Методы и приемы внутреннего аудита

     Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителя предприятия по мере необходимости  и внезапно.

     Особой  профессиональной подготовки от специалиста  внутреннего аудита требует проведение инвентаризации расчетов.

     Этой  процедуре должны ежегодно подвергаться расчеты с банками и другими  кредитными учреждениями по ссудам, расчеты  с бюджетом, поставщиками и покупателями, подотчетными лицами, персоналом, другими  дебиторами и кредиторами.

     Необходимо  выяснить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие  остатки задолженности. Для этого  по данным регистров аналитического учета к счетам, предназначенным  для отражения расчетов, сличают  остатки по каждому виду расчетов на начало проверяемого периода с  остатками по соответствующим статьям  баланса, а затем проверяют каждый вид расчетов. Специалист внутреннего  аудита обязан установить:

• причины и виновников образования задолженности; давность ее возникновения и реальность получения;
• не пропущены ли сроки исковой давности;
• какие меры принимались для погашения задолженности;
• проводились ли встречные проверки;
• составлялись ли акты выверки взаиморасчетов;
• наличие графиков погашения задолженности и писем, в которых дебиторы признают свою задолженность;
• велась ли претензионно-исковая работа;
• осуществляется ли контроль исполнения договорных обязательств.

     Проверке  также подлежит невостребованная кредиторская задолженность. Следует установить, не перекрывается ли в бухгалтерских  балансах дебиторская задолженность  кредиторской путем отражения свернутого сальдо по расчетным счетам.

     При анализе прочей дебиторской задолженности  важно проверить:

• наличие задолженности работников предприятия или фирмы за пользование основными средствами и инвентарем;
• отпущенные без предварительной оплаты материальные ценности;
• не сданную при увольнении спецодежду и др.

     Особое  внимание внутренних контролеров должно быть уделено учету результатов  инвентаризации.

     В бухгалтерском учете результаты инвентаризации отражаются в том  месяце, в котором она была закончена. Итоги годовой инвентаризации включаются в годовой отчет. 

ОСМОТР, ОБСЛЕДОВАНИЕ, КОНТРОЛЬНЫЙ ОБМЕР 

     Проверка  реального состояния средств  хозяйства, упомянутых в содержании документа, выполняется путем осмотра  и обследования определенных объектов.

     Осмотр  представляет собой непосредственное изучение компетентным человеком определенных объектов учета, выполняющих в хозяйственной  системе те или иные конкретные функции, а также, если это потребовалось, фиксацию важной информации об особенностях осмотренных объектов.

     Обследование, как и осмотр,  –  это непосредственное изучение компетентными работниками  определенных объектов хозяйственной  системы. Однако при обследовании чаще осуществляется документирование важной информации об их выявленных дополнительных особенностях. Это могут быть акты, протоколы и другая подобная документация.

     Осмотру могут подвергаться самые различные  объекты: производственные помещения, оборудование, территории, склады, продукция  и др. К осмотру или обследованию при необходимости привлекают руководителей  проверяемого объекта или ответственных  за те или иные участки работы лиц, которые могут дать необходимые  пояснения.

     В торговых организациях для проверки многих хозяйственных операций требуется  проводить тщательный осмотр маркировки, товарных знаков, наличия акцизных марок, других отличительных признаков конкретных товаров. Полученные при осмотре данные сопоставляются с содержанием бухгалтерских документов. В тех случаях, когда для проверки документов требуется изучить свойства осматриваемых товаров, к участию в осмотре может быть привлечен специалист-товаровед.

     В свою очередь, осмотр торговых помещений  позволит установить нарушения при  использовании контрольно-кассовых машин. Все данные, полученные при  осмотре, сопоставляются с содержанием  бухгалтерских документов.

     В случаях, если необходима более глубокая проверка и выяснение состояние  учета и соблюдения технологического процесса, проверяющим лицом осуществляется обследование отдельных участков предприятия. В процессе данной деятельности могут быть установлены:

• факты нарушения правил хранения продукции;
• неудовлетворительная организация контрольно-пропускного режима и др.

     Контрольный обмер – методический прием внутреннего  контроля, с помощью которого определяется фактически выполненный объем строительных или строительно-монтажных работ, произведенных хозяйственным или подрядным способом, и правильность их оплаты.

     Как правило, обмер осуществляется с привлечением специалистов-строителей. При подготовке обмера определяются конкретные объекты, конструктивные элементы и виды работ, подлежащие проверке. После этого подсчитывается количество и стоимость работ, выполняемых с начала строительства и оплаченных по проверяемым актам приемки работ или нарядам. Эти данные сверяются с данными проектно-сметной документации, и выявляются отклонения в характере, количестве и стоимости работ. Если возникает необходимость проверить правильность списания материалов, то подсчитываются виды и количество списанных материалов.

     К участию в обмере привлекаются заинтересованные должностные лица, исполнители, ответственные  за строительство или ремонт объекта  и подписавшие акты приемки работ, наряды и документы на списание материалов. Ими обычно являются прорабы, начальники участков.

     При производстве обмера используются следующие  документы: акты на выполнение работ, журналы  учета выполненных работ, которые  ведутся по каждому объекту строительства, журналы расхода строительных материалов, наряды работ, акты геодезических замеров, акты технического обследования зданий, акты приемки работ, проектно-сметная  документация, данные бухгалтерского учета о списании материалов и  др.

     Перед началом обмера у контролера и  участвующего специалиста в обязательном порядке должны иметься две таблицы. Одна – в сметных ценах, другая – непосредственно по нарядам.

     Результаты  обмера выполненных работ отражаются в составляемом ревизором совместно  со специалистом-строителем акте обмера, который подписывают все участники  этого действия. Если кто-либо из них  откажется подписать акт, то должна быть сделана соответствующая отметка. При несогласии с результатами обмера, указанными в акте, привлеченные к  обмеру лица вправе требовать, чтобы  в акте были записаны их замечания  и возражения.

     В акте целесообразно зафиксировать  лишь фактически установленный объем  работ или только данные замеров. Впоследствии эти данные сопоставляются с бухгалтерскими документами и  определяются объемы и стоимость  работ, расход материалов и возможные  их завышения. При наличии нарушений может составляться ведомость перерасчета стоимости работ.    

     МЕТОДЫ  ПРОВЕРКИ ОТДЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И  ИХ СОВОКУПНОСТЕЙ ПО ОДНОТИПНЫМ И ВЗАИМОСВЯЗАННЫМ ОПЕРАЦИЯМ 

     Все хозяйственные операции и факты  хозяйственной жизни у экономических  субъектов должны быть документированы.

     Документы могут быть либо доброкачественными, либо недоброкачественными, и частные  задачи внутреннего аудита нередко  состоят в выявлении недоброкачественных  документов с целью их последующего анализа.

     Для классификации документов по качественным признакам используют три критерия доброкачественности документов.

1. Формальный критерий. Любой доброкачественный документ должен быть составлен по определенной форме. В РФ широко используются типовые межведомственные формы различных первичных документов.
2. Критерии законности. Хозяйственная операция, отраженная в документе, должна быть законна по своему содержанию.
3. Критерии действительности. Документ должен отражать содержание именно той хозяйственной операции, для которой он был создан, причем отражать это содержание в неискаженном виде относительно объемов, даты, участвующих в хозяйственной операции сторон или лиц и т.д.

     Документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных  критериев, являются недоброкачественными.

     Недоброкачественные документы, в свою очередь, могут  быть подразделены на две группы.

1. Документы, недоброкачественные по форме. Они отражают реальные хозяйственные операции в неискаженном виде и объеме.
2. Документы, недоброкачественные по существу.

     Последовательный  просмотр первичных документов и  учетных регистров – сканирование.

     В результате сканирования аудитор обращает внимание на нестандартные документы, например:

1. были использованы бланки неустановленной формы или нарушился порядок их составления;
2. остались незаполненными некоторые из необходимых реквизитов;
3. использованы лишние, не предусмотренные типовыми формами реквизиты;
4. использованы ненадлежащие реквизиты, не соответствующие тем, которые предусмотрены типовыми формами.

     Существует  много ситуаций, когда описанные  выше методические приемы проверки одного документа позволяют аудитору серьезно засомневаться в его доброкачественности, однако такие сомнения еще нельзя назвать бесспорными доказательствами. В таких случаях необходимо собрать  дополнительные свидетельства, которые, например, помогут точно определиться в наличии или отсутствии недействительной операции, отраженной в документе. Для  этого аудитор может использовать приемы проверки нескольких документов по однотипным или взаимосвязанным  хозяйственным операциям. Среди  наиболее часто используемых приемов  данного типа – запрос и подтверждение, взаимная сверка, хронологическая проверки и др.

  Надежность аудиторских доказательств, в том числе собираемых в ходе проверки внутренними аудиторами, зависит от источника, из которого они получены. Аудиторские доказательства, полученные из внешних источников, считаются более надежными, чем те, которые получены из внутренних источников.

     Процесс получения и анализа аудиторских  доказательств в виде ответов  третьих лиц на запросы проверяемой  организации называется внешним  подтверждением.

     Аудитор может составить запрос в виде позитивного или негативного  подтверждения, в зависимости от специфики информации, которую он хочет получить от третьей стороны.

     Аудитор должен правильно выбрать должностное  лицо сторонней организации, в адрес  которого следует направить запрос. При этом необходимо учитывать компетентность должностного лица, его осведомленность, мотивацию, возможность и желание  предоставить ответ.

При взаимной сверке сопоставляются различные по своему наименованию и характеру  документы, в которых отражаются различные аспекты одной и  той же или нескольких взаимосвязанных  операций.

     Возможности взаимной сверки различных документов весьма разнообразны. У каждого экономического субъекта они зависят от отраслевой специфики предприятия, а также  от особенностей системы внутрихозяйственного контроля. Например, внутренние аудиторы могут осуществлять взаимную сверку следующих документов:

1. данные первичных документов и учетных регистров, а также оперативного учета, отражающих отгрузку товарной продукции, с той информацией, которая зафиксирована в других документах, связанных с ее отгрузкой и реализацией;
2. информация из первичных документов по поступлению товарно-материальных ценностей сопоставляется с расходами на их доставку. Данные могут быть проанализированы не только по отдельным поступлениям, но и по всему объему поступления товарно-материальных ценностей за год с применением аналитических процедур;
3. данные о выводе или отгрузке определенных товарно-материальных ценностей с данными о таре, в которой осуществлялась перевозка этих товарно-материальных ценностей;
4. начисление заработной платы в производстве с объемами фактически оприходованных готовых изделий на складе;
5. сопоставляются первичные документы с информацией, проведенной по учетным регистрам;
6. данные о списании основных средств сопоставляют с информацией о затратах на их ликвидацию, а также с накладными на оприходование строительных материалов и конструкций, запасных частей к машинам и оборудованию, документами на сдачу металлолома и т.д. На практике, с учетом весьма ощутимых размеров налога на имущество, аудиторы иногда сталкиваются даже с фактами фиктивного списания зданий и сооружений. Заводских производственных корпусов и т.д.
7. информация о списании различных товарно-материальных ценностей на порчу, бой, лом сопоставляется с аналогичными документами, отражающими хозяйственные операции по их уничтожению, приходу соответствующих возвратных материалов и т.д.