Компьютерный учет расчетов с поставщиками на примере ООО «Колос»

Для редактирования данных контрагента или ввода нового поставщика открывается диалоговое окно, содержащее несколько закладок.

На закладке «Общие» указывается:

      статус поставщика – Юр. / физ.лицо;

      принадлежность контрагента группе;

      ИНН и КПП;

      полное наименование – наименование контрагента для отражения в печатных формах документации. При этом в реквизит «Наименование» надо написать наименование так, чтобы его было легко найти с помощью быстрого поиска;

      код по ОКПО

В таблице «Адреса и телефоны» представлена контактная информация поставщика. Отображаются как заполненные виды контактной информации для данного контрагента, так и те, которые не заполнены но введены в справочник «Виды контактной информации» для объектов типа «Контрагент». Для каждого вида контактной информации можно посмотреть историю его изменения кликнув по кнопке «История» командной панели таблицы.

В таблице «Контактные лица» отображаются контактные лица контрагентов. Список контактных лиц можно редактировать.

Все расчеты с заготовительными организациями строятся на основании заключаемых с ними договоров – контрактов, где указаны сроки и условия поставки продукции, порядок оплаты и т. д.

На закладке «Счета и договоры» редактируются банковские счета контрагента и договоры, заключенные предприятием с поставщиком. Жирным шрифтом отмечаются основной договор и расчетный счет, которые можно изменить соответствующими кнопками командных панелей «Установить основным».

Все документы по учету расчетов с поставщиками находятся в пункте меню «Покупка».

В договоре с основным поставщиком ООО «Сокол» прописано, что оплата за товар производится в течение 7 банковских дней после получения товара покупателем, т.е. ООО «Колос». Поставщик выставляет организации счет для согласования номенклатуры и стоимости приобретаемых товаров.

После этого бухгалтерия выписывает представителю организации (инженеру ОМТС) доверенность на получение товаров.

В документ из справочника «Физические лица» вносятся данные о доверенном лице, путем выбора информации о собственных сотрудниках компании из справочника.

При этом будут автоматически заполнены паспортные данные сотрудника. Паспортные данные можно отредактировать непосредственно в форме документа.

Табличная часть доверенности заполняется путем подбора или построчного ввода.

Предусмотрена также возможность заполнения табличной части доверенности произвольной текстовой информацией.

На закладке «Дополнительно» в полях «На получение от» и «По документу» указывается полное имя поставщика и документ, на основании которого производится получение товаров от поставщика.

На предъявленные к оплате счета поставщиков кредитуют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и дебетуют счет 41 «Товары».

Основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками на предприятии является счет-фактура. Ее выписывает поставщик на отпускаемые (отгружаемые) товарно-материальные ценности.

Счета-фактуры поставщиков тщательно проверяются в бухгалтерии с точки зрения правильности заполнений всех реквизитов, применяемых цен, и после проверки соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в счете-фактуре, их принимают к записям в бухгалтерском учете.

На основании первичных документов (счет-фактура и товарная накладная по форме Торг-12) бухгалтерией заполняется документ «Поступление товаров и услуг». Покупка товара оформляется документом, в котором установлен вид операции «Покупка, комиссия».

Счет-фактура поставщика отдельным документом при этом не регистрируется. Его реквизиты – дата и номер – фиксируются на закладке «Счет-фактура». При этом ставиться галочка в строке «Счет-фактура предъявлен».

Документ формирует следующие проводки по учету товаров:

Все поступившие в организацию счета-фактуры регистрируются в Книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и поступления приобретаемых товаров, т.е. на последнюю из дат оплаты или поступления.

Для того, чтобы зарегистрировать счет-фактуру, необходимо занести ее в документ «Формирование записи книги покупок». Этот документ оформляется единожды по итогам каждого квартала.

Документ предназначен для регистрации вычетов сумм НДС. Табличная часть «Вычет НДС по приобретенным ценностям» предназначена для регистрации в книге покупок сумм НДС, уплаченных поставщикам приобретенных ценностей, в соответствии со ст. 171-172 НК РФ.

Табличная часть «Вычет НДС с авансов» для автоматизированного предъявления к вычету сумм налога на добавленную стоимость, ранее исчисленных с полученных авансов.

Документ используется в режиме Принятие НДС к вычету по ценностям, использованным для операций, облагаемых НДС по ставке 0%. Выбор режима осуществляется при помощи флага «Предъявлен НДС к вычету 0%».

Кроме того, в бухгалтерском учете формируются записи по дебету счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость» и кредиту счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», соответствующих субсчетов. Субсчета определяются видом приобретенной ценности по данным регистра «НДС покупки» (вид ценности также справочно приводится в табличной части документа).

Далее формируется отчет «Книга покупок».

Для формирования книги покупок необходимо указать организацию и период, за который формируется отчет. Книгу необходимо формировать отдельно за каждый налоговый период, но при этом отчет позволяет построить отчет за произвольный период, указанный пользователем. Необходимо иметь в виду, что в отчет попадают записи, которые отражены в регламентных документах, дата которых входит в период формирования отчета.

Оплата задолженности поставщику за приобретенный товар производится путем оформления платежных поручений.

В нем указывается дата оплаты, наименование получателя денег, его банковские реквизиты. В запросе «Основание» указывается наименование договора или счета, по которому платятся деньги. Ставится сумма полной оплаты, контролируется размер НДС и его сумма, совпадающая с суммой в счете. В запросе «Назначение платежа» указывается по какому документу и за что платятся деньги. Выбирается вид платежа и его очередность.

На основании банковских выписок формируется документ «Выписка», в котором отражается списание денежных средств с расчетного счета в пользу поставщика.

Далее в учете формируются стандартные отчеты, содержащие сведения о состоянии расчетов с поставщиками.

Стандартный отчет «Анализ счета 60» представляет собой таблицу, в которой содержатся обороты счета с другими счетами за указанный период, а также сальдо на начало и на конец периода.

Таблица 4

ООО «Колос». Анализ счета 60 за февраль 2011г., руб.

Стандартный отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 60 или проводки по данному счету по конкретным поставщикам. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки.

Таблица 5

ООО «Колос». Выписка из карточки по счету 60 – ООО «Сокол»

за февраль 2011г., руб.

Продолжение табл.5