Бухгалтерский учет и аудит в гостинице

При автоматизированном учете все  учетные регистры составляются при  помощи вычислительной техники. Применение организацией программ автоматизации  учетных работ должно обеспечить формирование основных учетных регистров, таких как:

• оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;
• ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;
• оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;
• оборотная ведомость движения материалов по неотфактурованным поставкам [1].

 

8. Инвентаризация материально-производственных запасов

 

На всех предприятиях должен быть организован учет и контроль за   использованием  в производстве сырья, материалов, топлива и других материальных ценностей. Инвентаризация материалов – это установление их фактического   наличия,  путем   пересчета,  т.е.  снятия  остатков   и   путем  проверки  учетных записей.

Цель   инвентаризации – сопоставление  фактического  наличия  материалов с данными   бухгалтерского   и    складского   учета   в стоимостном и натуральном выражении.  Проведение  инвентаризации на предприятии  обязательно в соответствии с Положением о   бухгалтерском   учете   и отчетности   в  РФ. В процессе инвентаризации проверяются: сохранность  товарно-материальных ценностей, правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента, порядок ведения учета товарно-материальных ценностей.

На  предприятии  плановая   инвентаризация проводится  на  1 октября, а внеплановые – по приказу руководителя предприятия.

Инвентаризация материалов производится  по  его местонахождению и материально ответственному лицу. В состав  инвентаризационной  комиссии включаются  представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты. Материально-ответственные лица дают расписку, о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию. Сведения о фактическом наличии  материалов заносятся в инвентаризационные описи, по каждому  отдельному  наименованию. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии  и материально ответственные лица.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия материалов с данными бухгалтерского  учета  регулируются в  следующем порядке – материальные  ценности,  оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты  у  организации проводками:

Дт 10  Кт 91/1  ∑ 200 руб. – выявлены излишки краски на складе.

Недостача материальных ценностей  списывается на счет 94 по фактической  себестоимости или сумме потерь. В тех случаях, когда виновники  не установлены  или  во  взыскании  с  виновных лиц  отказано судом, убытки от недостач списываются на издержки производства и обращения.

Дт 94  Кт 10  ∑ 3000 руб. – отражена сумма недостающих материалов.

Дт 20  Кт 94  ∑ 800 руб.  – списана недостача в пределах норм естественной убыли.

Дт 73  Кт 94  ∑ 300 руб. – сумма недостач отнесена на виновное лицо.

Дт 50  Кт 73  ∑ 300 руб. – сумма недостачи оплачена в кассу. 

Или Дт 70  Кт 73  ∑ 300 руб. – сумма недостачи удержана из зарплаты. 

Дт 91/2  Кт 94  ∑ 1900 руб. – сумма недостачи отнесена на расходы при отсутствии конкретных виновников или во взыскании отказано судом.

Дт 99  Кт 91/9  ∑ 1900 руб. – сумма недостач отнесена на убытки.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена  инвентаризация.

Таким образом, инвентаризация на предприятии  проводится для эффективного контроля за сохранностью материальных оборотных активов, в том числе материально-производственных запасов, и за работой материально ответственных лиц [4].

 

9. Основные нормативные документы по учету материально-производственных запасов

 

При ведении  бухгалтерского учета и аудита материально-производственных запасов в качестве нормативно-правовой базы используются:

1. Положение по бухгалтерскому  учету «Учет материально-производственных  запасов» ПБУ 5/01: Утв. приказом  Министерства финансов РФ от 09,06.2001 № 44н (с учетом последующих изменений и дополнений).

2. Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов: Утв. приказом Министерства финансов РФ от 28.12.2001 № 119н (с учетом последующих изменений и дополнений).

3. Методические указания  по бухгалтерскому учету специального  инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды: Утв. приказом Министерства финансов РФ от 26.12.2002 № 135н.

4. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению: Утв. приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 № 94н (с учетом последующих изменений и дополнений).

5. Положение по бухгалтерскому  учету «Доходы организации» ПБУ  9/99: Утв. приказом Министерства  финансов РФ от 06.05.1999 № 32н (с учетом последующих изменений и дополнений).

6. Положение по бухгалтерскому  учету «Расходы организации»  ПБУ 10/99: Утв. приказом Министерства финансов РФ от 06.05.1999 № ЗЗн (с учетом последующих изменений и дополнений).

7. Налоговый кодекс Российской  Федерации. Часть вторая от 05.08.2000 № 117-ФЗ (с учетом последующих изменений и дополнений).

8. Трудовой кодекс Российской  Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с учетом последующих изменений и дополнений).

9. Методические указания  по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств: Утв.  приказом Министерства финансов  РФ от 13.06.1995 № 49.

10. Унифицированные формы  первичной учетной документации  по учету материалов: Утв. постановлением  Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а (с учетом последующих изменений и дополнений).

11. Постановление Правительства  Российской Федерации от 12.11.2002 № 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке материально-производственных запасов» (в ред. постановления Правительства Российской Федерации от 29.05.2006 № 331).

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Бухгалтерский учет и аудит производственных запасов в гостинице

 

1. Бухгалтерский учет материально-производственных запасов в гостинице

 

 

Вся информация о МПЗ в  бухгалтерском учете формируется по правилам, установленным ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов». Бухгалтерский учет МПЗ организуют в порядке, определенном Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. Гостиницы в качестве МПЗ отражают бланки строгой отчетности, форменную одежду, хозяйственный инвентарь и пр. К бланкам строгой отчетности относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы. Перечень таких документов не является закрытым. Все они должны быть утверждены как бланки строгой отчетности законодательно, а не самой организацией.

Бланки строгой отчетности должны содержать обязательные реквизиты:

• сведения об утверждении формы бланка;
• наименование, шестизначный номер и серию;
• код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации;
• наименование и код организации или индивидуального предпринимателя, выдавших бланк, по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• вид услуг;
• единицу измерения оказания услуг;
• стоимость услуги в денежном выражении, в том числе размер платы, осуществляемой наличными денежными средствами либо с использованием платежной карты;
• дату осуществления расчета;
• наименование должности, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, место для личной подписи, печати (штампа) организации или индивидуального предпринимателя.

Учет бланков документов, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам ведут в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью (штампом).

Основанием для записи в регистры бухгалтерского учета  служат первичные документы: приходные  и расходные ордера, накладные на отпуск путевок и пр. Бланки строгой отчетности можно учитывать с использованием счета 10 «Материалы» или без его использования.

Формы бланков путевок  могут учитываться на счете 10 «Материалы», субсчет «Турпутевки» по наименованиям, количеству и фактической стоимости приобретения. При покупке бланков турпутевок к каждой партии документов должна прилагаться копия накладной или другая сопроводительная документация с указанием наименования бланков, их серии, номеров и стоимости приобретения. Если приобретение бланков путевок не связано с материальными затратами, операции но их приходу и расходу отражаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по количеству и условной цене 1 руб. за бланк. Счет 006 «Бланки строгой отчетности» предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков турпутевок и других бланков строгой отчетности.

Полученные бланки туристских путевок передают на хранение на склад (в кладовую) организации или в  сейф кассиру. Полученные документы  необходимо оформить приходными ордерами, в которых должны быть указаны  наименования бланков, их номера (с  №… по №…) и количество. На складе нужно организовать количественный учет бланков строгой отчетности на карточках складского учета. Хранящиеся на складе бланки выдают кассиру или  бухгалтеру по требованию типовой формы. Кассир обязан вести книгу учета  турпутевок. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны директором и главным бухгалтером и скреплены печатью организации. Турпутевки следует хранить в несгораемых шкафах, металлических и деревянных ящиках, обеспечивающих надлежащую сохранность.

Выданные турпутевки списывают  со счета 10 «Материалы», субсчет «Турпутевки» на соответствующие счета учета  затрат (общехозяйственных расходов и т. п.) по фактической цене по мере использования и принимают на забалансовый учет на счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Фактические затраты на приобретение бланков учитывают как расходы  будущих периодов на счете 97 «Расходы будущих периодов».

Израсходованные бланки списывают  со счета 006 «Бланки строгой отчетности». Одновременно с этим списывают фактическую стоимость этих бланков со счета 97 «Расходы будущих периодов» на расходы по обычным видам деятельности [6].

В налоговом учете стоимость  бланков строгой отчетности можно отнести к материальным расходам.

Формы бланков строгой  отчетности, которые могут применять  гостиницы, приведены в приказе  Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности». Специально для гостиничного бизнеса утверждены следующие бланки:

Анкета (форма № 1-Г) – заполняется всеми гостями в двух экземплярах.

Журнал регистрации иностранных  граждан (форма № 2-Г).

Счет (форма № 3-Г) заполняется в трех экземплярах: один – гостю, другой – в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом (сдается ежедневно), еще один хранится до выезда гостя. В настоящее время в основном используют автоматизированные системы регистрации, которые при расчетах с клиентами выписывают счета, по форме отличающиеся от формы № 3-Г. В этом случае важно, чтобы форма счета, выписываемого клиенту, содержала все необходимые реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Если гостиницы предоставляют  услуги автостоянки, то оформляется квитанция (форма № 11 – Г). Ее заполняют в двух экземплярах на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта: первый экземпляр сдают в бухгалтерию, второй выдают на руки плательщику. Квитанция – это бланк строгой отчетности.

При оказании гостиницей дополнительных услуг расчеты по ним возможны на основании квитанции на предоставление дополнительных платных услуг (форма  № 12-Г). Ее выписывают на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего) в двух экземплярах: первый представляют в бухгалтерию, второй – плательщику. Это тоже бланк строгой отчетности.

Если клиент повреждает имущество  гостиницы, то работники гостиницы  составляют акт о порче имущества (форме № 9-Г) в трех экземплярах: первый передают в бухгалтерию, второй – материально ответственному лицу, под отчетом которого находится имущество гостиницы, третий – плательщику.

При обслуживании юридических  лиц помимо стандартных документов, выдаваемых гостиницей, выписывают также счета-фактуры, а при оплате услуг гостиницы в безналичном порядке – бланк строгой отчетности «Расчеты платы за бронирование и проживание по безналичному расчету» (форма № 7-Г). Этот бланк оформляет дежурный администратор или портье в двух экземплярах. Итог подводят после выезда проживающих. Бланк служит основанием для оплаты счета, предъявляемого организации.

В соответствии с НК РФ наличие  счета-фактуры (а также документов, подтверждающих фактическую уплату суммы НДС, указанной в счете-фактуре) – обязательное условие для обоснования права на вычет налога. В связи с этим гостиницы должны выдавать своим гостям бланк строгой отчетности – счет по форме № 3-Г или № 3-ГМ (в расчетных документах в обязательном порядке сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой), при применении ККТ – кассовый чек, а также корешок приходного кассового ордера (с выделением НДС) и счет-фактуру. Такой комплект предусмотрен для наличной оплаты услуг и при наличии у проживающего командировочного удостоверения.