Хранение  бухгалтерских документов

Хранение  документов

В каждой бухгалтерии документы с  момента их написания или получение  от других предприятий или организаций  до полного использования и передачи в архив проходят обработку, передаются с одного рабочего места на другое, т.е. проходят определенный путь. На отдельных рабочих местах бухгалтерские документы задерживаются иногда на несколько дней. Такое положение требует организации контроля за хранением документов. 
Для обеспечения своевременного и правильного учета хозяйственных фактов надо сформировать систему написания и обработки документов, которая бы способствовала максимальному ускорению их движения в течение всей обработки. Этого можно достичь с помощью документооборота и четкой организации текущего и постоянного архивов. 
Документооборота называется установленный порядок и сроки движения документов в процессе их использования в соответствии с методом бухгалтерского учета от момента написания или получение от других предприятий к передаче в архив. 
Документы, на основании которых делают записи в учетных регистрах, называются использованными. их хранят в текущем архиве не более одного года, после чего передают по акту на постоянное хранение в архив предприятия, организации или учреждения. 
В течение месяца документы, которые обрабатываются, хранят в отдельных папках или других средствах делопроизводства. 
В конце каждого месяца документы текущего месяца формируют в отдельные папки по признакам архивного делопроизводства, т.е. архивной номенклатуры. На обложке указывают название дела, ее умер, год, месяц, шифр синтетического счета и количество документов. Документы подбирают по определенным признакам группировки (приходные, расходные, авансовые отчеты, нумерации, последовательности осуществления хозяйственных операций и другим признакам). 
Все принятые для хранения дела регистрируют в архивной книге, которая ориентировочно может иметь такую форму .

Документы, переданные из текущего архива к постоянному, сохраняют за такими принципами: по годам и месяцам; в пределах года и месяцев в зависимости от характера и содержания по следующим признакам: в хронологическом, предметно и корреспондентском порядке. 
Срок хранения документов в постоянном архиве предприятия для каждого вида документов устанавливает Главное архивное управление. 
После окончания срока хранения документы уничтожают, о чем составляют акт. Процесс уничтожения осуществляют путем передачи организациям вторичного сырья, оформляющих накладной.

Формы документов

Формы документов

Формы документов - это их вид, устройство. Они определяются содержанием сведений, которые размещаются на документах, и способом их обработки: ручным, механизированным, автоматизированным и т.д.

В бухгалтерском учете используется большое количество документов. Заметим, что по своей экономической природе и характеру много хозяйственных фактов - явлений и процессов - однотипны и однородны. Это дает возможность оформить такие операции одинаковыми документами, чего достигают типизацией форм. 
За разработку типовых форм бухгалтерских документов отвечает Министерство статистики. Им разработаны типовые формы бухгалтерских документов. Типовые формы бухгалтерских документов применяются во всех отраслях народного хозяйства. 
Помимо типовых форм, разрабатываются отраслевые унифицированные формы бухгалтерских документов. Они разрабатываются как для отдельных отраслей (промышленность, строительство, сельское хозяйство), так и для совокупности отраслей, например, для перерабатывающей промышленности АПК, машиностроительного комплекса и т.д. 
Типизация и унификация документов способствует сокращению количества форм первичных документов. 
Функции бухгалтерских документов. Бухгалтерские документы выполняют разные функции. Первой функцией является доказовисть. Она должна быть юридическим (бухгалтерские документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции - процесса); информационной (дает возможность использовать данные, которые содержит документ для получения информации, формирование показателей, осуществление различных учетных процедур); контрольной. Бухгалтерские документы дают возможность контролировать хозяйственные и технологические процессы, работу отдельных лиц, финансовые операции и т.д. 
Последняя функция - это хранение данных. Благодаря бухгалтерским документам есть возможность получить сведения в будущем, а это дает возможность сравнивать, анализировать и т.д.

Классификация бухгалтерских документов

Классификация документов

Численность и разнообразие документов, используемых в бухгалтерском учете, требует  их классификации. В экономической  литературе есть немало классификаций, которые имеют некоторые отличия. Обобщая эти классификации, можно предложить их группировки по определенным признакам: назначению, месту написания масштабу охвата количества операций, степенью обобщения хозяйственных фактов, характеру оформления, техникой написания и обработки (рис. А.6.1).

По  назначению документы делятся на распорядительные и виправдовувальни. 
Распорядительными называют документы, которые содержат распоряжение (приказ, инструкция и т.п.) на осуществление хозяйственного факта-операции. Они еще не подтверждают хозяйственный факт, а является основанием для его осуществления. Поэтому их нельзя принимать для записи в регистры бухгалтерского учета. Документом, который подтверждает факт осуществления сделки, является исполнительный документ. 
К распорядительных документов относятся приказы, распоряжения о предоставлении отпуска, платежные поручения банку на перечисление средств, доверенность на получение материальных ценностей и т.п. 
Виправдовувальнимы являются бухгалтерские документы, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Они содержат данные о ее выполнении. К таким документам относятся акты, накладные на передачу материальных ценностей, кассовый расходный ордер и т.д. 
По месту написания документы делятся на внутренние и внешние. 
Внутренние - документы, которые состоят в хозяйствах соответственно проводимых ими операций. К этим документам относятся требования, накладные, кассовые ордера, различные акты и т.п. 
Внешние - это такие документы, которые поступают в хозяйство от других предприятий, учреждений и организаций. К этой группе относятся также документы, которые пишут в одном хозяйстве, но они обращаются между различными хозяйствами. Сюда относятся все банковские документы - платежные требования, поручения, квитанции об заготовку сельскохозяйственного сырья и т.п. 
По масштабу охвата количества операций документы делятся на одноразовые и нагромаджувальни. 
Одноразовые - это документы, которыми оформляются хозяйственные факты (операции) в момент их осуществления. Характерной особенностью этих документов является их одноразовое использование для начальной регистрации хозяйственных операций. 
Нагромаджувальни документы - это такие, которые дают возможность в течение дня, декады, недели, месяца фиксировать однородные хозяйственные операции по мере их осуществления (например, лимитно-заборной карты, дорожные письма, многодневные наряды на выполнение работ, ведомость расхода кормов и т.п.). 
Нагромаджувальни документы окончательно оформляются только после окончания срока их действия. Они значительно сокращают количество документов и является одним из средств уменьшения рутинной учетной работы. Но не у всех хозяйственных операциях возможно их использование. 
По степени обобщения хозяйственных фактов бухгалтерские документы делятся на первичные и сводные. 
К первичным документам относятся такие, в которых фиксируются хозяйственные операции в момент их осуществления. Это первое формальное доказательство того, что хозяйственный факт - явление или процесс, т.е. операция, состоялся. Все хозяйственные операции оформляются первичными документами. Они могут быть одноразовыми и нагромаджувальнимы. 
Сводными есть такие документы, которые написаны на основании первичных документов по признаку групп и других признаков обобщения. Возведение первичных данных в документах значительно сокращает учетную работу. 
По характеру оформления бухгалтерские документы делятся на документы бухгалтерского, небухгалтерського и комбинированного оформления. 
Документы бухгалтерского оформления полностью пишут работники бухгалтерии. К этим документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские записи, групувальни сведения, различные расчеты распределения обобщенных данных и т.д. Основное назначение этих документов - техническая подготовка записей для бухгалтерского учета. 
Документы небухгалтерського оформления пишут работники производственных подразделений: кладовщика, мастера, прорабы. Главным признаком таких документов является то, что в них работники бухгалтерии записывают только бухгалтерское проведения. 
Документы комбинированного оформления - это такие документы, в которых часть данных заполняется не бухгалтер, а часть - сотрудниками бухгалтерии. Например, акты на ввод в эксплуатацию основных средств заполняет комиссия, а стоимостные данные записывают в бухгалтерии. 
За техникой написания и обработки бухгалтерские документы делятся на такие, которые пишут вручную на клавишных, перфорационная машинах или на ЭВМ. 
Несмотря на то, что в настоящее время применяется большое количество вычислительной и организационной техники, немало бухгалтерских документов пишут вручную. 
Эти документы представляют собой традиционные бумажные листы. их заполняют чернилами, химическим карандашом или печатной машинкой. 
Часть бухгалтерских документов может быть написана с помощью фактурных машин или других клавишных машин, имеющих алфавитный устройство. 
К документам, которые пишут на перфорационная машинах, принадлежащих перфокарты, дуал-карты и т.п. Этот прием иногда называют напивмеханизованим способом. 
При использовании ЭВМ документы пишут автоматически с определенными программами. К этой группе относятся также документы, которые получают с помощью датчиков и терминалов.

Оформление  документов

Офрмление документов

Все реквизиты документа размещают  в порядке, который соответствует  требованиям автоматизированного учета. При этом реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кода. 
Положение предусматривает такие требования по оформлению документов: записи должны быть сделаны чернилами, химическим карандашом, пастой шариковой ручки, с помощью печатной машинки; средствами механизации и т.д., которые обеспечивают неприкосновенность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. 
Для заполнения документов не допускается использование простого карандаша. Некоторые документы заполняют лишь чернилами (например, денежные чеки и т.д.). Перечень этих документов устанавливает Министерство финансов и центральные ведомства (Национальный банк и т.д.). 
В документах запрещаются исправления и пидчищення. Допущена ошибка исправляется чернилами, при этом закреслюеться неправильный запись и надписуеться правильный текст или сумма. Исправление заверяется подписью лица, его сделала. 
В некоторых документах, например чеках, платежных требованиях, доверенностях т.п. исправления вообще не допускаются. Если допущена ошибка, документ аннулируют и вместо него выписывают новый. 
Доказовисть бухгалтерских документов - это их существенная и юридическая доказовисть, которая обеспечивается правильным оформлением, и прежде всего полнотой зарегистрированных данных о хозяйственных факты, явления и процессы; подтверждением лиц (подписями), которые отвечают за осуществление хозяйственного факта (операции) и регистрацию документа; хранением документа в течение установленного законом срока. 
Для удобства оформления и дальнейшей обработки реквизиты в документах размещают в определенном порядке и последовательности. Этот порядок определяет форму документа.

Содержание  документов и требования к их созданию

Содержание и требование к их оформлению 

Бухгалтерский документ имеет сложную структуру. Его создание требует основательных знаний, а именно - знание содержания хозяйственных фактов, явлений и процессов, которые формируют единицы первичного наблюдения, а также законодательства той или иной страны о порядке оформления имущественных и правовых отношений, связанных с хозяйственным фактом. 

Каждый хозяйственный  факт - явление или процесс - характеризуется  признаками и показателями. 
Основные признаки хозяйственных фактов: 
вещественные элементы привлеченных к хозяйственной деятельности фактов. Например явлений (материалы, деньги или источники, займы, долги поставщикам, кредиторская задолженность) и процессов (передача материалов со склада на производство или выдача денег из кассы в подотчет и т.д.); 
место осуществления хозяйственного факта; 
время, когда происходил хозяйственный факт; 
единицы измерения вещественных элементов, вовлеченных в хозяйственную деятельность фактов, натуральных и стоимостных; 
стороны, которые принимали участие в осуществлении хозяйственного факта (название). 
Эти признаки качественно отличают одни хозяйственные факты от других. Вместе с тем именно эти признаки позволяют систематизировать, группировать, перегруповуваты данные. В бухгалтерском учете это один из основных приемов получения исходных данных о хозяйственной деятельности. 
Показатели документов отражают количественную характеристику хозяйственных фактов в натуральных (вещественных, трудовых и стоимостных измерителя. 
До первичных данных о хозяйственных факты относятся признаки и показатели, которые являются содержанием бухгалтерских документов и называются реквизитами. 
Реквизиты (от лат. Recvizit - нужен, необходим) - важнейшие сведения об определенных хозяйственные факты, явления и процессы, которые характеризуют определенный их сторону (свойство). 
В положении о документах и документообороте названы основные реквизиты, обязательные для всех документов, а именно: 
а) название документа (формы), код формы; 
б) дата составления; 
в) содержание хозяйственной операции; 
г) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении); 
г) наименование должностных лиц, отвечающих за выполнение хозяйственной операции, правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. 
В некоторых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа; имя и адрес предприятий, учреждений, основание для совершения хозяйственной операции, другие дополнительные реквизиты, которые определяются характером хозяйственных операций.

Тех формы документов

Различают следующие технические формы документов: 
зональные - документ делятся на горизонтальные и вертикальные зоны; 
анкетные - реквизиты размещают по последовательной схеме, один за другим; 
табличная - реквизиты размещают горизонтально и при вертикальной и горизонтальной признакам в виде своеобразной матрицы; 
комбинированная - сочетаются элементы приведенных технических форм. 
Усовершенствовать технические формы бухгалтерских документов можно с помощью унификации, стандартизации, автоматического снятия первичных данных, применения технических носителей (терминалов и т.п.); сокращение количества экземпляров, изъятия постоянных реквизитов при автоматизированной обработке. 
Материальными носителями документов могут быть отдельные бумажные бланки, перфокарты; перфостричкы, магнитные ленты, магнитные диски и т.д. Процедура оформления бухгалтерских документов должен обеспечить информационную и юридическую их полноценность.

Классификация бухгалтерских документов

     Все хозяйственные операции должны производиться  с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

╥       по назначению;

╥       по содержанию хозяйственных операций;

╥       по объему отраженных в них операций;

╥       по способу использования;

╥       по числу учитываемых операций;

╥       по месту составления;

╥       по способу заполнения.

     Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

╥       организационно-распорядительные;

╥       оправдательные (исполнительные);

╥       комбинированные;

╥       документы бухгалтерского оформления.

     К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.