгруженные товары при принятии учетной политики, для целей налогообложения по мере поступления денежных средств регистрация бухгалтером счета-фактуры в книге продаж производится на каждую сумму, поступившую в порядке частичной оплаты, с указанием реквизитов счета-фактуры по этим отгруженным товарам и пометкой по каждой сумме «частичная оплата».

Регистрация счетов-фактур с одинаковыми реквизитами в книге продаж у бухгалтера допускается только в случаях поступления средств в порядке частичной оплаты, а также отгрузки товаров под полученную сумму авансовых или иных платежей с соответствующей корректировкой (зачетом) ранее начисленных сумм налога по платежу.

Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью ведения книги продаж осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Книга продаж хранится у поставщика в течение полных 5 лет, с даты последней записи.

В книгу продаж заносятся счета-фактуры по операциям реализации и прочим доходам за налоговый период. В книге продаж подсчитываются итоги, так как данные необходимы для налоговой декларации по НДС. Налоговым периодом считается календарный месяц. До 20 числа каждого месяца необходимо уплатить НДС в бюджет платежным поручением (Дебет 68.2 Кредит 51) и представить в ИФНС налоговую декларацию по НДС.