Бухгалтерский учет движения материалов (на примере ООО «Управляющиая Компания»)

     Набор отчетов для анализа остатков и движений по счетам бухгалтерского учета позволяет бухгалтеру легко  ориентироваться в проводках. К  таким отчетам относятся:

          -  Оборотно-сальдовая ведомость

• Главная книга
• Карточка счета
• и другие

     Полный  набор бухгалтерских и налоговых  регламентированных отчетов позволяет  существенно облегчить сдачу  отчетности. 

     3.2. Усиление контроля за движением и предупреждение хищений материалов ООО «Управляющиая Компания» 

     В целях осуществления контроля по движению материалов и предупреждения хищений на ООО «Управляющиая Компания» проверяют своевременность оформления имеющихся у материально-ответственных работников документов и записи в книге или карточках складского учета. Выясняют, нет ли на складе неучтенных излишков материалов и сырья, которые могут возникать в результате замены сырья при изготовлении готовой продукции, обвеса, обсчета, оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.

     При злоупотреблениях неучтенные излишки  материальных ресурсов обычно хранятся отдельно, поэтому при обследовании склада можно их обнаружить. Для  их выявления в процессе обследования следует использовать данные складского учета. Часто, когда имеются неучтенные излишки, в складском учете расход отдельных видов ценностей за определенные периоды превышает  их приход. Это перерасход перекрывается  за счет последующего поступления и  оприходования материальных ценностей  аналогичных наименований и сортов. Такие излишки изымаются за счет последующих поступлений или оформления бестоварных документов до проверки их фактического наличия при последующей инвентаризацией.

     Важным  условием предупреждения хищений материальных ресурсов, является организация пропускной системы на территории их хранения. При контроле этого объекта проверяются  книги регистрации, пропусков, журналы  взвешивания грузов на автомобильных  весах, сообщения охранников-контролеров  и органов милиции о вывозе и выносе с территории организации  материальных ресурсов без должного оформления, приказы (распоряжения) о  принятых мерах по устранению выявленных нарушений и др. После проведения обследования склада аудиторы могут  непосредственно осуществлять контрольные  проверки поступления материальных ресурсов и их вывоза, контрольные  инвентаризации отдельных видов  материалов и сырья.

     В организации важную роль в обеспечении  сохранности имущества имеет  правильный подбор работников на должности  с материальной ответственностью. На эти должности нельзя назначать  лиц, не имеющих специальной подготовки и уволенных ранее с работы за хищения и злоупотребления. По документам, находящимся в личном деле (трудовым книжкам, документам об образовании, выпискам с приказов) проверяют, соблюдается ли указанный порядок  подбора кадров.

     Сохранность материалов зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства. Проверяют соблюдение правил хранения с точки зрения противопожарной  безопасности и условий сохранности  от порчи.

     К организации работы складского хозяйства  предъявляются следующие требования:

• Склады предприятия должны быть специализированны, так как материалы различных физико-химических свойств требуют разных режимов хранения;
• Помещение склада должно быть оборудовано спецстеллажами, полками, шкафами и ящиками для хранения материалов;
• На материалы каждого вида должен быть выписан ярлык, где указывается наименование материала, его номенклатурный номер, марка, размер, единица измерения. Ярлык прикрепляется к месту хранения данного материала.

     Все склады должны быть обеспечены необходимыми приборами, мерной тарой и другими  аналогичными приспособлениями. Весоизмерительные  приборы должны периодически проходить  проверку в специализированных лабораториях.

     В целях осуществления контроля по движению материалов и предупреждения хищений на ООО «Управляющиая Компания» имеется:

     ·      Приказ об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада. Образцы подписей этих лиц должны находится на складе;

• Разработан на предприятии номенклатура-ценник. В первичных документах по движению производственных запасов указывают номенклатурные номера, что облегчает их группировку;
• Назначены приказом материально-ответственные лица (кладовщики, зав. складами), заключены с ними договора о полной индивидуальной материальной ответственности;
• Производится приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, которая соответствует требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству.

     Проверка  состояния складского хозяйства  и обеспечения сохранности материальных ценностей в сочетании с последующей  документальной проверкой дает возможность  сделать обоснованные выводы о целостности  ресурсов.

     Если  говорить о «движении» материалов, то в это понятие входит поступление, внутренние перемещения и потребление  или реализация материалов на сторону.

     Основная  задача проверки операций по поступлению  материалов – проверка полноты и  своевременности оприходования  поступающих материальных ценностей.

     Нарушение порядка оприходования и списания материалов приводит к хищению продукции, а также излишков сырья, из которых  затем изготавливают неучтенную продукцию или же реализуют их без отражения операций в учете  с целью присвоения полученных средств.

     Особое  внимание следует обратить на обследование складских помещений и мест хранения материальных ценностей.

     На  проверяемом предприятии материалы  распределены по кладовым, каждой из которых  присвоен свой порядковый номер, который  затем указывается во всех расходных  и приходных документах. По данному  порядку в каждой кладовой сосредоточены  материалы определенных групп. На предприятии  существуют склады кругового леса, спецодежды, металла, стройматериалов  и другие. В самих складах материалы  размещены по секциям, а внутри секций по группам, типам в штабелях, мешках, контейнерах, ящиках, поддонах и т.д., что обеспечивает быструю их приемку  и отпуск, а также дает возможность  контролировать фактическое наличие  материальных ценностей и наличие  по документам. Также склады предприятия  обеспечиваются исправными весами, измерительными приборами и тарой.

     Следует отметить, что соблюдаются правила  охраны складов, в частности по окончании  рабочего дня на наружные запоры складов  накладываются пломбы, а перед  открытием помещения проверяется  состояние замков и пломб.

     При осуществлении контроля за вывозом  материально-производственных запасов  со склада на предприятии выдаются пропуска на вывоз товарно-материальных ценностей, которые сдаются работнику  охраны и регистрируются в книге  регистрации пропусков, что позволяет  проверить полноту их возврата.

     На  проверяемом предприятии установлен список должностных лиц, ответственных  за приемку и отпуск материальных ценностей, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей (инженеры, экономисты, кладовщики).

     Учет  материалов на складе осуществляет приемосдатчик (кладовщик), который является материально-ответственным  лицом. С кладовщиком заключается  типовой договор по установленной  форме о полной материальной ответственности. В штатном расписании предприятия  предусмотрены должности инженера (товароведа). На них возложены обязанности  по оприходованию поступивших товарно-материальных запасов, осуществлению общего руководства  кладовой.

     Управление  производственными запасами требует  рациональной организации их аналитического учета на основе предварительно разработанной  номенклатуры. Номенклатура составляется на основе технических характеристик  материалов, топлива и других материальных ресурсов. Она позволяет легко  и быстро находить нужные наименования материалов, способствует ведению учета  с наименьшими затратами труда, повышению его оперативности  и достоверности. Номенклатурный номер  материала проставляется на всех документах на поступление и расходование материалов, а также в регистрах  бухгалтерского учета. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет  материальный ярлык (форма ФМУ №45) и прикрепляет его к месту  хранения материалов.

     В ярлыке указывают наименование материальных ценностей, их номенклатурный номер, единицу  измерения, норму запаса и цену.

     Учет  движения товарно-материальных ценностей  на складах осуществляют в карточках  складского учета, которые открывают  на каждый номенклатурный номер. Записи в карточках складского учета  кладовщики делают на основании первичных  документов (приемных актов и счет фактур) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток  материалов. Благодаря этому кладовые располагают оперативными сведениями  о состоянии запасов материалов. В них на основании первичных  документов  отражаются те же данные, что и в карточках складского учета. Ведомости составляют по складам и используют для контроля за движением и состоянием производственных запасов на складах и для оперативного управления. Ежемесячно инженеры кладовых составляют справки о залежалых и исходовых товарах, о невыполненных нарядах, что позволяет руководителю предприятия  и транспортной группе более эффективно координировать погрузку материалов.

     Необходимо  изучать вопрос о состоянии кадров материально ответственных лиц. Состав материально-ответственных  лиц и их соответствие необходимым  профессиональным требованиям смотрят  по личным делам, находящимся в отделе кадров. Здесь также проверяют  профессиональную подготовленность, как  работников снабжения, знание правил и  сроков приемки и отпуска материальных ценностей, оформление первичной документации по движению производственных запасов  и ведения карточек складского учета. Контроль за деятельностью материально-ответственных  лиц  и за исполнением ими  своих  обязанностей осуществляет главный  бухгалтер, в первую очередь, и работники  бухгалтерии.

     По  результатам проверки состояния  складского хозяйства и сохранности  товарно-производственных запасов  устанавливается необходимость  проведения внезапной выборочной или  сплошной инвентаризации в целом  по складу или у отдельных материально-ответственных  лиц. Также это достигается путем  изучения слабых  и сильных сторон внутреннего контроля и системы  бухгалтерского учета.

     На  предприятии инвентаризация производственных запасов  проводится в соответствии  с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ от 13.06.95 №49 «об утверждении  методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»). Для проведения инвентаризации на ООО «Управляющиая Компания» создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Инвентаризация товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу. Проверка фактического наличия производственных запасов производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. На проверяемом предприятии инвентаризация проводилась с 1 по 10 апреля 2010г., о результатах которой составлен акт  после заседания инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации недостач и излишков комиссией по инвентаризации не обнаружено.

     Таким образом, в ходе проверки документации по инвентаризации материально-производственных запасов нарушений не было. Правильная и четкая организация поступления и отпуска запасов и достоверное отражение этих операций в учете содействуют выполнению снабжающими органами своих основных функций – обеспечению сохранности материалов и бесперебойному снабжению предприятия.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Данная  работа посвящена бухгалтерскому учету  материальных запасов. В процессе ее написания была сделана попытка  проанализировать цели, стоящие перед  бухгалтерским учетом, и задачи, которые должен выполнять бухгалтерский  учет материально запасов для  предприятий, осуществляющих хозяйственную  деятельность.

     В работе была описана методика ведения  бухгалтерского учета материальных запасов в соответствии с утвержденными  положениями и нормативными актами. Были приведены счета, с помощью  которых ведется учет этих операций.

     Приведенная методика ведения бухгалтерского учета  материально-производственных запасов  является полной и конкретизированной, что позволяет организовать четкое управление и контроль за их учетом.