Тема 3.2  Внедрение современных средств автоматизации и анализа материальных запасов

     Особое  значение имеет внедрение современных  средств автоматизации и анализа  материальных запасов.

     Бухгалтерские задачи – очень широкое понятие, их содержание отражает поступление и выбытие товарных, материальных ценностей, денежных средств, вычисление результатов хозяйственной деятельности, отражение этих процессов на счетах бухгалтерского учета. Средства для решения бухгалтерских задач очень разнообразны, от настольных калькуляторов до больших электронно-вычислительных машин, как правило, средство ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях IBM-совместимые компьютеры и программы для них. Для ведения бухгалтерского учета на компьютерах данного класса учреждениями применяются два больших класса компьютерных программ: программы получившие название «электронные таблицы» и специализированные бухгалтерские программы. Различия между ними очень велики. По кругу охватываемых задач бухгалтерского учета в учреждении их можно разделить на общие и частные. Общие позволяют решать все стандартные задачи бухгалтерского учета, частные - отдельные задачи, например: составление баланса и формы отчетности, учет материальных запасов и т.п.

     Стоит отметить, что по количеству проданных  специализированных бухгалтерских  программ отечественных фирм одни из первых были: 1С-Бухгалтерия, Финансы  без проблем, Турбо – бухгалтер, Парус. Наиболее распространенным является «1-С: Бухгалтерия для бюджетных учреждений»

     Электронные таблицы, созданные в одной стране приемлемы и для другой.

     При компьютеризировании учет материальных запасов в учреждении стал намного проще и для материально ответственных лиц, и для руководителей в ходе проверки. Появилась возможность работы в сети Интернет, для получения информации о новых методах и технологиях работы. Появилась также возможность находить поставщиков медикаментов, канцелярских товаров, хозяйственных товаров, ГСМ, мягкого инвентаря напрямую без посредников.

     Основным  направлением повышения эффективности  использования материальных запасов  является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование материальных запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки. Также не последнюю роль играет анализ эффективности, так как анализ использования – один из важнейших составляющих процесса учета и контроля материальных запасов. С помощью анализа эффективности использования материальных запасов бюджетное учреждение составляет отчеты (пояснительная записка к годовому отчету), а также прогнозы дальнейшей деятельности. Существенно улучшить учет материальных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т.е. более широко использовать накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах и др.

     Важное  условие повышения эффективности использования материальных запасов – усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов.

     Для решения задачи полной автоматизации оперативного учета материально-производственных запасов в последнее время широко применяют несъемные пленочные этикетки со штриховым кодированием, терминалы сбора данных и особое программное обеспечение.

     Благодаря обязательной автоматизации, без которой невозможно внедрение новых правил бюджетного учета, оперативный учет государственного имущества может быть организован на новом уровне. При этом максимально эффективно решается задача маркировки имущества с целью предотвращения несанкционированной замены инвентарных единиц.

     Пользоваться  плодами современных технологий совсем несложно. В бухгалтерской  программе уже есть справочник материальных запасов. Он перекачивается из бухгалтерской  программы с помощью специального программного модуля, который забирает и обрабатывает эту информацию.

     В настоящее время на рынке программных  продуктов представлены различные  программные комплексы, позволяющие  проводить инвентаризацию с помощью  оборудования для нанесения и  чтения этикеток со штрихкодом. Наиболее удобным в настоящее время является программный комплекс Бюджет-21 «Инвентаризация», совместимый с такими системами для ведения учета, как «1С: Предприятие» и «Бюджет-21».

     Таким образом, автоматизация системы  бухгалтерского учета ведется в  основном за счет внедрения отдельных программных комплексов полностью автоматизирующих отдельные участки учета, это позволяет облегчить труд бухгалтера избавить его от рутинной работы, больше остается времени для проведения экономического и финансового анализа работы учреждения, поиска резервов повышения эффективности работы. Внедрение автоматизации позволяет: более оперативно вести бухгалтерский учет, выводить оперативную информацию за определенный период времени, быстрый поиск и выведение необходимой экономической информации, автоматизация составления бухгалтерских и финансовых отчетов, уменьшается трудоемкость учетных работ и количество допущенных ошибок.

Заключение

     В результате рассмотрения данного вопроса можно сделать следующие выводы:

     −  материальные запасы – это один из видов нефинансовых активов бюджетных учреждений;

     −  для учета материальных запасов, предназначенных для использования в процессе деятельности учреждения, а также для перепродажи, предназначен счет 010500000 «Материальные запасы»;

     −  материальные запасы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства;

     −  для выполнения производственной программы организации определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их. На поставку материалов организация заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции;

     −  отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию, к списанию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании соответствующих документов:

     −  бюджетные учреждения, на балансе которых есть материальные запасы, в том числе продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, это в первую очередь: больницы, школы, детские сады, детские дома;

     −  учет материальных запасов ведется в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету (Приказ № 157н);

     −  первичная документация учета материальных запасов оформляется на основании типовых форм, которые имеют все необходимые реквизиты.

     −  при компьютеризировании, учет материальных запасов в учреждениях станет намного проще и для материально ответственных лиц, и для руководителей в ходе проверки. Появится возможность работы в сети Интернет, для получения информации о новых методах и технологиях работы в бюджетном учреждении. Появится возможность находить поставщиков медикаментов, канцелярских товаров, хозяйственных товаров, ГСМ, мягкого инвентаря напрямую без посредников. Возможность ознакомиться с новыми законами и поправками к законам в здравоохранении, также не возможно без сети Интернет.

     −  основным направлением повышения эффективности использования материальных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий.

     −  рациональное использование материальных запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки.

     −  большое значение для сохранности материальных запасов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.

     −  важное условие повышения эффективности использования материальных запасов – усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов.

     Таким образом, обобщив полученную информацию можно сделать следующий вывод: учреждение должно стремиться к соблюдению норм материальных запасов каждого вида материалов, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток – к срыву деятельности организации. Существенно улучшить учет материальных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, более широко использовать накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости), предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы:

1. «Бюджетный  кодекс Российской Федерации» от 31.07.1998 № 145-ФЗ;
2. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.09.2010) "О бухгалтерском учете";
3. Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению";
4. Постановление Правительства РФ от 03.07.2006 № 413 (ред. от 03.09.2008) «Об утверждении форм документов финансовой отчетности об исполнении федерального бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации»;
5. Постановление Правительства РФ от 11.05.2006 № 281 (ред. от 06.05.2008) «Об утверждении Положения о представлении в Правительство Российской Федерации ежеквартальной и годовой отчетности об исполнении федерального бюджета».