Оценка эффективности системы внутреннего контроля

Содержание                                                     страница

Введение…………………………………………………………………..2

1. Цели и основные принципы внутрихозяйственного

контроля……………………………………………………………...3

2. Сущность и функции внутреннего аудита……………………11

3. Оценка эффективности системы внутреннего контроля…..16

Заключение…………………………………………………………………19

Введение:

Для успешной деятельности предприятия, повышения уровня рента­бельности, сохранения и приумножения его активов необходим отлажен­ный механизм управления, важнейшим элементом которого выступает повседневный внутрихозяйственный контроль. Руководство предприятия несет ответственность за разработку и фактическое воплощение системы внутреннего контроля. От него зависит, чтобы эта система отвечала раз­мерам и специфике деятельности предприятия, функционировала регу­лярно и эффективно.

Система контроля должна быть экономически оправданной, то есть затраты на ее функционирование должны быть меньше потерь предприя­тия из-за ее отсутствия. Если система внутрихозяйственного контроля бу­дет эффективно функционировать, это позволит сократить расходы на проведение внешнего аудита.

1. Цели и основные принципы внутрихозяйственного контроля

Система внутрихозяйственного контроля предприятия включает три ос­новных элемента: среду контроля, учетную систему и процедуры контро­ля. Каждый элемент подразумевает наличие правил, методик, положений и документации, разработанных для достижения указанных выше целей. В сочетании все элементы системы контроля обеспечивают предприятию снижение риска в деловой и финансовой деятельности, а также в бухгал­терском учете.

Среда контроля — это действия, мероприятия и процедуры, которые отражают общее отношение администрации и собственников предприя­тия к  контролю, степень значимости контроля для предприятия.  Вели высшее руководство предприятия понимает важность контроля и реали­зует это понимание в виде конкретных практических действий, то и ос­тальные сотрудники будут ответственно выполнять предписанные им пра­вила и инструкции. При оценке среды контроля выделяются следующие элементы: стиль и основные принципы управления, организационная структура, распределение полномочий и ответственности, управленческие методы контроля, работа с персоналом, влияние внешних факторов.

Стиль и основные принципы управления выражаются в отношении адми­нистрации ко многим элементам деятельности, например в степени го­товности администрации идти на риск при осуществлении хозяйственных операций либо стремлении избегать любых форм риска, в установлении планов по прибыли как «наилучших» либо «наиболее вероятных», фор­мировании динамичной и компактной структуры управления либо сохра­нении неповоротливой и бюрократической структуры с диктатом одного или двух лиц, соблюдении высшими руководителями этических норм пове­дения либо нарушении финансовой дисциплины. Следствием авторитар­ного стиля руководства или постановки нереальных рабочих целей может быть высокая текучесть административных кадров. Необоснованность це­лей может создавать и условия для искажения финансовой информации. (Понимание этих и подобных аспектов стиля и принципов управления позволяет аудитору уяснить отношение управляющих к контролю.)

Организационная структура определяет существующие формы власти и подчинения на предприятии, регламентирует области полномочий и от­ветственности сотрудников, порядок составления отчетов. Уровень совер­шенства организационной структуры предприятия частично зависит от размеров и назначения предприятия. Если для крупного предприятия ха­рактерна многоступенчатая организация с определенным порядком со­ставления документов и отчетности, то на малом предприятии она будет мешать прохождению требуемого потока информации. (Задача аудитора — составить мнение об эффективности организационной структуры пред­приятия исходя из его размеров и специализации.)

Распределение полномочий и ответственности между персоналом пред­приятия призвано гарантировать правильное ведение хозяйственных опе­раций. С этой целью разрабатываются и доводятся до сотрудников в пись­менном виде должностные инструкции, планы мероприятий, рекоменда­ции и указания. Для предотвращения попыток отдельных яиц нарушать требования контроля следует обеспечивать разделение несовместимых функций. Функции данного сотрудника являются несовместимыми, если их сосредоточение у одного лица может способствовать совершению оши­бок и нарушений и затруднять их обнаружение. Обычно подлежат распре­делению между различными лицами следующие функции: непосредствен­ный доступ к активам, разрешение на совершение операций с активами, непосредственное осуществление хозяйственных операций, отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Например, отпуск мате­риалов со склада должен быть санкционирован ответственным сотрудни­ком администрации предприятия, непосредственный отпуск производит кладовщик на основании накладной, материалы используют работники цеха, учет и контроль операций осуществляет бухгалтер материального отдела (а также внутренний аудитор). В компьютеризированной системе учета целесообразно, чтобы персонал, ответственный за отражение дан­ных по финансовому положению, не занимался обработкой данных по хозяйственным операциям. В небольших предприятиях адекватное разде­ление обязанностей между сотрудниками затруднено, что повышает риск финансовых нарушений. (Аудитор должен оценить правильность методов распределения полномочий и ответственности, их доведение до персона­ла, включая этические нормы, чтобы установить, насколько точно пер­сонал представляет свои обязанности.)

Для контроля за работой предприятия администрация использует различ­ные управленческие методы, включая определение квалификации сотруд­ников, оценку системы обработки информации и составления отчетов, анализ достигнутых результатов финансовой деятельности и сравнение их с запланированными, изучение деятельности отдельных подразделений и др. Важное значение имеет порядок осуществления внутреннего управ­ленческого учета и Подготовки отчетности для внутренних целей. Частью системы управленческого контроля на предприятии является специально создаваемая служба внутреннего аудита. (Если аудитор высоко оценивает эффективность управленческих методов контроля, в ряде случаев он мо­жет ограничить объем процедур проверки.)

Целью работы с персоналом является наличие на предприятии необхо­димого количества сотрудников, обладающих достаточными знаниями и опытом для выполнения своих обязанностей. Система отбора, найма, про­движения по службе, обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квалификацию и честность персонала. Целесообразно реализовывать на практике мероприятия и программы, позволяющие осущест­влять контроль и оценку деятельности работников, их стимулирование, обучение. (Аудитор должен выяснить, насколько правильно ведется рабо­та с персоналом, что напрямую влияет на его компетентность и ответ­ственность, в том числе при обработке финансовой информации.)

Внешние факторы, как правило, не являются объектом контроля со стороны администрации, но также могут воздействовать на работу пред­приятия. Прежде всего это требования действующего законодательства, которым должна в целом соответствовать хозяйственная деятельность пред­приятия. Например, требование налоговых органов относительно еже­квартального (или даже чаще) представления расчетов по отдельным на­логам обусловливает более пристальное внимание управленческого звена К процедурам контроля, связанным с ведением учета. (Знание того, ка­ким аспектам работы администрация уделяет особое внимание, позволя­ет аудитору определить области, подвергающиеся эффективному контро­лю. С другой стороны, знание о влиянии конкретных внешних факторов может заставить аудитора искать дополнительные доказательства эффек­тивности структуры и процедур контроля на предприятии.)

Учетная система — это совокупность процедур по сбору, регистрации, обработке и представлению Данных об активах и хозяйственных операци­ях предприятия. Эффективная система бухгалтерского учета обеспечивает полноту, реальность, своевременность отражения хозяйственных опера­ций, их правильную оценку, классификацию и обобщение.

Для понимания учетной системы предприятия необходимы изучение и оценка следующих сведений о его хозяйственной деятельности:

—  учетная политика и основные принципы ведения бухгалтерского учета;

—  организационная структура подразделения, ответственного за веде­ние бухгалтерского учета и подготовку бухгалтерской отчетности (бух­галтерии);

—  распределение обязанностей и полномочий между сотрудниками бух­галтерии;

— организация подготовки, оборота и хранения документов, отражаю­щих хозяйственные операции;

—  порядок отражения хозяйственных операций в учетных регистрах, формы и методы обобщения данных таких регистров;

—  порядок подготовки бухгалтерской отчетности на основе данных бух­галтерского учета;

—  роль и место вычислительной техники в ведении учета и подготовке отчетности;

— критические области учета, где риск возникновения ошибок или ис­кажений бухгалтерской отчетности особенно велик;

— средства контроля, предусмотренные в отдельных областях системы учета.

Концептуально система учета стоит отдельно от процедур контроля. Но на практике трудно разделить вклад каждого элемента в достижение це­лей контроля. Поэтому приемлемость процедур контроля во многом зави­сит от состояния системы бухгалтерского учета (выбранной учетной по­литики, применяемых средств обработки данных, уровня совершенства учетных компьютерных программ, объема хозяйственных операций и др.). Ручная система бухгалтерского учета и система учета с помощью компью­тера направлены на достижение целей контроля, если хозяйственные опе­рации, обработанные каждой системой, контролируются приемлемыми для нее процедурами. Например, ручная обработка счетов-фактур на про­дажу может способствовать достижению цели контроля процесса реализа­ции, если все счета-фактуры и расходные документы на отпуск продук­ции были предварительно пронумерованы, все отсутствующие или оши­бочные позиции были откорректированы лицами, не занимающимися отгрузкой или составлением счетов-фактур, а персонал службы контроля (или руководитель предприятия) провел проверку и утвердил указанные процедуры. При компьютерной обработке информации процедуры конт­роля обычно включают компьютерную совместимость заказов на отгрузку с файлом заказа и файлом операций по продаже, выдачу компьютером отчета и управление программами защиты файлов данных, а также осу­ществление контроля и руководства со стороны уполномоченного на это персонала. В каждом случае приемлемость процедур контроля определяет­ся составными элементами системы бухгалтерского учета.

Процедуры контроля — это методы и правила, разработанные адми­нистрацией для того, чтобы иметь уверенность в том. что все совершаемые хозяйственные операции зарегистрированы полностью и точно; все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним обнаружи­ваются максимально быстро; целостность данных обеспечена учетными регистрами или файлами компьютера; доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности, защите активов и файлов данных, будут достигнуты и будет выдана надежная финансовая информация.

При отсутствии компьютера все процедуры контроля выполняются вручную, а при наличии компьютера некоторые из них осуществляются с использованием компьютерных программ их называются «программи­руемыми». Оба вида процедур применяются взаимосвязано. Например, ведение «Книги покупок» с помощью компьютера позволяет проверить все неоплаченные счета-фактуры продавцов на определенную дату с ис­пользованием соответствующего файла. Такая проверка проводится пе­ред оплатой очередного ранее зарегистрированного с чета-фактуры. Если соответствие имеется, то счет-фактура передается на оплату. Если обна­ружены расхождения в данных, указанных в списке и счете-фактуре, либо информация отсутствует, контролер, проверяющий ведение учета процесса заготовления, снимает вопрос об оплате, указывая, что мате­риалы либо не поступили, либо имеются расхождения в данных (послед­нее подлежит уточнению).

На практике осуществляются самые различные процедуры контроля: пол­ноты данных, точности данных, разрешения (санкционирования) опера­ций, сохранности активов и записей, внутрихозяйственные проверки.

Процедуры контроля полноты данных предназначены для уверенности в том. что данные по всем хозяйственным операциям внесены в учетные регистры (компьютерные файлы) и приняты на обработку. При их отсут­ствии существует вероятность потери документов, их неправильной сор­тировки, а значит, и неправильной регистрации данных по хозяйствен­ным операциям. К таким процедурам относятся;

—  нумерация всех первичных документов в момент совершения хозяй­ственных операций (или предварительно) и учет их после обработки;

—  проверка обработки всех данных путем применения «проверочных сумм» (сравнение количества документов до и после обработки, спо­соб двойной записи, балансовый метод и др.);

—  согласование данных из разных источников (например, сравнение данных по выписанным счетам-фактурам и накладным на отгрузку продукции);

—  определение того, что информация по всем хозяйственным опера­циям была внесена в документы;

— сравнение входных данных с показателями, указанными в других документах.

При компьютерной обработке информации контролируется полнота внесения данных, обработанных компьютером, включая определение, пополнение и суммирование данных по хозяйственным операциям. Эти действия выполняются с использованием программируемых процедур бухгалтерского учета (программных комплексов).

Процедуры контроля точности данных необходимы для уверенности в том, что данные по каждой хозяйственной операции отражены в учете своевременно и в полном объеме, правильно разнесены по счетам. Точ­ность достигается внедрением процедур контроля за результатами расче­тов, общей стоимостью, добавлениями и классификацией счетов. К та­ким процедурам относятся: арифметическая проверка правильности учет­ных записей, сверка расчетов. При ручном велении учета может прово­диться двойная проверка операций с привлечением лица, которое повто­ряет расчеты, вносит добавления и указывает корреспонденцию счетов. В компьютеризированной системе учета проверка точности внесения дан­ных проводится для получения уверенности в том, что данные точно за­регистрированы и внесены в компьютер. Для этого анализируются остат­ки по счетам, номера и даты введенных документов, значения их показа­телей и суммы. Важное значение имеет контроль отражения хозяйствен­ных операций в нужное время (по мере оприходования товаров, отпуска продукции и передачи отчетов со склада в бухгалтерию и т. п.).