Организация бухгалтерского учета кассовых операций и подотчетных сумм (на примере ЗАО «АстраТехгаз»)

         Работник предприятия в течение трех дней после возвращения из командировки обязан предоставить в бухгалтерию предприятия отчет о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов - авансовый отчет.

В качестве оправдательных документов при этом могут выступать:

• командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета;

• счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;

 •    проездные  документы с приложением квитанций  за пользование в поездах постельными  принадлежностями, требующиеся для  списания из подотчета подотчетных  сумм, выданных для оплаты проезда  к месту служебной командировки  и обратно;

• документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.)

По возвращении из командировки с работника, кроме авансового отчета, следует получить также и краткий  отчет о проделанной работе. К  отчету прилагаются документы, подтверждающие результаты командировки. К таким документам могут относиться, в первую очередь, подписанный сторонами контракт, протокол о намерениях, акт выполнения тех или иных работ, сертификат (удостоверение) об участии в выставках, конференциях и т.п. на отчете о проделанной в командировке работе руководитель предприятия ставит резолюцию о её соответствии целям командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах - свою подпись, подтверждая тем самым их целесообразность.

При учете командировочных  расходов сотрудников  в ЗАО «АстраТехгаз»  делаются следующие проводки:

Дебет 20 Кредит 71 – 800 руб. – отражены суточные;

Дебет 20 Кредит 71 – 1050 руб. – учтены расходы на проживание;

Дебет 20 Кредит 71 – 700 руб. – организационный сбор (раздаточный материал);

Дебет 20 Кредит 71 – 477 руб. 10 коп. – расходы на проезд;     

Дебет 71 Кредит 50 – 3027 руб. 10 коп. – возмещены расходы подотчетному лицу

2.3. Раскрытие информации  об учете кассовых операций  и подотчетных сумм.

Раскрытие информации об учете  кассовых операций и подотчетных  сумм в ЗАО «АстраТехгаз» осуществляется следующим образом.

В случае если к какому-либо показателю отчета о движении денежных средств организация представляет в своей бухгалтерской отчетности дополнительные пояснения, то соответствующая статья отчета о движении денежных средств должна содержать ссылку на эти пояснения.

Организация ЗАО «АстраТехгаз» раскрывает состав денежных средств и денежных эквивалентов и представляет увязку сумм, представленных в отчете о движении денежных средств, с соответствующими статьями бухгалтерского баланса.

Организация раскрывает в составе информации о принятой ею учетной политике используемые подходы для отделения денежных эквивалентов от других финансовых вложений, для классификации денежных потоков, не указанных в пунктах 9-11 ПБУ 23/11, для пересчета в рубли величины денежных потоков в иностранной валюте, для свернутого представления денежных потоков, а также другие пояснения, необходимые для понимания информации, представленной в отчете о движении денежных средств.

ЗАО «АстраТехгаз»  раскрывает имеющиеся по состоянию на отчетную дату возможности привлечь дополнительные денежные средства, в том числе:

а) суммы открытых организации, но не использованных ею кредитных линий с указанием всех установленных ограничений по использованию таких кредитных ресурсов (в том числе о суммах обязательных минимальных (неснижаемых) остатков);

б) величину денежных средств, которые  могут быть получены организацией на условиях овердрафта;

в) полученные организацией поручительства третьих лиц, не использованные по состоянию на отчетную дату для получения кредита, с указанием суммы денежных средств, которые может привлечь организация;

г) суммы займов (кредитов), недополученных по состоянию на отчетную дату по заключенным договорам займа (кредитным договорам) с указанием причин такого недополучения.

ЗАО «АстраТехгаз» раскрывает с учетом существенности следующую информацию:

а) имеющиеся существенные суммы  денежных средств (или их эквивалентов), которые по состоянию на отчетную дату недоступны для использования организацией (например, открытые в пользу других организаций аккредитивы по незавершенным на отчетную дату сделкам) с указанием причин данных ограничений;

б) сумму денежных потоков, связанных  с поддержанием деятельности организации на уровне существующих объемов производства, отдельно от денежных потоков, связанных с расширением масштабов этой деятельности;

в) денежные потоки от текущих, инвестиционных и финансовых операций по каждому отчетному сегменту, определенному в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Информация по сегментам» (ПБУ 12/2010), утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 ноября 2010 г. N 143н (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 14 декабря 2010 г., регистрационный номер 19171);

г) средства в аккредитивах, открытых в пользу организации, вместе с информацией о факте исполнения организацией по состоянию на отчетную дату обязательств по договору с использованием аккредитива. В случае если обязательства по договору с использованием аккредитива организацией исполнены, но средства аккредитива не зачислены на ее расчетный или иной счет, то раскрываются причины и суммы незачисленных средств.

2.4. Применение автоматизированных бухгалтерских программ в бухгалтерском учете кассовых операций

В ЗАО «АстраТехгаз» применяется бухгалтерская программа 1С:Бухгалтерия. Программа 1С: Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

В ЗАО «АстраТехгаз»  кассовые операции в программе 1С:Бухгалтерия осуществляются следующими документами:

1. Приходный кассовый  ордер (ПКО). Документ «Приходный  кассовый ордер» предназначен  для автоматического оформления  операций по поступлению наличных  денежных средств в кассу организации. В реквизите «Касса» установить тип кассы: рублевая или валютная. Этот реквизит определяет дебетуемый счет (50.1 или 50.11).

Если выбран тип кассы  «валютная», то следует также выбрать  валюту, в которой будет сформирован  кассовый ордер. В группе реквизитов «Корреспондирующий счет, аналитика» выбором из Плана счетов следует  указать счет и объекты аналитического учета (субконто), по кредиту которого будет корреспондировать счет 50. Заполнение реквизита «Движение денежных средств» производится выбором из соответствующего справочника. В реквизите «Принято от» указываются реквизиты лица, от которого принимаются денежные средства. Если денежные средства вносит сотрудник организации, то с помощью кнопки выбора "..." в правой части поля ввода его можно выбрать из справочника «Сотрудники». В текстовом реквизите «Основание» указывается основание для внесения денежных средств в кассу, например «оплата за отгруженные товары по накладной №23».Если к приходному кассовому ордеру прилагаются какие-либо документы, то они перечисляются в текстовом реквизите «Приложение». В реквизите «Сумма» указывается сумма вносимых в кассу денежных средств. В тех случаях, когда получение денежных средств связано с оплатой продукции, товаров, работ и услуг, облагаемых налогом на добавленную стоимость, в форме ввода следует включить режим «Указать в тексте НДС» и указать ставку налога (реквизит «Ставка НДС»). Сумма налога рассчитывается автоматически, исходя из контекста оплаты от суммы за вычетом налога с продаж. В тех случаях, когда получение денежных средств связано с оплатой продукции, товаров, работ и услуг, облагаемых налогом с продаж, в форме ввода следует включить режим «Учитывать налог с продаж» и указать ставку налога (реквизит «Ставка НП»). Сумма налога рассчитывается автоматически от общей суммы обратным пересчетом. Дополнительно можно установить вывод суммы налога в печатной форме ордера. С помощью флажка «Формировать проводки» можно задать режим проведения документа при записи. Если он установлен, то при проведении формируются проводки, а если снят, то документ проводится без формирования проводок. При проведении документа автоматически формируется операция с проводкой по дебету субсчета 50.1 «Касса организации в рублях» или 50.2 «Касса организации в валюте», и кредиту счета, выбранного в форме документа.

2. Расходный кассовый ордер (РКО). Документ «Расходный кассовый ордер» предназначен для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы организации. Для оформления расходного кассового ордера необходимо заполнить экранную форму документа в следующем порядке: В реквизите «Касса» установить тип кассы: рублевая или валютная. Этот реквизит определяет кредитуемый счет (50.1 или 50.11). Если выбран тип кассы «валютная», то следует также выбрать валюту, в которой будет сформирован кассовый ордер. В группе реквизитов «Корреспондирующий счет, аналитика» выбором из плана счетов следует указать счет и объекты аналитического учета (субконто), по дебету которого будет корреспондировать счет 50 при проведении документа. Реквизит «Движение денежных средств» заполняется выбором из одноименного справочника. Заполнить значение реквизита «Выдать». Если выдача денежных средств производится сотруднику организации, то с помощью кнопки выбора в правой части поля ввода его можно выбрать из справочника «Сотрудники». В текстовом реквизите «Основание» указать, на каком основании денежные средства выдаются из кассы. Если имеются дополнительные документы, то заполнить реквизит «Приложение». Заполнить реквизит «По документу». Если денежные средства выдаются сотруднику организации, то в этом поле выводятся паспортные данные сотрудника из справочника «Сотрудники». Для иных лиц в поле следует указать данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя денежных средств. Указать сумму получаемых из кассы денежных средств. Как правило, при проведении документа «Расходный кассовый ордер» необходимо сформировать проводки. Вместе с тем, если проводки по выплатам из кассы были введены другими документами или вручную, то с помощью флажка «Формировать проводки» можно установить режим проведения документа: если он установлен, то при проведении формируются проводки, а если снят, то документ проводится без формирования проводок. Выплата заработной платы может производиться по платежной ведомости по форме Т-53 (код по ОКУД 0301011) с выпиской одного расходного кассового ордера на общую сумму после выдачи по ведомости денежных средств. Поскольку проводки по выплате заработной платы формируются при проведении документа «Выплата заработной платы из кассы», то при выписке расходного кассового ордера в этом случае в форме ввода следует снять флажок «Формировать проводки».При проведении документа автоматически формируется операция с проводкой по кредиту субсчета 50.1 «Касса организации в рублях» или 50.11 «Касса организации в валюте», и дебету субсчета, выбранного в экранной форме документа.

Заключение

В работе были изучены основы организации  бухгалтерского учета кассовых операций и подотчетных сумм  на предприятии. Мы ознакомились с теоретическими основами ведения бухгалтерского учета кассовых операций и подотчетных сумм, с  основными законопроектами и  нормативными актами, регулирующими  и регламентирующими бухгалтерский  учет кассовых операций и подотчетных  сумм , рассмотрели формирование и организацию учетной политики на предприятии, уделили внимание техническим вопросам организации бухгалтерского учета на предприятии.

Таким образом, мы выяснили,  что учет денежные средства и их движение на предприятии является основой  любой организации, именно учет помогает подвести итого за необходимый период, в дальнейшем выводится финансовый результат всей деятельности организации, фирмы, предприятия.

Движение денежных средств  предприятия необходимы при его  внутренним анализе. В результате такого анализа определяется состояние дел в сфере финансов, и выделяются позиции, требующие особо пристального внимания и дальнейшего развития. Финансовый анализ наряду с маркетингом и управлением являются стержнем выбранной политики предприятия. Движение денежных средств на предприятии играет главную роль при выборе финансовой политики предприятия.

Целью разработки финансовой политики предприятия является построение эффективной системы управления финансами, направленной на достижение стратегических и тактических целей  его деятельности. Переход предприятия  к управлению финансами на основе анализа финансово экономического состояния с учетом постановки стратегических целей деятельности предприятия, адекватным рыночным условиям, и поиск путей  их достижения помогает предприятию  устоять.

При проведении на предприятии  экономической реформы задачами разработки финансовой политики предприятия  являются: максимизация получения прибыли предприятия; оптимизация структуры предприятия и обеспечение его финансовой устойчивости; достижение прозрачности финансово-экономического состояния предприятия для учредителей, кредиторов; обеспечение инвестиционной привлекательности предприятия; создание эффективного механизма управления предприятием; использование предприятием рыночных механизмов привлечения финансовых средств.

Прием    и выдача    наличных   денег,    оформление    кассовых   документов,    ведение кассовой книги, ревизия  кассы и контроль за соблюдением  расчетно-кассовой дисциплины   осуществляются  в соответствии   с положением Банка России от 5.01.98 г. N 14-П (в ред. от 22.01.99 г. N 488-У, от 31.10.02 г. N 1201-У) "О  правилах организации наличного  денежного обращения на территории Российской Федерации",