– оприходование материальных запасов в сумме их фактической стоимости, сформированной при их приобретении и (или) безвозмездном получении в рамках нескольких договоров, изготовлении хозяйственным способом – дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 «Материальные запасы» (010501340, 010502340, 010503340, 010504340, 010505340, 010506340) и кредит счета 010604440 «Уменьшение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)»;

     – оприходование материальных запасов, полученных от ликвидации основных средств и остающихся в распоряжении учреждения, отражается по дебету счетов 010502340 «Увеличение стоимости продуктов питания», 010503340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов», 010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов», 010505340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря», 010506340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» и кредиту счета 040101172 «Доходы от реализации активов»;

     – принятие к бюджетному учету материальных запасов (материалов, комплектующих, запасных частей, ветоши, дров и т. п.), остающихся в распоряжении учреждения по результатам проведения демонтажных и (или) ремонтных работ, в том работ по разукомплектации объектов нефинансовых активов по дебету счетов 010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов», 010506340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» и кредиту счета 040101180 «Прочие доходы»;

     – оприходование излишков материальных ценностей, выявленных при инвентаризации, отражается по дебету счетов 010501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств», 010502340 «Увеличение стоимости продуктов питания», 010503340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов», 010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов», 010505340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря», 010506340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов», 010507340 «Увеличение стоимости готовой продукции» и кредиту счета 040101180 «Прочие доходы»;

     – принятие к бюджетному учету материальных запасов, поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 «Материальные запасы» (010501340, 010502340, 010503340, 010504340, 010505340, 010506340) и кредиту счета 040101172 «Доходы от реализации активов».

     Списание  материальных запасов оформляется  следующими бухгалтерскими записями:

     – списание израсходованных материальных запасов, потерь в объеме норм естественной убыли материальных запасов, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря и посуды на основании оправдательных документов отражается по дебету счетов 040101272 «Расходование материальных запасов», 010604340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)» и кредиту счетов 010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств», 010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания», 010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов», 010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов», 010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря», 010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов»;

     – передача материальных запасов для изготовления нефинансовых активов отражается по дебету счетов 010601310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства», 010602320 «Увеличение капитальных вложений в нематериальные активы», 010603330 «Увеличение капитальных вложений в непроизведенные активы», 010604340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)» и кредиту счетов 010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств», 010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания», 010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов», 010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов», 010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря», 010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов»;

     – безвозмездная передача материальных запасов отражается по дебету счетов 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов» (в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств), 040101241 «Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям» (в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям (распорядителям) бюджетных средств одного уровня бюджета, между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств в рамках приносящей доход деятельности, а также при их передаче государственным и муниципальным организациям), 040101242 «Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций», 040101251 «Расходы на перечисления другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации» (в рамках движения объектов между бюджетными учреждениями разных уровней бюджетов), 040101252 «Расходы на перечисления наднациональным организациям и правительствам иностранных государств», 040101253 «Расходы на перечисления международным организациям» и кредиту счета 010500000 «Материальные запасы» (010501440, 010502440, 010503440, 010504440, 010505440, 010506440);

     – списание материальных запасов при их реализации, выявленных недостач, хищений отражается по дебету счета 040101172 «Доходы от реализации активов» и кредиту счетов 010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств», 010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания», 010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов», 010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов», 010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря», 010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов»;

     – вложение объектов материальных запасов в уставной капитал организаций отражается в размере их балансовой стоимости по дебету счета 020402530 «Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале» и кредиту счета 010500000 «Материальные запасы» (010501440, 010502440, 010503440, 010504440, 010505440, 010506440, 010507440);

     – списание потерь материальных запасов при чрезвычайных обстоятельствах отражается по дебету счета 040101273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» и кредиту счетов 010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств», 010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания», 010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов», 010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов», 010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря», 010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

     Тема 2.3 Документальное оформление поступления и списания материальных запасов

     Материальные  запасы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства.

     Для выполнения производственной программы  организации определяют потребность  в материальных ресурсах и приобретают или производят их. На поставку материалов организация заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.

     Контроль  за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки. Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.

     Поступающие в организацию  материалы оформляются  бухгалтерскими документами в следующем порядке.

     Вместе  с отгрузкой продукции поставщик  высылает покупателю расчетные и  другие сопроводительные документы  − платежное требование (Приложение 1) (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, другой − через банк), товарно-транспортные накладные.

     Расчетные и другие документы, связанные с  поступлением материалов, поступают  в бухгалтерию, где проверяют  правильность их оформления и после  этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

     Материальные  ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

     Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию, к списанию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании следующих документов:

     -  требования-накладной (ф. 0315006) (Приложение 2)

(требование-накладная применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами);

     -  меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202) (Приложение 3) (меню-требование на выдачу продуктов питания применяется для оформления отпуска продуктов питания и составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся лиц);

     -  ведомости на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203) (Приложение 4) (ведомость на выдачу кормов и фуража применяется для выдачи в течение месяца кормов и фуража для кормления рабочего скота и других животных);

     -  ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (Приложение 5)

     -  акта о списании материальных запасов (ф. 0504230) (Приложение 6) (акт о списании материальных запасов применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения);

     -  акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143)

(акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря применяется для списания мягкого инвентаря, независимо от стоимости, и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 3тыс. руб. до 20 тыс. руб.);

     -  путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005,0345007) (Приложение 7 ).

     Раздел 3. Проблемы по управлению материальными запасами и пути их решения

     Тема 3.1  Проблемы управления материальными запасами

     Наиболее  типичные ошибки, выявляемые при проведении анализа хозяйственной деятельности учреждения – это ошибки в соблюдении и использовании методики учета материальных запасов, так например:

• отсутствие первичных документов и обязательных реквизитов в них;
• исправления в бухгалтерских проводках внесены без оформления, соответствующих справок;
• используемый вариант расчета не соответствует варианту, предусмотренному учетной политикой организации;
• отсутствуют договоры о материальной ответственности подотчетных лиц;
• не соблюдаются сроки проведения инвентаризации материальных запасов;
• не подтверждаются сальдо по счетам Главной книги, данным синтетического и аналитического учета;
• безвозмездно полученные активы не направлены на увеличение капитала.

     Нахождение ошибок и их исправление, корректировка – очень сложная аналитическая процедура, требующая высокой профессиональной компетентности специалиста, осуществляющего ее.

     Ошибки  при ведении документооборота: неправильное оформление первичных документов, а именно, не заполнены все реквизиты, предусмотренные стандартами. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

     Ошибки  при проведении инвентаризаций: часто встречаемая ошибка – несоблюдение сроков проведения инвентаризаций, либо ошибки в самой процедуре проведения инвентаризации.

     Кроме того встречаются ошибки:

     −  при составлении корреспонденции счетов, ошибки в хронологии (хозяйственные операции отражены без соблюдения последовательности их совершения; хозяйственные операции отражены в зависимости от их содержания);

     −  при составлении и ведении баланса (не проведен анализ финансового состояния и платежеспособности организации, анализ степени изношенности основных средств);

     −  при составлении бухгалтерской отчетности (информация, содержащаяся в пояснительных записках, не существенна, нарушены сроки представление бухгалтерской отчетности, не публикуется квартальная бухгалтерская отчетность теми организациями, которые обязаны это делать).

     Наибольшее  количество ошибок встречается в неправильном использовании методики расчета оценочных значений, ошибки в точности, полноте и соответствии данных, служащих основой для расчета оценочного значения.

     Списание (отпуск) материальных запасов производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости, как в бюджетном, так и во внебюджетном учете.