Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

 

     По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен.

     В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с  подотчетными лицами.

     Представленный  вопросник позволяет сделать  вывод, что порядок расчетов с  подотчетными лицами удовлетворителен.

     Теперь, используя формулу факторной модели аудиторского риска, определим чему равен приемлемый аудиторский риск (ПАР).

     Формула факторной модели:

     ВР  × РК × РН = ПАР,

     Где будем считать что: внутрихозяйственный  риск (ВР) - 60%

     риск  контроля (РК) – 50%

     риск  не обнаружения (РН) – 10%

     ПАР = 0,6 × 0,5 × 0,1 = 0,03 или 3%.

     Так как аудиторский риск не высок, то аудитор может считать план приемлемым. 

2.5 План и программа аудита 

     Разработка  общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки. Содержание общего плана аудита  оформляется в виде таблицы. В общем плане аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа,

     оценки  надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита. 

     Таблица 6 – Общий план аудита

 

     Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу  изучения документов в зависимости  от состояния данного раздела учета на предприятии. При составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать за основу план.

     Аудиторскую программу составляют в виде программы  аудиторских процедур по существу.  

     Таблица 7 – Программа аудита

 

     Разработка  программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и  разработка общего плана аудита. Программа  является развитием общего плана  аудита и представляет собой детальный  перечень аудиторских процедур. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 3. Реализация программы и завершение аудита учета рсчетов с подотчетными лицами в ООО СМФ «СиМа». 

     3.1 Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО СМФ «СиМа» 

     При аудите расчетов с подотчетными лицами аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

     В ходе проверки было установлено, что  выдача наличных денег под отчет в ООО СМФ «СиМа» осуществляется на основании приказа руководителя организации, в котором зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы.

     Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так в этом документе сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия. В ООО СМФ «СиМа» не всегда выполняются данные правила.

     Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

     Аудитор должен проверить, чтобы каждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, был ознакомлен под расписку с приказом, а при необходимости были разъяснены правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. При аудиторской проверке необходимо помнить, что сотрудник предприятия может получить из кассы деньги под отчет только на определенные цели.

     Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их в  командировку, - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер и выдать командированному сотруднику деньги.

     Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными  от имени своего предприятия с  другими организациями (водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь – марки для конвертов на почте, а бухгалтер – бланки налоговых деклараций в магазине). Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ, в котором указывает, кому, на какие цели выдаются деньги. Затем кассир составит расходный ордер и выдаст необходимую сумму.

     В ходе аудиторской проверки аудитор  установил, что иногда ООО СМФ «СиМа» выдает деньги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу. Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

     Аудитор должен проверить чтобы, расчеты  с подотчетными лицами учитывались на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используют журнал-ордер № 7. Но предприятие может и само разработать форму аналитического регистра. Главное, чтобы в нем отражались те же сведения, что и в журнале-ордере № 7, а именно: когда и кому выданы деньги, в каком размере, когда сдан авансовый отчет, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетного лица.

     Заполнив  расходный кассовый ордер и указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает  сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит в ордере свою подпись. Необходимо проверить, чтобы эту операцию бухгалтер предприятия отразил следующей проводкой: Дебет 71 Кредит 50 -  выданы деньги под отчет.

     Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет. Форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия и организации, кроме бюджетных. Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. Он составляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильно оформлен.

     На  лицевой стороне этого документа  должны быть указаны:

• наименование организации, которая выдала под отчет деньги своему сотруднику;
• номер авансового отчета и дата его составления;
• структурное подразделение, в котором работает сотрудник, получивший деньги под отчет;
• фамилия, имя, отчество и профессия этого сотрудника;
• назначение аванса;
• сумма, выданная из кассы сотруднику;
• расход и остаток (перерасход) денег.

     На  лицевой стороне отчета предусмотрена таблица для отражения бухгалтерских записей, которые связаны с расходованием подотчетных сумм. Обратить внимание нужно на то, что в новом авансовом отчете под линией отреза появилась расписка. Ее заполняет бухгалтер и отдает работнику, от которого он принял этот отчет.

     На  обратной стороне авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работников. Еще здесь  указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер  принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.

     Необходимо  проверить, чтобы сотрудник, который  составляет авансовый отчет, подтвердил свои расходы так называемыми  оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовому отчету, перечислить на его обратной стороне и пронумеровать. Такими документами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т. п.

     Эти документы должны быть правильно  оформлены. В товарном чеке, а также  в квитанции, подтверждающей покупку, должно быть подробно написано, что, сколько и за какую цену купил подотчетный сотрудник. Это позволить избежать споров при проверке. К товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек.

     Аудитор установил, что данные требования в ООО СМФ «СиМа» выполняются при ведении учета расчетов с подотчетными лицами.