Бухгалтерский учет затрат в туристских организациях

   Наиболее  распространенный способ организации  трансфера в месте прибытия туристов (от аэропорта или вокзала до гостиницы и обратно) — заказ его у туроператора по приему туристов вместе со всем комплексом туристских услуг.

   В ряде случаев турфирмы оказывают  услуги по трансферу отдельно от стоимости турпутевок либо как дополнительную услугу к стоимости сформированного тура, либо в качестве самостоятельной услуги.

   Заказчиками трансфера могут выступать как физические лица, отправляющиеся в самостоятельную поездку, так и юридические лица, оформляющие доставку своих сотрудников, а также другие турфирмы, формирующие пакет туристских услуг.

   Услуги  по трансферу без включения их в стоимость тура не могут рассматриваться как туристские услуги. В то же время между турфирмой и заказчиком не может быть оформлен и договор перевозки, поскольку для реализации услуг по перевозке пассажиров требуется наличие специальной лицензии.

   Поэтому турфирма, не имеющая лицензии на пассажирские перевозки, может выступать только в качестве посредника между заказчиком и автотранспортным предприятием. При этом возможны два варианта посредничества.

   При первом варианте турфирма заключает  посреднический договор с транспортным предприятием. Поскольку реализация транспортных услуг турфирмой от своего имени невозможна, это должен быть договор поручения, по которому турфирма обязуется совершать от имени и за счет транспортного предприятия определенные юридические действия, т. е. в данном случае заключать договоры перевозки с физическими или юридическими лицами (клиентами).

   При этом вознаграждение поверенного определяется, как правило, либо в виде процента от тарифов на услуги, назначенного транспортным предприятием, либо в виде разницы между тарифами транспортного предприятия и фактическими ценами, по которым услуги реализуются клиентам.

   По  второму варианту турфирма заключает  посреднический договор с заказчиком (клиентом), по которому обязуется от имени и за счет клиента (договор поручения) либо от своего имени, но за счет клиента (договор комиссии), заключить договор перевозки со специализированным транспортным предприятием. Вознаграждение турфирмы может быть определено в виде процента от тарифа на перевозку либо в виде твердой суммы за оформление заказа. Чаще всего вознаграждение определяется в виде разницы между тарифом, назначенным перевозчиком, и фактической суммой, полученной от клиента. Если услуги по трансферу носят регулярный характер, турфирмы обычно публикуют собственные тарифы на трансфер, основанные на тарифах автотранспортных предприятий, но уже с учетом посреднического вознаграждения. Для упрощения процедуры документооборота рекомендуется также вместо отдельных договоров с каждым конкретным клиентом оформить публичный договор на предоставление услуг по трансферу, который будет содержать все существенные условия и действовать в отношении всех обратившихся клиентов.

   При этом договор присоединения для  каждого конкретного клиента  может быть оформлен путем составления простой заявки на организацию трансфера со ссылкой на условия публичного договора.

   В аналогичном порядке должны оформляться  услуги по трансферу при использовании  в транспортном средстве части мест, оставшихся не занятыми группой туристов. В этом случае турфирма, заключая договор перевозки с транспортной организацией, фактически выступает сразу в двух ролях — в роли заказчика в отношении своей основной туроператорской деятельности и в роли посредника (комиссионера) в отношении отдельно оформляемых услуг по трансферу.

   Следует иметь в виду, что если между  турфирмой и клиентом заключается  договор поручения, то такой договор  невозможно будет объединить в рамках одного заказа на трансфер без специальных оговорок, поскольку в рамках основной (туроператорской) деятельности турфирма выступает от своего имени, а в рамках договора поручения — от имени клиента. Таким образом, в договоре с перевозчиком необходимо будет заранее разделить объемы услуг, оказываемых разным клиентам, что практически невозможно. Поэтому отношения с отдельными заказчиками трансфера в таких случаях предпочтительнее оформлять при помощи договора комиссии.

   Трансфер  собственным автотранспортом предполагает наличие лицензии на эту деятельность. В ст. 17 Федерального закона «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 08.08.01 № 128-ФЗ сказано: для того чтобы за плату возить пассажиров на легковых машинах или микроавтобусах, необходимо получить лицензию.

   Все расходы по трансферу нужно учитывать  на отдельном субсчете счета 20 «Основное производство». К ним относятся: стоимость лицензии, расходы по эксплуатации автомобиля, зарплата водителя, затраты на парковку автомобиля у аэропорта и др.

   Чтобы списать расходы по эксплуатации автомобиля, необходимы следующие документы:        путевые листы, которые выдаются водителям;

   кассовые  чеки на купленные топливно-смазочные  материалы.

   Затраты на парковку автомобиля могут подтверждаться квитанцией за парковку автомобилей, которая считается бланком строгой отчетности.

   Трансфер  арендованным автотранспортом предполагает договор аренды автомобиля с экипажем.

   В ст. 636 Гражданского кодекса РФ сказано, что за топливо, масло, запчасти и  другое в подобных случаях может  платить арендатор. Поэтому в договоре вам нужно четко указать, что оплачиваете вы, а что — арендодатель.

     Ваши расходы по аренде транспортного  средства подтвердят следующие  документы: договор аренды; акты  приемки-передачи выполненных работ;  счета; путевые листы и чеки  ККМ и т. д.

   Затраты на трансфер арендованным транспортом  отражаются 
на счете 20 «Основное производство». Затем, если турфирма 
включает стоимость трансфера в цену путевки, эти расходы нужно списать на счет 43 «Готовая продукция». Если же трансфер в 
стоимость путевки не входит, затраты списываются на счет 90 
«Продажи». 

   Турфирма, заключив договор с транспортной организацией, выплачивает только ту сумму, которая указана в договоре. Стороны подписывают акт приемки-передачи выполненных работ (услуг). И уже ни топливно-смазочных материалов, ни запчастей турфирма не покупает.

   Заключая  договор на перевозку, необходимо удостовериться в наличии соответствующей лицензии у транспортной организации.

   В бухгалтерском учете турфирмы оплата услуг перевозчика отражается следующими записями:

   Д 20, субсчет «Стоимость трансфера» К 60 — отражены затраты на перевозку в соответствии с договором;

   Д 19 К 60 - учтен НДС;

   Д 60 К 51 — оплачены услуги транспортной организации;

   Д 68, субсчет «Расчеты по НДС» К 19 — возмещен из бюджета НДС.

2.6. Затраты по бронированию номеров в гостиницах

 

 Формируя  пакет услуг, турфирма обязательно должна забронировать номера в гостиницах. Забронировать номер можно по телефону, факсу или через одну из центральных систем бронирования.

   Чтобы зарезервировать место по телефону, менеджер туристской организации связывается с дежурным администратором гостиницы, получает информацию о том, есть или нет свободные места. И если стоимость проживания устраивает клиента, он дает согласие на бронь. Кстати, по телефону можно оговорить и условия оплаты.

   Приняв  заказ, дежурный администратор гостиницы оформляет бронь и сразу же называет номер комнаты в гостинице. Затем, оформляя туристу ваучер, этот номер указывают в нем. Но можно не расслышать или перепутать номер, и в дальнейшем возникнут трудности при заселении туристов.

   При бронировании по факсу турфирма отправляет по факсу заявку на резервирование определенного количества мест. При наличии свободных мест дежурный администратор резервирует их и отправляет по факсу ответ, что и служит письменным подтверждением о бронировании мест. Это подтверждение содержит следующие реквизиты: номер, дату заезда, имя гостя, срок и стоимость проживания, категорию номера. Если в гостинице нет свободных номеров, дежурный администратор отправляет турфирме отказ, в котором указывает его причину. Турфирма теряет время, ожидая ответ, что снижает эффективность ее работы.

   Наиболее  гибкий способ резервирования номеров  в гостиницах — это использование центральных систем бронирования. В этом случае весь процесс происходит в автоматическом режиме. Но турфирма может связаться не со всеми гостиницами, а только с теми, которые подключены к этой же информационной сети.

   Турфирмы, которые специализируются на одних  и тех же направлениях, обычно заключают с определенными гостиницами долгосрочные контракты. Это предусматривает систему скидок и другие льготы.

   На  практике используются два вида бронирования — гарантированное и негарантированное. Это определяет степень ответственности туристских организаций при аннулировании заказов. Условиями негарантированного бронирования предусматривается, что гостиница резервирует номер лишь до строго определенного дня и часа. Если турист отказывается селиться там, то турфирма не уплачивает неустойку.

   Гарантированное бронирование также предусматривает, что гостиница резервирует номер до определенного дня и часа заезда, Однако в этом случае, если турфирма отменит бронирование до установленного времени, она должна уплатить оговоренную в договоре с гостиницей неустойку. Если же бронирование не было отменено турфирмой, а туристы не приехали, гостиница удерживает с турфирмы штраф. Сумма штрафа равна стоимости проживания за одну ночь.

   Рассмотрим  способы гарантированного бронирования мест в гостиницах.

   Предоплату  в пределах 60 000 руб. можно внести как наличными деньгами, так и путем перечисления средств на расчетный или валютный счет гостиницы. Предоплата сверх указанной суммы осуществляется только безналичным способом.

   Если  условия договора нарушены, гостиница  возвращает турфирме предоплату за вычетом штрафных санкций, которые, согласно п. 12 ПБУ 10/99, являются для турфирмы внереализационными расходами.

   Пример. Туроператор ООО «Птерис» для организации международного конгресса заключил контракт с гостиницей, расположенной на берегу Мертвого моря. По контракту туроператор перечисляет гостинице 100%-ную предоплату в размере 120 000 долл. США для последующего размещения 100 человек — участников конгресса. Но в связи с тем, что дата проведения конгресса была перенесена, участники не приехали, с туроператора был взыскан штраф в размере 20 000 долл. США. Остальные деньги гостиница вернула.

   Официальный курс доллара США, установленный  ЦБ РФ по отношению к российскому  рублю, составил: на дату перечисления аванса — 27 руб.;

   на  дату возврата аванса, уплаченного  за размещение, и начисления штрафных санкций— 28 руб.

   В бухгалтерском учете турфирмы необходимо выполнить бухгалтерские записи, которые представлены в таблице: 
 

 

   Долгосрочные  контракты с гостиницами заключают  турфирмы, которые из года в год реализуют путевки в одни и те же страны и на одни и те же курорты. Если турфирмы подписывают долгосрочный договор с гостиницей, им предоставляются значительные скидки.

   В этом договоре стороны предусматривают, как следует бронировать номера, селить туристов, производить расчеты. Можно предусмотреть, что оплата за проживание будет перечисляться не авансом, а после завершения тура, оговариваются штрафные санкции.