Инвентаризация имущества

Глава 1. Инвентаризация имущества и обязательств организации

1.1. Цели и задачи  инвентаризации.

     Инвентаризация  преследует следующие цели, т.е. выявление  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения финансовых обязательств в учете.

Основными задачами инвентаризации являются:

-         выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;

-         контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

-         выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;

-         выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

-         проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

-         проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности (расчетов с покупателями, по векселям полученным и др.), кредиторской задолженности (поставщикам материалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам и др.) и других статей баланса.

Инвентаризации  проводятся в обязательном порядке:

-         при передаче имущества предприятия, учреждения в аренду;

-         при выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;

-         перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период наименьших остатков;

-         при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

-         при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

-         при установлении фактов краж, ограблений - немедленно при установлении таких фактов;

-         после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) - немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;

-         при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей, если иное не установлено в сроки, определенные соответствующими документами.

Инвентаризация  должна проводиться в конкретные сроки, установленные в зависимости от вида и характера имущества. Эти сроки (периодичность) предусмотрены Положением о бухгалтерском учете и отчетности Российской Федерации:

-         основных средств - не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет;

-         капитальных вложений - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;

-         незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;

-         незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов - не менее одного раза в год;

-         готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

-         малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;

-         нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

-         сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

-         денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;

-         расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т. п.) - по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца;

-         расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;

-         расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;

-         остальных статей баланса - на первое число месяца, следующего за отчетным годом.

1.2. Понятие инвентаризации. Ее виды и порядок проведения.

     Инвентаризация - это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Она является способом уточнения показателей учета и последующего контроля над  сохранностью имущества организации.

Для обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить  инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

     Инвентаризации  подлежат все имущество организации  независимо от его местонахождения  и все виды финансовых обязательств.

Виды инвентаризации.  
         В зависимости от полноты охвата имущества инвентаризации бывают полные и частичные. Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года. Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводится систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно скрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения.  
         Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материальным лицом. 
Выборочная – это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица.

В зависимости от основания проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. Последние проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным лицам. Иногда могут проводится по требованиям ревизора, органов народного контроля, финансовых и следственных органов. Плановые инвентаризации проводятся: продовольственных товаров на складах и базах 2 раза в год, расчетов с финансовыми органами по взносам налогов и других платежей раз в квартал, расчетов с разными дебиторами и кредиторами 2 раза в год. 
       Необходимая – проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже. 
Повторная проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве инвентаризациии, но и в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней. 
        Контрольно-перепроверочная проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.  
По частоте или переодичности проведения различают ежесменые, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации. 
 
Следует также выделить и рассмотреть текущие и перманентные инвентаризации. Текущие (постояные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных видов продукции их фактическому расходу. 
Перманентная (непрерывная) инвентаризация состоит в том, что постоянно действующая инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуре отдельные виды материальных ценностей в то время когда их остаток является минимальным.

Порядок проведения инвентаризаций (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и  т.д.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным. В частности обязательным является проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года) (см. п.2 ст.1 Закона N 129-ФЗ, п.27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).  
     Инвентаризации подлежит все имущество организации (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы) независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы).  
     Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.  
     Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, персональный состав которой утверждается руководителем организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п.2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).  
     До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам и завизированные председателем инвентаризационной комиссии служат бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.  
     Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. С 1 января 1999 года применяются новые формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 N 88 (например, инвентаризационная опись основных средств (форма ИНВ-1), инвентаризационная опись нематериальных активов (форма ИНВ-1а), инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3), приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22), ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26 и др.).  
     В результате проведения инвентаризации может быть выявлено расхождение между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета - излишек имущества либо недостача.  

1.3. Оформление и учет результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации, а также контрольных проверок оформляются документами, которые  можно увидеть в таблице 2.

Таблица 2

Формы для учета  результатов инвентаризации

 

  Документы по учету  результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных  лиц. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Сличительные ведомости составляются только по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

По окончании  инвентаризации могут проводиться  контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Результаты таких проверок оформляются актом и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

     Данные  результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости  учета результатов, выявленных инвентаризацией.

     Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  регулируются в соответствии с Законом  о бухгалтерском учета и положениями  по бухгалтерскому учету в следующем  порядке: