Бухгалтерский учет и аудит в гостинице

Подарки, специально приобретенные  для вручения в торжественной обстановке, можно рассматривать в качестве МПЗ. Учитывать их организация вправе на счете 10 «Материалы» или на счете 41 «Товары».

Гостиницы в целях рекламы предлагают клиентам визитки. Изготовленные и оплаченные организацией визитные карточки представляют собой один из видов МПЗ, поэтому после их получения, например из типографии, их сдают на склад и принимают к бухгалтерскому учету по дебету счета 10 «Материалы».

Выдачу сотрудникам визитных карточек, как и любых других материальных ценностей, оформляют первичными документами.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации специальная одежда, специальная обувь, а также форменная одежда независимо от их стоимости и срока полезного использования не относятся к основным средствам и учитываются в организациях в составе средств в обороте.

Приобретение и выдача за счет собственных средств специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты являются одной из особенностей бухгалтерского учета в отношении обеспечения безопасных условий и охраны труда в общественном питании.

В Типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи спецодежды (приложение № 7 к постановлению Минтруда России от 29 декабря 1997 г. № 68) прописаны нормы выдачи спецодежды для организаций разных отраслей экономики, в том числе для организаций общественного питания. Спецодеждой обеспечиваются кухонный рабочий, мойщик посуды, изготовитель пищевых полуфабрикатов, рабочий [10].

Порядок бухгалтерского учета  специальной одежды регламентирован Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (приказ Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н). Спецодежда входит в составе МПЗ, которые принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, т. е. в сумме фактических затрат на приобретение. До передачи в эксплуатацию рабочую одежду, находящуюся в собственности организации, учитывают в составе оборотных активов на счете 10 «Материалы».

Информация о спецодежде обобщается на счете 10 «Материалы». На нем организация может учитывать спецодежду не только приобретенную, но и находящуюся в запасе и обороте. Для этого можно воспользоваться предусмотренными в Плане счетов субсчетами:

10–10 «Специальная оснастка  и специальная одежда на складе»;

10–11 «Специальная оснастка  и специальная одежда в эксплуатации».

Форменная одежда – это повседневная одежда сотрудников, которая отличает персонал организации в сфере бизнеса. В отличие от специальной одежды она не призвана защищать работников от каких-либо вредных факторов.

Форменная одежда может выдаваться:

1. в соответствии с  требованиями законодательства. Например, Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации определено, что перечень и качество предоставляемых гостиницей услуг должны соответствовать требованиям присвоенной ей категории. Согласно Системе классификации гостиниц для определенных категорий гостиниц наличие форменной одежды обязательно;

2. по решению руководства  организации.

Возможны разные варианты выдачи форменной одежды: работникам за плату или бесплатно, во временное (на определенный срок) или постоянное пользование и т. п. Форменная одежда может быть приобретена по договору купли-продажи, изготовлена организацией самостоятельно, поступить безвозмездно либо в счет вклада в уставный (складочный) капитал. В любом случае ее принимают к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, т. е. в сумме фактических затрат на приобретение или изготовление.

Форменная одежда учитывается  в составе оборотных активов  организации на счете 10 «Материалы». Поскольку специальные субсчета для форменной одежды не предусмотрены, организация может ввести их сама, закрепив в учетной политике, например, субсчета 10–12 «Форменная одежда на складе»  и 10–13 «Форменная одежда в эксплуатации». Субсчет 10–13 «Форменная одежда в эксплуатации» позволит организации вести аналитический учет форменной одежды, выданной каждому сотруднику.

В соответствии с нормами  НК РФ (п. 5 ст. 255) к расходам на оплату труда относятся расходы на приобретение (изготовление) выдаваемой в соответствии с законодательством РФ работникам бесплатно либо продаваемой работникам по пониженным ценам форменной одежды, которая остается в личном постоянном пользовании работников [12].

 

2. Аудит материально-производственных запасов в гостинице

 

Гостиничный бизнес относится  к сфере оказания услуг и имеет  свои особенности в части хозяйственной  деятельности, налогообложения и  бухгалтерского учета.

Специфика учета в гостинице  в первую очередь заключается  в том, что большая часть бухгалтерской  информации рождается и частично обрабатывается инженерно-техническими и вспомогательными службами гостиницы. Такие службы обязаны вести оперативный учет, данные которого должны своевременно передаваться в бухгалтерию, окончательно там группироваться и обрабатываться.

От оперативности и  достоверности такого учета зависит  правильность и своевременность  отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете гостиницы  и, соответственно, правильность исчисления и уплаты налогов.

В частности, от данных оперативного учета служб размещения, бронирования и продажи номерного фонда зависит правильность определения выручки от реализации гостиничных услуг и отражения в учете полученных авансов.

Построение оперативного учета требует выполнения двух базовых  условий:

• разработка и утверждение по организации специальных форм первичных документов и схем движения документальных потоков;
• разграничение во времени ответственности за сбор, передачу и первичный анализ информации (документов).

Перечень бланков строгой  отчетности утвержден письмом МФ РФ от 13.12.93 г. № 121. К ним относятся акты, журнал регистрации иностранных граждан, счет формы № З-Г и № З-ГМ, карта гостя, кассовый отчет, расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету, квитанция о возврате денег, акт о порче имущества, заявка на бронирование мест, квитанция на предоставление дополнительных платных услуг, квитанция на прием вещей в камеру хранения.

Гостинице свойственна большая  номенклатура материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и сложное движение этих материальных ценностей внутри организации. Гостиничные помещения и оборудование очень интенсивно изнашиваются физически. Факты отпуска со склада, расхода, начисления износа, порчи и списания материальных ценностей должны фиксироваться и документироваться ежедневно. Вследствие такого большого движения материальных потоков гостиничное хозяйство требует частых локальных инвентаризаций.

Существует специфика  формирования производственной себестоимости гостиницы.

Затраты отчетного месяца по оказанию гостиничных услуг включаются в состав расходов, учитываемых при  исчислении себестоимости реализованных  в этом же месяце услуг, ввиду отсутствия незавершенного производства по основной деятельности гостиничных хозяйств.

Таким образом, гостиница  не имеет переходящего сальдо по бухгалтерскому счету 20 «Основное производство», субсчет «Затраты на оказание гостиничных услуг».

Учитывая особенности  функционирования гостиничного хозяйства  необходимо перед осуществлением аудиторского контроля разработать методику его проведения.

Необходимо выделить объекты  проверки и источники информации, формируемые по этим объектам.

Учитывая вышеизложенное при проведении проверки важно установить:

• получена ли лицензия на осуществление гостиничных услуг.

В настоящее время закон  о лицензировании отсутствует. Однако, опираясь на положение Федерального закона 132 ФЗ «Об основах туристской деятельности в РФ», гостиничная деятельность определяется как составная часть туристской индустрии.

• к какой категории относится гостиница в соответствии со стандартом (ГОСТР 50645-94) и какие дополнительные услуги должны оказываться в обязательном порядке. Значительная часть таких услуг требует получения специальной лицензии.

К таким услугам относятся:

• туристская;
• фармацевтическая (аптечные киоски);
• розничная торговля и общественное питание;
• оказание телефонных услуг (установка локальной АТС);
• оказание услуг по обмену валюты (обменные пункты);
• медицинские.

В качестве альтернативы возможно установление договорных отношений с предприятиями, которые могут оказывать вышеперечисленные услуги. В этом случае проверяется наличие договоров (комиссии или поручения), учета поступления комиссионного вознаграждения и расчетов с бюджетом.

• наличие долгосрочных отношений между заказчиками и гостиницей посредством заключения договоров;
• количество проживающих, сроки проживания и порядок оплаты.

В случае разовой потребности  в гостиничных услугах оформляется  только карточка на бронь номеров.

• порядок расчетов за наличный расчет.

При отражении выручки  от реализации принимаются кроме  наличных расчетов безналичные расчеты, расчеты кредитной картой.

При наличных расчетах и  расчетах кредитной картой используется метод отражения выручки по факту оказания услуг и в счет последующей оплаты на сумму оказанных, но не оплаченных услуг.

В случае безналичной оплаты применяются расчеты по предоплате услуг, по факту оказания услуг, по полученным авансам, после оказания услуг.

• правильность оприходования материальных ценностей, отражения внутреннего перемещения МБП и должной их эксплуатации;
• обоснованность списания материальных ценностей при проведении ремонтных работ и текущем обслуживании на себестоимость гостиничных услуг;

Документами, подтверждающими  правильность отнесения материальных затрат в издержки гостиницы, служат сметы, акты о выполненных работах.

• правильность расчетов с подрядчиками при проведении текущего ремонта или переоснащения номеров;

В соответствии с заключенным  договором подрядчик может оказывать  услуги, используя материалы гостиницы (давальческое сырье). При проверке необходимо установить факт использования  материалов и своевременности их списания на издержки гостиницы.

• правильность отнесения на себестоимость форменной одежды;

Для учета форменной одежды, предназначенной для выдачи работникам (швейцары, лифтеры, гардеробщики, сотрудники различных служб приема, размещения и обслуживания) используется счет 12 «МБП». Униформа выдается персоналу на срок ее службы с последующим возвратом для ее списания. О возврате и списании составляется акт, в котором указывается стоимость оприходованных материалов по цене возможного использования.

При проверке необходимо выяснить, как организован учет униформы, своевременность  ее списания и возврат. Не представление  актов о возврате униформы по истечении  нормативного срока ее службы будет  служить основанием для включения ее стоимости в облагаемый совокупный доход работника и изъятия из издержек гостиницы.

• периодичность проводимых инвентаризаций;

Гостинице свойственна большая  номенклатура материалов, МБП и сложное  движение этих материальных ценностей  внутри организации. Факты отпуска  со склада, расхода, начисления износа, порчи и списания материальных ценностей должны фиксироваться и документироваться ежедневно. Вследствие такого большого движения материальных потоков гостиничное хозяйство требует частых локальных инвентаризаций.

Существует специфика  формирования себестоимости гостиничных  услуг. Состав затрат, включаемых в себестоимость, определяется в соответствии с особенностями состава предприятий и организаций жилищно-коммунального хозяйства, утвержденными МФ РФ 04.09.95 г. и дополнениями к этому документу (письмо ГНС РФ от 14.02.96 г.), где даны уточнения, что затраты отчетного месяца по оказанию гостиничных услуг включается в состав расходов, учитываемых при исчислении себестоимости реализованных в этом же месяце услуг, в виду отсутствия незавершенного производства по основной деятельности гостиничных хозяйств.

Гостиничное хозяйство имеет  в своем ведении основные средства, которые интенсивно используются, а, следовательно, нуждаются в ремонте, обновлении. Документом, разрешающим применять ускоренную амортизацию, является Приказ Министерства строительства РФ от 29.11.96 г. № 17-150. Аудиторская проверка должна быть направлена на документальный анализ перечня объектов гостиницы, подлежащих ускоренной амортизации; проверку начисления амортизации основных средств, согласно перечню и ее целевое использование [13].