Организация учета готовой продукции и ее реализации в ОАО «КрЭМЗ»

4.2 Совершенствование системы внутреннего контроля на предприятии

Под системой внутреннего контроля подразумевается существующая политика предприятия и все связанные с ней процедуры, направленные на выявление, исправление и предотвращение существенных ошибок и искажений информации, которые могут появиться в бухгалтерской отчетности. Такой контроль позволяет руководству предприятия осуществить правильное и эффективное ведение бизнеса, обеспечить соблюдение действующего законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности, разработать методы защиты и сохранности активов, предотвратить и обнаружить мошенничество и ошибки, обеспечить точность, полноту и защиту учетных записей, и своевременную подготовку достоверной бухгалтерской и финансовой отчетности.

В последнее время получила распространение методика контроллинга, осуществляемая внутренними ревизионными службами предприятия, в частности контроллинг за реализацией готовой продукции, который предлагается использовать в ОАО «КрЭМЗ».

Процедура контроллинга пронизывает все стадии процессов сбыта - от получения заказа на изготовление определенной продукции до погашения дебиторской задолженности после ее отгрузки заказчику (на условиях коммерческого кредита). Представленная методология позволяет грамотно планировать, организовывать и управлять движением материальных, финансовых и информационных потоков в процессе сбыта в пространстве и во времени, от их первичного источника до конечного потребителя.

Под контроллингом реализации готовой продукции, внедряемом в ОАО «КрЭМЗ», следует понимать комплекс процедур планирования и контроля процессов продвижения готовой продукции на рынок (формирование спроса, получение и обработка заказов, комплектация и подготовка продукции к отправке покупателям, отгрузки продукции на транспортное средство и транспортировка к месту продажи или назначения) и производства расчетов за нее (установление условий и осуществление процедур расчетов с покупателями за отгруженную продукцию). В процессе контроллинга обеспечивается гарантия реализации экономического интереса производителя (получение «предпринимательской прибыли» на основе удовлетворения платежеспособного спроса потребителей). Грамотно организованная система контроллинга процессов реализации способна обеспечить конкурентоспособность предприятия. Ниже анализируются основные аспекты контроллинга процедуры реализации, включающей следующие стадии:

1) преддоговорная работа;

2) подготовка и заключение договора поставки;

3) исполнение договора.

Преддоговорная работа в ОАО «КрЭМЗ» заключается в следующем. Поступившие заказы регистрируются в книге учета заказов (в файлах заказов) и группируются соответственно определенному критерию рыночного сегментирования. Заказы, поступившие от субъектов рынка, устанавливающих хозяйственные связи с организацией впервые, группируются отдельно. При получении заказов соответствующим должностным лицом (отдел сбыта) осуществляется контроль на предмет наличия следующих признаков (параметров контроля): разборчивая подпись и указание должности (полномочий) лица, составившего документ (заказ); точное (четкое) указание юридического адреса и банковских реквизитов заказчика; конкретность (достаточная определенность) намерений заказчика выраженная во всех существенных условиях заказа (предмет сделки, ассортимент, количество, качество, цена, сроки): достаточная определенность намерений заказчика считать себя связанным условиями (существом) заказа в случае его принятия (к исполнению): обращение к конкретному юридическому лицу - потенциальному исполнителю заказа (в заказе должно быть указано полное наименование организации, которой он адресован, т. е. он не должен быть безличным обращением).

Все выявленные отклонения от указанных параметров в ОАО «КрЭМЗ» учитываются при предварительной (первичной) оценке возможности выполнения заказа. Все неясные стороны заказа уточняются у заказчика посредством телефонной или факсимильной связи. Заказ передается для дальнейшего более глубокого анализа (рассмотрения) только при отсутствии отклонений от перечисленных параметров. Все заказы вместе со спецификациями (приложениями) в порядке их группировки нумеруются (с занесением номеров заказов в книгу или файл их регистрации) и подшиваются для хранения в журналах учета поступивших заказов. Копии заказов и приложенных к ним спецификаций передаются должностным лицам, принимающим решения на предмет возможности выполнения заказов с предоставлением коммерческого кредита (ими могут быть, например, начальники отделов сбыта и финансового отдела либо их заместители).

При процедуре контроллинга в ОАО «КрЭМЗ» на данном этапе необходимо:

1) Методами проверки документов осуществить выборочный контроль заказов (документов, в которых выражены заказы) на предмет их соответствия перечисленным параметрам;

2) Выбрать определенный период (например, прошлый месяц) для подтверждения полноты регистрации поступивших заказов за данный период;

сверить номера данных заказов с соответствующими номерами, отраженными в книге (файле) регистрации заказов.

Анализ возможности предоставления коммерческого кредита в ОАО «КрЭМЗ» заключается в следующем.

При принятии решения должностными лицами, ответственными за предоставление коммерческого кредита, о необходимости проведения анализа финансового состояния и надежности заказчика определенными работниками осуществляется работа по получению необходимых для этого данных (финансовых отчетов, банковских и аудиторских справок, отзывов других поставщиков и заказчиков, кредитных рейтингов специализированных информационных агентств, данных из неформальных источников). Для определения тенденций финансовых коэффициентов (в том числе с учетом сезонного фактора) и годовые и квартальные финансовые отчеты запрашиваются за последние 2-3 года. В целях контроля также запрашиваются нотариально удостоверенные копии устава, учредительного договора и свидетельства о регистрации заказчика. Кроме того, должны быть выяснены (подтверждены) полномочия лиц, подписавших заказ.

Работники расчетно-финансовой группы ОАО «КрЭМЗ» осуществляют контроль финансового состояния заказчика методом анализа его финансовых (балансовых) отчетов. В качестве параметров контроля они должны руководствоваться оптимальными или критическими, с точки зрения устойчивости финансового состояния, значениями показателей. Например, показатели оценки финансовой (рыночной) устойчивости, ликвидности и платежеспособности должны иметь следующие значения:

а) величина запасов и НДС по приобретенным ценностям не превышает суммарную величину собственных, и долгосрочных заемных средств (абсолютная или нормальная устойчивость);

б) суммарная величина денежных средств, краткосрочных финансовых вложений, дебиторской задолженности и прочих оборотных активов не менее суммарной величины кредиторской задолженности, прочих краткосрочных пассивов и ссуд, не погашенных в срок (текущая устойчивость), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму краткосрочных кредитов и займов (устойчивость в краткосрочной перспективе), или не менее предыдущей

величины, увеличенной на сумму долгосрочных кредитов и займов (устойчивость в долгосрочной перспективе);

в) коэффициент соотношения заемных и собственных средств (долгосрочной платежеспособности) не более 1,0;

г) коэффициент автономии не менее 0,5;

д) коэффициент текущей ликвидности не менее 2,0;

е) коэффициент обеспеченности собственными средствами не менее 0,1;

ж) обыщи показатель ликвидности баланса не менее 1,0;

з) коэффициент абсолютной ликвидности в пределах 0,2 - 0,7,

и) коэффициент срочной ликвидности не менее 1,0.

Банковскими и аудиторскими справками, отзывами других поставщиков заказчика, а также иными возможными материалами (данными из неформальных источников) должна быть подтверждена деловая порядочность заказчика (надежность как контрагента по договору).

При процедуре контроллинга в ОАО «КрЭМЗ» на данном этапе необходимо:

1) выбрать для примера несколько еще не исполненных заказов на существенную сумму и проанализировать материалы, на основе которых были установлены финансовая устойчивость, платежеспособность и деловая порядочность заказчиков;

2) оценить необходимость, достаточность и истинность данных материалов;

3) провести выборочный анализ финансового состояния заказчиков с целью подтверждения качества анализа, проведенного специалистами организации.

Подготовка договоров поставки осуществляется следующим образом. Проект договора поставки готовится на основе образцов примерных договорив поставки, составленных в предусмотренной законодательством форме для различных отраслей промышленности, и с учетом условий конкретного заказа и приложений (спецификация).

В процессе подготовки и согласования с заказчиком проекта договора поставки в ОАО «КрЭМЗ» работниками отдела сбыта по установленному порядку осуществляется контроль его содержания по следующим основным параметрам (по требованиям к форме и содержанию договора поставки с точки зрения минимизации финансового и коммерческих рисков и вероятности последующих споров с контрагентом); полное описание ассортимента, количества, качества и комплектности изделий; четкое описание требований к таре и упаковке, а также требований к маркировке; точное описание форм и порядка расчетов за поставленную продукцию; достаточно подробное описание пункта «приемка товара»; максимально конкретное определение условий применения санкции за ненадлежащее исполнение договорных условии; наличие описания способов обеспечения платежных обязательств покупателя: максимально конкретное описание условии изменения цены и предоставления скидок; указание срока исполнения обязательств по договору (срок исполнения обязательств по договору не может быть более трех месяцев с момента фактической отгрузки продукции); наличие описания возможности переуступки прав и обязательств третьем лицу (например, только документальное оформление согласия сторон); указанные суммы и сроки коммерческого кредита не превышают лимит дебиторской задолженности, установленный заказчику: четкое описание порядка согласования разногласии; недвусмысленное определение того, кто и каким образом несет риск и расходы, связанные со случайной гибелью грузов; цены на продукцию соответствуют утвержденному прейскуранту; суммы правильно подсчитаны: четкое указание момента перехода прав собственности на продукцию; точное определение оснований изменения или расторжения договора в одностороннем порядке.

Заключение договоров поставки в ОАО «КрЭМЗ» производится следующим образом. Определенное должностное лицо (начальник отдела сбыта готовой продукции) методом нормативной проверки документов осуществляет контроль на предмет наличия у представителя организации-покупателя, прибывшего для заключения договора, необходимых полномочии на заключение договора. Такие полномочия подтверждаются паспортом и соответствующей надлежащим образом оформленной доверенностью (желательно завизированной у нотариуса). Доверенность должна быть подписана руководителем и скреплена круглой печатью организации-покупателя. В доверенности обязательно должны быть указаны следующие данные: дата выдачи; срок действия; Ф.И.О. должность и заверенный образец подписи лица, которому выдана доверенность; объем полномочии по доверенности. Если представителем организации-заказчика является ее директор, то его полномочия по заключению договора и их объем должны быть подтверждены выпиской из приказа пли протокола собрания учредителей о его назначении с указанием соответствующих полномочий. Заключение договора должно быть возможно только при отсутствии отклонений от указанных параметров контроля полномочий.

Таким образом, посредством внедрения методологии контроллинга в ОАО «КрЭМЗ» произойдет усиление внутреннего контроля за реализацией готовой продукции, что в перспективе значительно улучшит финансовое состояние предприятия и укрепит положение на рынке.

4.3 Внедрение на предприятии автоматизированной системы бухгалтерского учета

На исследуемом предприятии остро стоит проблема автоматизации бухгалтерского учета, так как это позволит значительно повысить эффективность работы бухгалтерии и уменьшит трудозатраты.

Современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно:

1) Применяемый план счетов и использование конкретных счетов,

2) Применяемая аналитика по различным счетам;

3) Использующиеся типовые проводки для отражения хозяйственных операций;

4) Формы и содержание первичной документации;

5) Формы учетных регистров.

Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета. Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один - два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием таким как ОАО «КрЭМЗ», где бухучет ведется пятнадцатью бухгалтерами, имеется большой документооборот, много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет.

В данном проекте предлагается внедрить в ОАО «КрЭМЗ» автоматизированную систему бухгалтерского учета на базе программы "БЭСТ-ПРО", так как именно в ней реализованы те функции, которыми принято пользоваться в учете производства.

Прежде всего, в эти функции входит технологическая подготовка производства с созданием спецификаций на продукцию и полуфабрикатов. Затем, планирование производства с определением потребности в сырье, материалах, рабочих мощностях и, наконец, внутрицеховой учет. Производственные модули программного комплекса оперируют как натуральными, так и стоимостными показателями. Контроль и управление ходом производства могут осуществляться как управление по отклонениям фактических и плановых показателей, фактических и нормированных. В качестве последних выступают нормы выхода продукции или полуфабрикатов, нормы брака и отходов, операционно-трудовые нормативы. При этом используются данные спецификаций, нормы на брак и отходы, описание технологических операций.