Отчет по практике в Бологовской дистанции пути

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе Бологовская дистанция пути  представила в банк специальный расчет по форме «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу». Бланк расчета получен в обслуживающем банке, его форма утверждена Положением Банка России от 5 января 1998 года № 14-П. Расчет оформлен в двух экземплярах, которые передали в банк для согласования.

После того, как размер лимита установили, оба экземпляра расчета подписал представитель обслуживающего банка. Один экземпляр расчета остался в банке, второй экземпляр с отметкой банка возвратили организации. Лимит остатка кассы согласован банком с руководителем организации, но при необходимости может быть пересмотрен в течение года в установленном порядке. Если оставить в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, организация может быть оштрафована.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией Бологовская дистанция пути, оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В соответствии со статьей Закона «О бухгалтерском учете» №9, применяется перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов, утвержденный руководителем организации и согласованный с главным бухгалтером.

Для ведения кассовых операций в организации было назначено материально-ответственное лицо, так как должности кассира в штате не предусмотрено. Также как и кассир, материально-ответственное лицо (МОЛ) несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. С МОЛ заключен договор о материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, а также небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. (приложение 7)

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, которые утверждены постановлением Госкомстатом России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов России в редакции Постоновлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 №26, от 03.05.2000№36.

К формам учетной документации по учету кассовых операций на предприятии Бологовская дистанция пути относятся:

- КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

- КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

- КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных документов»;

- КО-4 «Кассовая книга»;

- АО-1 «Авансовый отчет».

Первичные документы оформляются согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998 года № 34н и содержит следующие реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи этих работников и их расшифровки.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере. Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено законодательством.

Первичные документы в Бологовской дистанции пути оформляются в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Поступление наличных денег в кассу организации оформляют приходным кассовым ордером (приложение 8). Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером и кассиром.

При выписке приходного кассового ордера указывается в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы,  выручка.

Обязательно указывается: от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название, если от физического лица – фамилия, имя, отчество. Сумма проставляется цифрами и прописью.

В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

Отрывную квитанцию заверяют печатью организации, регистрируют в журнале регистрации приходных кассовых документов в хронологической последовательности и передают, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги, например, на выдачу зарплаты, были получены в банке, то квитанцию подшивают к банковским документам.

Выдача наличных денег из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером (приложение 9). Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации.

Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы – при  наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера указывается в строке «Приложение».

Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма», за исключением копеек. Ордер также подписывает сотрудник, получивший наличные деньги. Получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой в строке после слова «Получил» записывает полученную им сумму, ставит дату получения и свою подпись. Кассир записывает в соответствующей графе его паспортные данные.

Чтобы исключить возможность повторного получения денег по первичным документам, приложенным к расходному кассовому ордеру, МОЛ погасит их (проставит на них штамп «получено» или «оплачено») с указанием числа, месяца, года.

Расходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации расходных кассовых документов в хронологической последовательности. В некоторых случаях при выдаче денег из кассы оформляют расчетно-платежную ведомость. Ведомость оформляется при выдаче заработной платы работникам организации.

На общую сумму, которая выдается из кассы по ведомости, бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. Его реквизиты (номер и дату составления) указывают в ведомости.

Для журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов предусмотрена специальная форма. В журнале указывают реквизиты (номера и даты составления) всех приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в организации. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируют целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Журнал ведется в течение года.

Сумму денежных средств, поступившую или выданную из кассы, Бологовской дистанции пути отражают в кассовой книге. В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных и расходных кассовых ордеров, по которым получены или выданы деньги.

Книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день. Все листы кассовой книги пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указано их общее количество, заверено подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью Бологовской дистанции пути.

Каждый лист кассовой книги состоит их двух равных частей: первая часть после заполнения остается в книге, а вторая является отчетом кассира (приложение 10) и отрывается в конце рабочего дня после подсчета операций за день и выведения остатков по кассе на следующее число. Заполненный лист кассовой книги подписывают кассир (в нашем случае материально-ответственное лицо) и главный бухгалтер.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера, а ответственность за соблюдением правил ведения кассовых операций несут: руководитель организации, главный бухгалтер и материально-ответственное лицо.

При возложении обязанностей кассира на материально-ответственное лицо, руководитель организации ознакомил его с порядком ведения кассовых операций и заключил с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Договор составлен по типовой форме.

По окончании месяца бухгалтер переносит итоговые данные из Бухгалтерской справки (приложение 11) в Главную книгу. В организации бухгалтерский учет осуществляется по плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности.

Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу, по кредиту – выбытие денежных средств. Сальдо счета указывает на наличие суммы денежных средств в кассе на начало месяца или на конец. Оборот по дебету – это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными из кассы. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:               50-1 «Касса организации»;

В Бологовской дистанции пути применяется счет 50 субсчет 1 «Касса организации».

Основные бухгалтерские записи по счету 50 приведены в таблице.

Инвентаризация денежных средств кассы Бологовской дистанции пути проводится регулярно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенного письмом Банка России от 4 октября 1993 года № 18.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе, принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Проведение инвентаризации может быть обязательным в следующих случаях:

- перед составлением годовой отчетности;

- при смене кассира;

- если были выявлены факты хищения наличных денег.

Порядок и сроки проведения инвентаризации кассы в Бологовской дистанции пути  определяет руководитель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, в состав которой входят: представители администрации, работники бухгалтерии.

Одновременно с проверкой фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе организации проводится проверка:

- правильности оформления первичных расходных документов – наличие подписей получателей, подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных ведомостях на выплату заработной платы;

- полнота и правильность оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть оприходованы в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется посредством сплошной сверки данных выписок о состоянии расчетного счета организации  с данными кассовой книги;

- полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных по приходным кассовым ордерам;

- соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетного года.

Результаты инвентаризации оформляются в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за  сохранность ценностей, и доводятся до руководителя организации.

Разновидностью инвентаризации кассы можно назвать ежедневную сверку данных фактического наличия денежных средств и данных учета, проводимую самим бухгалтером-кассиром. Сверку целесообразно осуществлять до выведения итогов по кассовой книге.

Каждая организация вправе открывать в любом банке расчётные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчётных, кредитных и кассовых операций.

Для открытия расчётного счёта организация должна представить в учреждениях выбранного ею банка следующие документы: