Использование данных управленческого учета для принятия управленческих решений на примере ООО «Клаксон»

 
        Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения любого рода задач. Оперативность и качество формирования документов, сглаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

      Уменьшение времени, которое тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов, является одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников. Потребность в централизованном получении информации и в контроле за прохождением документов в масштабах всей организации приводит к необходимости создания автоматизированной системы управления документооборотом.  
        Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.  
        Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки и регистрации различных типов информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.

       В процессе обработки документа нередко участвует большое количество сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на исполнение и т.д. При этом важно, чтобы любой участник делового процесса мог в любое время получить доступ к документу и к любой требуемом информации. При этом важно соблюдать строгое разграничение доступа и защиту данных.

      Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и оперативность взаимодействия между подразделениями при организации деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как и организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе, заключения договора может потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также обмен документами с деловым партнером. Это достигается распределенным доступом к общим базам данных и встроенной электронной почте. Можно использовать и средства тиражирования (репликации) совместно используемых баз данных системы.  
       Эту же систему рекомендуется к использованию предприятию ООО «Клаксон», кроме того в бухгалтерском учёте всё таки удобнее было использовать программу фирмы 1С – 1С-Бухгалтерия: Предприятие версии 8.0.  
          Для того чтобы руководство предприятия могло получать необходимые ему для принятия управленческих решений данные, нужно строить систему отчётности «сверху вниз», формулируя потребности верхнего уровня управления и проецируя их на нижние уровни исполнения. Только такой подход обеспечивает получение и фиксирование на самом низшем исполнительском уровне таких первичных данных, которые в обобщенном виде смогут дать руководству предприятия ту информацию, в которой оно нуждается.

      Важнейшими требованиями к системе управленческой отчетности являются своевременность, единообразие, точность и регулярность получения информации руководством предприятия. Эти требования могут быть реализованы при соблюдении ряда простых принципов построения системы управленческой отчетности:

1.Система должна быть ориентирована на первое лицо.

2.Система должна строиться «сверху вниз». Руководители каждого

уровня  должны проанализировать состав и периодичность  необходимых им для выполнения своей работы данных.

3.Исполнители должны иметь возможность фиксирования и передачи «наверх» установленных их руководством данных.  
4.Данные должны фиксироваться там, где порождаются.  
5. Информация должна быть руководителю сразу же после её фиксирования.  

       Очевидно, что эти требования наиболее полно могут быть реализованы с помощью автоматизированной системы. Однако опыт упорядочения систем управленческой отчетности на различных предприятиях показывает, что установке автоматизированной системы управленческого учета должна предшествовать достаточно большая «бумажная» работа. Её выполнение позволяет промоделировать различные особенности управленческой отчетности предприятия и тем самым ускорить процесс внедрения системы и избежать многих дорогостоящих ошибок.  
Представим технико-экономическое обоснование разработки автоматизированной системы учета и анализа ассортимента товаров ООО «Клаксон».  
         Область применения разрабатываемого программного продукта – отдел хозяйственного учета рабочее место бухгалтера по учету товарных операций в ООО «Клаксон». Целесообразность разработки проекта учета и анализа ассортимента товаров автоматизированным способом заключается в следующем:  
– отпадет необходимость ручной обработки информации по содержанию картотеки товаров, которая в настоящий момент находится преимущественно на бумажных носителях;

– появится возможность оперативного получения общих или детализированных данных по итогам работы;

– повысится точность и полнота анализа данных;  
– определение действительно рентабельных видов товаров для оперативного изменения номенклатуры продаж;

- определение реальной выгодности для предприятия того или иного покупателя и дифференциация на основе этого сбытовой политики.  
Расчет коэффициентов эксплуатационно-технического уровня приведен в таблице3.

Таблица 3. Определение коэффициентов  ЭТУ

       Для оценки J_ЭТУ рекомендуется 5-ти бальная шкала оценивания. В таблице 4 представлены результаты расчета бально-индексным методом.

      Таблица 4. Расчет показателя качества (балльно-индексный метод) 

        Вычислим коэффициент технического уровня A_k = 5,6 / 4,9=1,14, этот метод также оправдывает с технической точки зрения создание данного проекта.  
         Расчет затрат на основную заработную плату приведен в таблице 5.  
Таблица 5. Затраты на основную заработную плату сотрудника  

       Тогда с учетом дополнительной заработной платы и отчислений по налогам:  
Ззп = 12857,40 ´ 1,3´1,356 = 22665,02 руб. – для автоматиз-ного труда  
Ззп = 30000,06 ´ 1,3´1,356 = 52885,06 руб. – для ручного труда  
       Определим фонд времени работы оборудования: F_эф=264´8= 2112 часов.  
       Рассчитаем амортизационные отчисления по применению оборудования:  
      Для проекта:       g₁ = 1; a₁ = 10;    t₁ = 90´8=720 часов;  Cb₁ = 15200 руб.  
Сумма амортизационных отчислений для проекта составит:  
Са = 0,01´[(15200´10´1´720) / 2112] = 518,18 руб.  
Определим затраты на силовую энергию: Зэ = 0,23´720´0,12 = 19,87 руб.  
Таким образом, затраты на текущий ремонт оборудования для проекта составят: Зрем = (0,05 ´15200 ´720) / 2112= 259,09руб.

       Расчет  эксплуатационных затрат для проекта и ручного учета по статьям представлен в таблице 6.

Таблица 6. Расчет эксплуатационных затрат для проекта  и аналога. 

       Таким образом, эксплуатационные затраты  составят:  
Для проекта Зтек = 23462,16руб.

Для ручного труда Зтек =52885,06руб.

Расчет  экономического эффекта приведен в  таблице 7.  

Таблица 7. Расчет экономического эффекта 

       Фактический коэффициент экономической эффективности  разработки составит:

       Сопоставим  его с нормативным значением  коэффициента эффективности капитальных  вложений Ен = 0,33:  
   Так как Еф = 2,89 > Ен, то разработка и внедрение разрабатываемого продукта является эффективным, т.е. эффект от использования данной системы окупает все затраты, связанные с проектированием и эксплуатацией. В таблице 8 представлено экономическое обоснование разработки и внедрения предложенного проекта.

       Таблица 8. Сводная таблица  экономического обоснования  разработки и внедрения  проекта