Организация бухгалтерского учета кассовых операций и подотчетных сумм (на примере ЗАО «АстраТехгаз»)

Пример: ЗАО «АстраТехгаз» заключило договор поставки с ООО «Астраханские топливные ресурсы» на сумму 25 000 руб. (в том числе НДС 18%) 18.07.2009г. оборудование было поставлено ООО «Астраханские топливные ресурсы», предъявлены расчетные документы. 20.07.2009г. ООО «Астраханские топливные ресурсы» на основании расходной накладной № 000507 внесли в кассу ООО «АстраТехгаз» денежные средства в сумме 25 000 руб.

Данная операция оформляется  приходным кассовым ордером 

( Приложение 1). Составляются  следующие проводки:

Д62 К90 - 25 ООО руб. внесена  сумма стоимости поставленного  оборудования

 Д90   К68 - 2 186 тыс.руб. учтен НДС

 Д50    К62 - 25 ООО руб. внесены в кассу денежные средства.

 

2.2. Организация  учета подотчетных сумм 

2.2.1. Документальное оформление подотчетных сумм       

          Выдача наличных денежных средств работникам ЗАО «АстраТехгаз» под отчёт регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы ЗАО «АстраТехгаз» производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными). Отсутствие подписи получателя в этих документах расценивается как недостача денежных средств в кассе. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных  суммах и приложенные к ним  оправдательные документы в бухгалтерии  ЗАО «АстраТехгаз» подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем ЗАО «АстраТехгаз». Сотрудники ЗАО «АстраТехгаз», уполномоченные производить закупку материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчёт, заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

На предприятии ЗАО  «АстраТехгаз»  лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Если данные требования законодательства не выполнены, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету. Однако на практике не все так просто, как кажется на первый взгляд. Существует несколько моментов, на которые следует обратить внимание.

   Во-первых, работодатель  вправе принять решение об  удержании из заработной платы  работника задолженность не позднее  одного месяца со дня окончания  срока, установленного для возвращения  аванса. 
Во-вторых, общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы. 
В-третьих, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

   Доказать, что работник не против удержания суммы из заработной платы, возможно только при наличии его письменного заявления об этом. 
          Таким образом, если вышеуказанное заявление отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету, в противном случае удержание из заработной платы работника без его согласия может обернуться для организации разбирательством в суде.

 

 

2.2.2. Синтетический  и аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами 

На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок проведения кассовых операций. Это означает, что  если подотчетному лицу поручено произвести оплату товаров, работ и услуг  других организаций, то данные платежи  не могут превышать предельного  размера расчетов наличными деньгами, установленного указанием Центрального Банка России (от 14.11.2001 г.), который  составляет 60 тыс. руб. по одной сделке с одним юридическим лицом  в день.

Для синтетического учета  подотчетных сумм применяется счет 71. Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения  информации о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет  на административно-хозяйственные  и операционные расходы.

На выданные под отчет  суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции  со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами, на которых учитываются  затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости  от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под  отчет.

Пример: Работнику ЗАО  «АстраТехгаз» Золотову СЮ. выдано под отчет ( Приложение 4) 1000 руб. на приобретение материалов на сумму 900 руб. ( в том числе НДС 150 руб.), что подтверждается соответствующими документами продавца. Работник представил в бухгалтерию авансовый отчет (Приложение 3). Однако неизрасходованный остаток денежных средств не был вовремя возвращен работником в кассу организации, а потому удержан из его заработной платы.

Операции оформляются  бухгалтерскими проводками:

Д 71 К - 1000 руб. 50 выдано под отчет Золотову СЮ.

Д 10 К 71 - 750 на сумму стоимости приобретенных материалов

Д 19 К 71 - 150 руб. на сумму НДС

Д 94 К 71 - 100 руб. на сумму неизрасходованного остатка денежных средств, так и не возвращенного в кассу Золотовым СЮ.

Д 70 К 94 - 100 руб. на сумму неизрасходованного остатка денежных средств, удержанного из заработной платы Золотова СЮ.

 

2.2.3. Учет командировочных расходов

Направление работников ЗАО  «АстраТехгаз» в командировку производится руководителем этого предприятия и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме.

Командировочное удостоверение  может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Вместе с тем, дословно следуя инструкции фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется все же оформлять этот документ во избежание споров с налоговым инспектором.

По усмотрению руководителя ЗАО «АстраТехгаз» направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом, в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.

Аванс на командировочные  расходы выдается работнику в  пределах сметы обычно из кассы предприятия  по расходному кассовому ордеру.

Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций. Пунктом 11 названного Порядка предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги подотчет на командировочные  расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый  отчет о расходовании полученных под отчет сумм вместе с командировочным  удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими  оплату проезда, найма жилого помещения  и других расходов, связанных с  командировкой.

Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под  отчет производится при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Днем выезда работника  в командировку считается день отправления  самолета, поезда, автобуса, или любого другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного  средства в место постоянной работы. При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта - учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое  время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Следует отметить, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени  и отдыха ЗАО «АстраТехгаз». Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако, если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работы в эти дни производится в общеустановленном порядке в соответствии с законодательством.

В случае, когда по распоряжению руководителя ЗАО «АстраТехгаз» работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией предприятия.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время  командировки, в том числе и  за время нахождения в пути (за все  рабочие дни недели по графику. Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован.

При командировке лица, работающего  по совместительству, средний заработок  сохраняется. В случае направления  в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, средний  заработок сохраняется по обеим  должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между  ними.

Командированному работнику  возмещаются расходы по найму  жилого помещения и проезду к  месту командировки и обратно  к месту постоянной работы, а также  оплачиваются суточные.

Командированному работнику  возмещается плата за бронирование мест в гостиницах в размере 50% от возмещаемой ему стоимости места  за сутки.

Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной  остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются  в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки..

В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника  на оплату дополнительных услуг, оказываемых  в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными  в состав гостиничного номера). Расходы  по стирке, подаче обедов в номер  и т.п. не возмещаются.

Расходы по проезду к месту  командировки и обратно, к месту  постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере: стоимости  проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом  общего пользования (кроме такси), включая  страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной  продаже проездных документов, расходы  за пользование в поездах постельными  принадлежностями.

Суточные выплачиваются  командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая  выходные и праздничные дни, а  также дни нахождения в пути, в  том числе за время вынужденной  остановки в пути. Суточные за время  нахождения в пути выплачиваются  по тем же нормам, что и за время  пребывания в месте командировки.

Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так  и без них) должны возмещаться  работнику в пределах установленных  действующим законодательством  норм, которые имеют тенденцию  к постоянному увеличению в связи  изменением уровня цен.

В настоящее время действуют  следующие нормы командировочных  расходов: оплата найма жилого помещения  в сутки (при подтверждении документами) составляет неограниченную сумму, оплата суточных по командировкам внутри страны в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке и 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Согласно налоговому законодательству при оформлении авансового отчета разрешается  выделять расчетным путем НДС  из сумм расходов по проезду к месту  служебной командировки и обратно, затрат на постельные принадлежности в поезде, а также расходов по проживанию в гостинице. Если данные расходы укладываются в утвержденные нормы, то НДС по ним относится  на зачет с бюджетом. НДС по той  доле расходов, которая выходит за пределы установленных норм, должны списываться за счет собственных  средств предприятия, т.е. за счет нераспределенной прибыли. (Из суточных налог не выделяется и не предъявляется к зачету с бюджетом.)