Оценка эффективности системы внутреннего контроля

Процедуры контроля разрешения (санкционирования) операций направле­ны на обеспечение законности операций. К ним относятся:

—  проверка правильности осуществления документооборота;

— выдача разрешения на совершение отдельных хозяйственных опера­ций или подтверждение целесообразности их совершения уполно­моченными сотрудниками администрации (подписание расчетно-платежных документов, утверждение авансовых отчетов, актов спи­сания имущества и т. п.);

—  установление круга лиц, уполномоченных на совершение опреде­ленных операций (получение средств из кассы в подотчет на хозяй­ственные нужды или на командировочные расходы, отпуск продук­ции или материалов со склада, получение товарно-материальных цен­ностей у поставщиков и др.);

— осмотр товарно-материальных ценностей при их оприходования или отпуске и сравнение их содержания, количества и состояния с дан­ными первичных документов (накладных, счетов-фактур, актов при­емки-передачи и др.).

Процедуры контроля сохранности активов и записей основаны на огра­ничении доступа к активам предприятия лиц, не имеющих на то полно­мочий, предупреждении хищений, уничтожения или порчи активов. Они включают: создание надежной контрольно-пропускной системы на пред­приятии, установку средств охраны, сигнализации, сейфов, устройство оборудованных складских помещений и т. п., а также периодическое про­ведение внутренних ревизий и инвентаризаций.

В компьютеризированных системах учета процедуры контроля обеспе­чивают ограничение доступа к программным файлам и файлам информа­ции путем установки паролей, ключей доступа, регламентирования воз­можностей отдельных терминалов (рабочих мест). Важное значение имеют процедуры контроля, гарантирующие, что обработка данных по операци­ям ведется с использованием всей ранее введенной информации, что файлы данных полностью восстановлены после сбоя в программе или поломки компьютера. При ручной обработке информации должны быть приняты меры по сохранению документов путем установления и контро­ля исполнения графика документооборота, правил работы с документа­ми, их передачи в архив, определения ответственных должностных лиц. Внутрихозяйственные проверки предполагают тщательный и непрерыв­ный обзор выполнения предыдущих контрольных процедур, способству­ют своевременному обнаружению ошибок, нацеливают сотрудников на квалифицированное исполнение своих обязанностей. Они включают от­дельные административные действия по наблюдению за выполнением всех предписанных процедур контроля, результаты которых представляются в виде отчетов, докладных записок. Полезно также исследование динамики хозяйственных, показателей, сравнение плановых и сметных показателей с фактически достигнутыми и выяснение причин расхождений.

2. Сущность и функции внутреннего аудита

Эффективность системы внутреннего контроля в известной степени за­висит от его места в организационной структуре предприятия. На предпри­ятии в соответствии с его учредительными документами или правилами внутреннего распорядка может быть назначен ревизор, создана ревизион­ная комиссия или служба внутреннего аудита. Если внутрихозяйственный контроль возложен на ревизора или ревизионную комиссию, работающих на общественных началах, то, как показывает практика, руководство мо­жет игнорировать систему контроля, искажать данные финансовой отчет­ности. Иначе обстоит дело, когда внутрихозяйственный контроль осущест­вляется службой (отделом, группой) внутреннего аудита, являющейся са­мостоятельным подразделением аппарата управления. Такая служба созда­ется с целью проверки эффективности контрольных методов и процедур на Предприятии, оказания помощи администрации в контроле за работой всех подразделений и защиты законных имущественных интересов собственни­ков. Условием успешной работы службы внутреннего аудита является ее независимость от других подразделений, что достигается путем прямого подчинения этой службы руководителю предприятия.

Основными функциями службы внутреннего аудита на предприятии яв­ляются:

—  проверка достаточности и соответствия действующим нормативным актам и учредительным документам системы внутренних регламентов и процедур контроля (приказов, распоряжений, инструкций, распре­деления полномочий и ответственности между сотрудниками и др.);

—  проверка наличия, состояния, правильности оценки активов, эф­фективности использования всех видов ресурсов, соблюдения рас­четной дисциплины, полноты и своевременности внесения налого­вых платежей;

—  экспертиза правильности организации, методологии и техники веде­ния бухгалтерского учета, достоверности бухгалтерской отчетности;

—  проверка достоверности учета затрат на производство, полноты от­ражения выручки от реализации, точности формирования финансо­вых результатов, порядка использования прибыли и фондов;

—  разработка предложений по улучшению организации системы контро­ля, бухгалтерского учета, расчетов, изменению структуры производ­ства и управления, повышению эффективности программ развития;

—  анализ внешних факторов и оценка их влияния на деятельность пред­приятия,

— консультирование учредителей и сотрудников администрации по воп­росам бухгалтерского учета, налогообложения, анализа хозяйствен­ной деятельности, менеджмента, права и др.:

—  организация подготовки к проведению внешнего аудита, проверок налоговых и других контрольных органов.

Для выполнения своих функций служба внутреннего аудита должна быть укомплектована квалифицированными и заслуживающими доверия спе­циалистами, которые хорошо знают специфику предприятия, его орга­низационную структуру, объекты контроля, круг вопросов, подлежащих проверке, законодательные и нормативные акты, владеют техникой И методикой проведения проверок, умеют обобщать и анализировать учет-но-экономическую информацию, формулировать выводы и рекоменда­ции по результатам проверок. Должны быть созданы необходимые усло­вия для работы сотрудников службы, выделены помещения, транспорт, предоставлена компьютерная и оргтехника, программные средства, нормативная и справочная базы данных. Важно обеспечить охрану труда, по­вышение квалификации внутренних аудиторов, определить уровень их оплаты в штатном расписании.

Служба внутреннего аудита действует на основании положения, утвер­ждаемого руководителем предприятия или собранием учредителей (акци­онеров). Проект такого положения приведен в прил. 4. На должность руко­водителя и ведущих специалистов службы целесообразно назначать высо­коквалифицированных специалистов с высшим экономическим образо­ванием, опытом бухгалтерской и экономической работы, отсутствием судимости, имеющих аттестат аудитора или профессионального бухгалте­ра-эксперта. Сотрудниками службы могут быть квалифицированные спе­циалисты по другим профилям для осуществления контроля за техноло­гическими процессами производства. Должностные инструкции для внут­ренних аудиторов должны предусматривать общие положения, конкрет­ные должностные обязанности, права и персональную ответственность.

В практической работе служба внутреннего аудита руководствуется за­конодательными и нормативными актами РФ, министерств и ведомств, органов местного самоуправления, Правилами (стандартами] аудита, а также учредительными документами, приказами и распоряжениями ру­ководителя предприятия, инструкциями, положениями и т, п.

Штат и структура службы зависят от особенностей финансово-хозяй­ственной деятельности предприятия, объема, сложности и условий осу­ществляемых контрольных процедур. Численность и оплата труда работ­ников могут быть предусмотрены в штатном расписании.

Внутренние аудиторы должны выполнять функции, возложенные на них должностными инструкциями. Они обязаны также соблюдать этичес­кие принципы аудиторской деятельности (профессионализм, компетентность, добросовестность, честность, объективность, ответственность, конфиденциальность информации), проводить проверки в соответствии с требованиями стандартов аудита.

Деятельность службы внутреннего аудита должна осуществляться в со­ответствии с планом внутреннего аудита. Такой план разрабатывает руко­водитель службы, а утверждает руководитель предприятия. Конкретные работы по контролю того или иного объекта выполняются аудиторами в соответствии с программой внутреннего аудита, Программы формируют ведущие специалисты аудиторской службы на основании плана внутрен­него аудита, они утверждаются руководителем этой службы.

Служба внутреннего аудита должна иметь следующие права:

—  проверять первичные документы, учетные регистры, планы, сметы и другие документы по финансово-хозяйственной деятельности;

—  знакомиться с учредительными документами, приказами, распоря­жениями должностных лиц, решениями и протоколами общих со­браний учредителей, проектами и уже заключенными хозяйствен­ными договорами;

—  обследовать территорию предприятия, складские, производственные, хозяйственные и служебные помещения, объекты строительства;

—  проверять наличие, состояние и сохранность имущества у матери­ально ответственных лиц;

—  требовать проведения и проводить лично полную или частичную ин­вентаризацию имущества и обязательств предприятия, при необхо­димости опечатывать сейфы, кассы, склады, архивы и другие места хранения ценностей и документов;

—  наблюдать за правильностью отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете;

—  проверять достоверность показателей бухгалтерской и статистичес­кой отчетности, правильность расчетов и своевременность уплаты налогов;

—  Требовать от руководителей структурных подразделений, сотрудни­ков администрации необходимые для проверки документы, справ­ки, расчеты, а также устные и письменные объяснения по возника­ющим вопросам;

—  проводить экспертизу эффективности системы управления и анализ производственно-хозяйственной деятельности и финансового состо­яния предприятия:

—  подготавливать предприятие к внешнему аудиту и налоговому конт­ролю, представлять при необходимости имущественные интересы предприятия в суде и арбитражном суде.

Служба внутреннего аудита должна нести ответственность за:

—  обоснованность и своевременность представления заключений о со­стоянии бух гад терского учета и отчетности, о достигнутом уровне и факторах эффективности производственно-хозяйственной и финан­совой деятельности, о соответствии учредительных и внутрихозяй­ственных документов действующему законодательству;

— обоснованность представленных предложений по улучшению орга­низации системы контроля, бухгалтерского учета, материальной от­ветственности должностных лиц, программ развития видов деятель­ности, проектов оптимизации производственных затрат, налогооб­ложения, привлечения внешних ресурсов, распределения прибыли, создания и использования средств различных фондов и др.;

—  правильность консультаций, оказываемых учредителям, руководи­телям, специалистам и работникам аппарата управления предприя­тия по вопросам организации производства, системы управления, ведения бухгалтерского учета, налогового и хозяйственного законо­дательства, методам анализа финансово-хозяйственной деятельно­сти И др.

Практика аудита свидетельствует, что на тех предприятиях, где созда­ны и эффективно функционируют службы внутреннего аудита, значи­тельно выше уровень сохранности имущества, использования ресурсов, организации бухгалтерского учета и достоверности отчетности.

3. Оценка эффективности системы внутреннего контроля

На этапе общего знакомства с системой внутреннего контроля аудитор получает общее представление о специфике и масштабах деятельности предприятия, системе его бухгалтерского учета, структуре службы внут­реннего аудита и ее месте в системе управления, составе решаемых внут­ренними аудиторами задач, их профессионализме, регулярности и каче­стве проводимых ими проверок, принятых мерах по обеспечению сохран­ности имущества, надежности бухгалтерского учета и достоверности от­четности. Если по результатам такого изучения будет сделан вывод о нена­дежности системы внутреннего контроля, низком се уровне, то полагать­ся на эту систему нецелесообразно. Наоборот, если, по мнению аудитора, можно доверять системе внутреннего контроля предприятия, он присту­пает к следующему этапу.

Первичная оценка надежности системы внутреннего контроля осущест­вляется аудитором на основе собственных методик И приемов. При этом следует учитывать, что для проверки надежности средств контроля нужно изучить учетную и хозяйственную документацию не выборочно, а за весь отчетный период; большее внимание нужно уделить периодам, деятель­ность в которых имела особенности и отличия. В итоге надежность системы внутреннего контроля может быть определена как средняя или высокая, а значит, и учтена при планировании аудиторских процедур.

Подтверждение достоверности оценки системы внутреннего контроля осуществляется в процессе проверки. Доверяя в определенной степени системе внутреннего контроля предприятия, аудитор в ходе проверки дол­жен проводить процедуры подтверждения ее надежности (тесты средств контроля), используя различные методы и приемы. Если при этом оценка надежности системы окажется ниже первоначальной, следует скорректи­ровать порядок осуществления других аудиторских процедур.

На этапе оценки аудитором надежности системы внутреннего контро­ля процедуры контроля должны быть направлены на выяснение того, как эта система Предотвращает, выявляет и исправляет ошибки и искажения, возникающие r ходе учета хозяйственных операций (неверные значения показателей, суммы, корреспонденции счетов, пропуски данных и др.). Рекомендуется проводить процедуры оценки по семи направлениям: ре­альность учитываемых данных, полнота, разрешение, точность, класси­фикация, учет, периодизация.