В законодательстве о бухгалтерском учёте (статьей 17 ФЗ №129) указано, что первичные документы, регистры бухучёта и отчётность хранится не менее пяти лет, а документы учётной политики и программы обработки данных хранятся пять лет после последнего года, когда они использовались для бухгалтерской отчётности.

Таким образом, порядок уничтожения бухгалтерских документов подразумевает, что ни одна бумага не списывается ранее пятилетнего срока хранения. С другой стороны, максимальная глубина проверки налоговыми органами составляет три года: если вы не храните документы в течение этого срока, вас могут ждать серьёзные неприятности с налоговым законодательством, а если вы недосчитаетесь документов пятилетней давности, то максимум - это штраф за нарушение правил хранения документов.

Есть ряд  документов, на которые стоит обратить особое внимание. Порядок уничтожения бухгалтерских документов должен учитывать, что существуют некоторые бумаги, которые могут потребоваться и через 6 лет - и при их отсутствии могут возникнуть проблемы с обвинениями в занижении налоговых платежей. К таковым относятся: 
- «Первичка» по приобретённому имуществу; 
- Документы, подтверждающие объём понесённых убытков (если вы переносите убытки на будущее); 
- Бумаги по списанию дебиторской задолженности; 
- А также ряд других специфических дел.

Порядок уничтожения  бухгалтерских документов определяется специально составляемой экспертной комиссией, квалифицированной для принятия решений относительно отбора бумаг на списание.

Порядок уничтожения бухгалтерских  документов

От года к году на каждом предприятии, даже небольшом, накапливается огромное количество различной бухгалтерской и налоговой документации. Как определить сроки хранения этих документов, и каким образом от них можно избавиться? Ответы на эти вопросы мы и рассмотрим в данной публикации. Для определения сроков хранения документов следует руководствоваться «Перечнем типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, иных учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов», утвержденном приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41 (далее — Перечень № 41)1. Перечень № 41 предназначен для использования всеми органами государственной власти, местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятия-ми независимо от форм собственности, а также физическими лицами - субъектами предпринимательской деятельности.

В основном, для первичной  бухгалтерской и налоговой документации срок хранения составляет три года при условии завершения проверки государственными налоговыми органами. Для отдельных видов документов установлены иные сроки хранения и основания для уничтожения.

Например, документы  о переоценке товарно-материальных запасов, основных фондов, нематериальных активов, незавершенного производства (п.п. 336 и 337 Перечня № 41) — до ликвидации предприятия; документы, устанавливающие персональные оклады и надбавки, — 10 лет (п. 523), журналы учета договоров на поставку продукции (п. 1066), документы (акты, накладные) о сданной продукции (п. 1069) — три года независимо от времени завершения проверки.

Следует также обратить внимание на примечания, данные в Перечне  № 41, которые комментируют и уточняют сроки хранения документов. Например, слова «после окончания срока действия договора», «после утверждения», «после замены новыми» и т.п. указывают на то, что исчисление срока хранения таких документов начинается с определенного момента.

Для некоторых документов, например, для документов о проведении аттестации, лицевых счетов сотрудников и т.д. срок хранения установлен с учетом возраста лица, на которое эти документы были заведены. Например, срок хранения «75 лет – В» означает, что продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством равняется разности 75 лет минус возраст лица на момент завершения дела.

Сроки хранения документов, определенные в Перечне № 41, являются минимальными и уменьшению не подлежат.

По срокам хранения документы делятся на:

- документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения;

- документы временного (до 10 лет включительно) хранения.

В соответствии с  п. 8.31 «Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных  органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти», утвержденной постановлением КМУ от 17.10.97 г. № 1153 (далее — Инструкция № 1153) для хранения документов предприятия обеспечиваются ведомственным архивом в соответствии с нормами Закона Украины «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII (далее — Закон № 3814).

Передаче в архив  подлежат завершенные делопроизводством  дела постоянного и длительного  сроков хранения. Документы временного хранения хранятся на предприятии или в структурных подразделениях и по истечении срока подлежат уничтожению в установленном порядке.

В соответствии с  п.п. 8.3 - 8.5 Закона № 3814 для оценки ценности документов на предприятии создается  экспертная комиссия, которая осуществляет отбор документов постоянного и длительного хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временным сроком хранения для дальнейшего хранения на предприятии или в структурных подразделениях, выделение на уничтожение дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек.

В состав экспертной комиссии, которая утверждается руководителем  предприятия, включаются руководители службы делопроизводства и архивного  подразделения предприятия, специалисты  соответствующего архивного учреждения. В соответствии с пп. 4.33 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Госкомитета архивов Украины от 16.03.01 № 16 (далее — Правила № 16) заседание экспертной комиссии проводится не реже одного раза в год и считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей состава комиссии.

По результатам  экспертизы ценности документов комиссия составляет акты о выделении дел  на уничтожение, а также описи дел постоянного, длительного хранения для передачи в архив.

На большинстве  предприятий к делам постоянного  и длительного хранения в основном относятся приказы руководителя по личному составу, лицевые счета  или, при их отсутствии, расчетно-платежные  ведомости. Для подготовки и передачи этих документов в архив они подлежат соответствующему оформлению. Порядок оформления дел для передачи в архив в данной публикации рассматривать не будем.

Гораздо интереснее ознакомиться с порядком «правильного»  уничтожения документов.

Порядок уничтожения  документов Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов и осуществляет отбор документов для уничтожения, о чем составляется соответствующий  акт (п.п. 3.1 и 3.2 Перечня № 41). В акт  включаются дела, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 года.

В соответствии с п. 3.6. Перечня № 41 предприятия могут уничтожать документы, если практическая необходимость в них отпала и сроки их хранения закончились. Одобренные экспертной комиссией предприятия акты утверждаются руководителем предприятия и в обязательном порядке согласовываются экспертно-проверочной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. Только после этого предприятие имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

Порядок оформления выделения документов на уничтожение определяется п.п. 8.5 - 8.7 и Приложением 22 к Инструкции № 1153.

Акт о выделении  документов на уничтожение выглядит следующим образом: Отобранные к  уничтожению документы передаются организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными (п. 3.7 Перечня № 41). В соответствии с разъяснениями, изложенными в письме отдела формирования Национального архивного фонда и делопроизводства Государственного комитета архивов Украины от 12.01.2001 г. № 05-26 (далее — Письмо № 05-26) отнесение организации к категории, занимающейся заготовкой вторичного сырья, подтверждается ее уставом, утвержденным и зарегистрированным в установленном порядке.

Незначительные объемы документов можно сжечь, о чем  осуществляется соответствующая запись в акте (пп. 4.5.10 Правил № 16). Что такое «незначительные объемы» и как их сжигать, ни в Правилах № 16, ни в Письме № 05-26 не оговорено. Мы предлагаем вам «незначительность» объема документально зафиксировать в приказе по предприятию, там же оговорить меры пожарной безопасности, определив место и порядок сжигания документов.

В заключение отметим, что уничтожение документов с  нарушением установленного Перечнем № 41 срока их хранения является незаконным и влечет ответственность согласно действующему законодательству.

Уничтожение документов без предварительного утверждения  описей дел постоянного хранения, а также нарушение установленных  данным Перечнем сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность  в соответствии с действующим законодательством.

О том, что делать в случае утери документов, поговорим  в следующем номере.

¹ Выдержки из Перечня № 41 приводились нами в Справочнике «ШБ» № 21/2005 стр. 45-46 и № 22/2005 стр. 46.

Бухгалтерский учет является строго документальным. При посредстве документов каждая хозяйственная операция отражается в учете и приобретает доказательственную силу. Поэтому документация рассматривается как составная часть метода бухгалтерского учета, обеспечивающая объективность данных о работе предприятия. Без документов не может быть и бухгалтерского учета. 
Основанием для записей в бухгалтерском учете служат надлежащим образом оформленные оправдательные документы. Порядок оформления их определяется Стандартом о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий (стандарты по аудиту). 
Бухгалтерский документ есть письменное свидетельство, удостоверяющее факт совершения хозяйственной операции. 
Основным назначение бухгалтерских документов: письменное обоснование и отражение хозяйственных операций (активов), основание и источник бухгалтерских записей, осуществление контрольных функций и целесообразность хозяйственных операций. Этот контроль осуществляется ответственными лицами при совершении операций (предварительный контроль), работниками бухгалтерии при обработке документов, а также аудиторами при документальных аудиторских проверках и обследованиях. 
Бухгалтерский документ по внешней форме представляет собой бланк, на котором записано содержание хозяйственной операции, время и место ее совершения, натуральные показатели, сумма операции и др. Эти и многие другие сведения записанные в документе, являются его составными элементами, именуемые в практике реквизитами. 
Каждая хозяйственная операция имеет свои особенности, которые фиксируются в документе. Однако у документов есть общие типовые для всех элементы: название документа (счет-фактура, накладная, платежное поручение, чек, кассовый ордер и т. п.), отражающее характер хозяйственной операции; наименование и адрес предприятия, где совершалась операция, указание сторон участвовавших в совершении операции; дата составления документа и номер; краткое изложение хозяйственной операции; в натуральные и денежные измерители; подписи лиц, которые несут материальную и административную ответственность. 
При применении электронно-вычислительных машин документы, служащие основанием для бухгалтерских записей, должны также содержать необходимые реквизиты, расположенные в порядке, который отвечает требованиям компьютерного учета. 
К составлению документов предъявляются определенные требования, утверждающие четкость, ясность и точность информации. Записи в документах делаются чернилами, на машинке или другим пишущим оборудованием с четким заполнением всех реквизитов, предусмотренных формой данного документа. Не допускается записи производить простым карандашом, делать подчистки, исправления сумм или текста, помарки и т. п., что может привести к злоупотреблениям. 
Приходные и расходные кассовые документы оформляются в порядке, установленном Правилами о ведении кассовых операций предприятиями, организациями и субъектами. Порядок оформления банковских документов устанавливается правилами Национального банка РК. 
Обнаруженные в документах ошибки ( за исключением кассовых и банковских) исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Исправленная ошибка должна быть оговорена и подтверждена подписями лиц, подписавших документ.

В приходных и расходных кассовых ордерах исправление не допускается. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами Национального банка РК

БУХГАЛТЕРСКИЙ ДОКУМЕНТ — письменное свидетельство, доказательство факта совершения хозяйственной операции или права на ее совершение.