Бухгалтерская документация

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 23 Ноября 2011 в 18:15, доклад

Краткое описание

В каждой бухгалтерии документы с момента их написания или получение от других предприятий или организаций до полного использования и передачи в архив проходят обработку, передаются с одного рабочего места на другое, т.е. проходят определенный путь. На отдельных рабочих местах бухгалтерские документы задерживаются иногда на несколько дней. Такое положение требует организации контроля за хранением документов.

Скачать целиком (91.80 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Содержимое работы - 1 файл

Хранение бухгалтерских документов.doc

— 328.00 Кб (Скачать файл)

     К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

     Существует  целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят  к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

     Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

 
Понятие документооборота

     Документооборот - движение документов на предприятии от их сl 656f59jg 6;здания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Приложение  к Положению о документах

и документообороте в бухгалтерском  учете,

утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105

Пример  графика документооборота по предприятию

Утвержден

приказом  №════════════════ от═══ ════════.

Наименован  документа Создание  документа Проверка  документа Обработка документа Передача  в архив
количество  экземпляров ответственный за выписку ответственный за оформление ответственный за исполнение срок  исполнения ответственный за проверку кто представляет порядок представления срок  представления кто исполняет срок  исполнения кто исполняет срок  передачи
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
требование 2 цех ОМТС, бухгалтерия Склад Ежедневно бухгалтерия 1 экз.  √ цех

2 экз. - склад

 при отсчете  при реестре ежедневно (до часов) бухгалтерия ежедневно бухгалтерия по  истечение квартала

Требования  главного бухгалтера по документальному  оформлению хозяйствен╜ных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обя╜зательны для всех работников организации. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. 

 
 

 

Документооборот, организованный по графику:

      ╥       позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки;

      ╥       способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

      ╥       повышает производительность труда счетных работников;

      ╥       способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;

      ╥       способствует повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;

      ╥       повышает эффективность всей учетной работы организации.

     Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгал╜тер. На начальном этапе работы по составлению  графика документооборота устанав╜ливается:

      -            перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

      -            круг лиц, которые обращаются с первичными документами;

      -            кто из работников предприятия имеет право подписывать данные до╜кументы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руко╜водителем организации);

      -            рабочая схема действующих отделов организации;

      -            порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);

      -            график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий свое╜временно организовать начисление налогов и составление бухгалтер╜ской отчетности.

     Главный бухгалтер своим распоряжением  по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке

     В обязанности всех работников организации  включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере  их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определя╜ется ответственность за невыполнение требований документооборота.

     График  документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня ра╜бот по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразде╜лением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Порядок хранения бухгалтерских  документов

     Содержащаяся  в принятых к учету первичных документах информация, необхо╜димая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекоме&# 323e44jd 1085;дуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных министерствами и ведомствами при соблюдении общих методологических принципов.

     Информация  о хозяйственных операциях, произведенных  предприятием за оп╜ределенный период времени, из учетных регистров переносится  в сгруппированном виде в бухгалтерскую  отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона ╚О бухгалтерском учете╩ в тече╜ние сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государствен╜ного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохран╜ности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

     Для упорядочения количества издаваемых и  получаемых документов рекоме&# 323e44jd 1085;╜дуется вести номе&# 323e44jd 1085;клатуру  дел.

     Каждый  полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку - дело. Все  папки, находящиеся в подразделении, образуют номе&# 323e44jd 1085;клатуру дел. Список дел может быть оформлен следующим  образом:

Индекс  дела Наименование

дела

 Количество  дел в папке Срок  хранения Примечания
═ ═ ═ ═ ═

      -            индекс дела (номе&# 323e44jd 1088;а на папке) может состоять из присвоенного под╜разделению номе&# 323e44jd 1088;а и внутреннего номе&# 323e44jd 1088;а;

      -            наименование дела (заголовок);

      -            количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

      -            срок хранения;

      -            примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных поме&# 323e44jd 1097;ениях или закрывающихся шкафах под ответст╜венностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

     Сроки хранения документов в архиве предприятия  определяются в соответствии с ╚Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, ми╜нистерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения╩, утвержденным Главархивом СССР 15.08.88 (с изм. от 06.10.2000).

ПЕРЕЧЕНЬ

ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ,

ОБРАЗУЮЩИХСЯ  В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ,

С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

(утв.  Росархивом от 06.10.2000)

(Извлечение)

Срок  хранения ╚постоянно╩ применяется  в соответствии с пунктом 2.4 Указаний.

Отметка ╚ЭПК╩ применяется в соответствии с пунктом 2.8 Указаний.

Номе&# 323e44jd 1088; статьи Вид документа Срок  хранения документов Примечание  
1 2 3 4  
4. 1. Бухгалтерский учет и отчетность  
135 Бухгалтерские балансы и отчеты; доку╜менты (приложения к балансу, поясни╜тельные записки, специализированные формы) к ним: ═ <1> При отсутствии годовых - пост.

<2> При  отсутствии годовых, квартальных  - пост.

  
а) сводные годовые Пост.  
б) годовые Пост.  
в) квартальные 5л.<1>  
г) месячные 1 г. <2>  
136 Передаточные, разделительные, ликви╜дационные балансы; приложения, пояс╜нительные записки  к ним Пост.    
137 Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам Пост.    
138 Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов 5л.    
139 Документы (протоколы, акты, заключе╜ния) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов Пост. <1> <1> Квартальных - 5 л.  
142 План  счетов бухгалтерского учета 5л.    
143 Отчеты  по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) Пост.  
145 Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о  проведении документальных ревизий  финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. 5л. <1> <1> При условии завершения проверки -(ревизии). В случае возникновения  споров, разногласии следственных  и судебных дел - сохраняются  до вы несения окончательного  решения
1 2 3 4
148 Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы  и др.) 5л. <1> <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения  споров, разногласии, следственных  и судебных дел - сохраняются  до вынесения окончательного решения
150 Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной  операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, ко╜решки банковских чековых книжек, ор╜дера, табели, извещения банков и пере╜водные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.) 5л. <1> <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
151 Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями 5л.  
152 Переписка о финансово- хозяйственной деятельности (об учете фондов, о нало╜жении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) 5л.  
153 Лицевые счета работников 75 л.  ЭПК  
154 Положения о премировании работников 5 л. <1> ЭПК <1> После замены

новыми

155 Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграм╜мы) на выдачу заработной платы, посо╜бий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <1>; доверенности на полу╜чение денежных сумм и товарно-матери╜альных ценностей, в том числе аннули╜рованные доверенности) о получении заработной платы и других выплат 5 л. <2>. <1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

<2> При  условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных  дел - сохраняются до вынесения  оконча╜тельного решения

156 Переписка о выплате заработной платы 5л.  
157 Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов 5л.  
158 Гарантийные письма 5л.  
159 Сведения  об учете фондов, лимитов за╜работной  платы и контроле за их распре╜делением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о вы╜плате отпускных и выходных пособий 5л.  
161 Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности 5л.  
162 Исполнительные  листы До  минования надобности <1> <1> Не менее 5 л.
1 2 3 4
163 Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и креди╜торской задолженности, недостачах, растратах, хищениях 5 л.  ЭПК  
164 Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов До  замены новым  
165 Документы (заявления, решения, справ╜ки, переписка) об оплате учебных отпус╜ков До  минования надобности <1> <1> Не менее 5 л.
166 Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении  износа основных средств, оценке стоимости  имущества организации Пост.  
167 Документы (акты, выписки банков, ве╜домости, расчеты, переписка) об аморти╜зационных отчислениях 5л.  
168 Оборотные ведомости 5л.<1> <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения  споров, разногласий, следственных  и судебных дел - сохраняются  до вынесения окончательного  решения
169 Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах 5л. <1> <1> После снятия с учета
170 Отчеты  по налогам:   <1> При отсутствии

годовых - пост.

<2> При  отсутствии

а) годовые Пост.
б) квартальные 5л. <1>
в) месячные 1 г. <2> -
171 Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о  начисленных и перечислен╜ных суммах налогов в бюджеты всех уровней 5 л.  ЭПК  
172 Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов 5 л.  ЭПК  
173 Документы (расчеты, сведения, заявле╜ния, решения, списки, ведомости, пере╜писка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, креди╜тов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 л.  ЭПК    
176 Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жи╜лого фонда 5л.    
177 Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов  в бюджет зачетами, цен╜ными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг 5л.    
185 Лицевые счета акционеров 5л. <1> <1> После перехода права собственности  на акции. При условии завершения  про верки (ревизии)  
1 2 3 4  
186 Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срока действия  дого╜вора, соглашения  
187 Паспорта  сделок Пост.    
188 Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных  работ 5л. <1> <1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л.  
189 Договоры  о материальной ответствен╜ности 5л. <1> <1> После увольнения материально-ответственного  лица  
190 Образцы подписей материально-ответственных  лиц До  минования надобности    
192 Документы (протоколы заседаний ин╜вентаризационных  комиссий, инвентар╜ные описи, акты, ведомости) об инвента╜ризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-матери╜альных ценностей 5л. <1> <1> При условии за╜вершения проверки -(ревизии). В случае возникновения  споров, разногласий, следст╜венных  и судебных дел - сохраняются  до вы несения оконча╜тельного  решения  
193 Книги, журналы, карточки учета:   <1> После окончания срока действия  последнего договора контракта,  соглашения <2> После ликвидации  основных средств при условии  завершения про верки (ревизии) <3> При условии за╜вершения  проверки (ревизии). В случае возникновения  споров, разногласий, следст╜венных и судебных дел - сохраняются до вынесения оконча╜тельного решения <4> После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии) <5> С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)  
а) ценных бумаг Пост.  
б) договоров, контрактов соглашений (кредитных, хозяйственных, операцион╜ных) 5л. <1>ЭПК  
в) основных средств (зданий, сооруже╜ний) 5 л. <2>  
г) расчетов с организациями 5 л. <3>  
д) приходно-расходных кассовых доку╜ментов (счетов, платежных поручений) 5 л. <3>  
е) погашенных векселей на уплату нало╜гов 5 л. <4>  
ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную  стоимость 5 л. <5>  
з) хозяйственного имущества 5 л. <3>  
и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) 5 л. <3>  
к) подотчетных лиц 5л.  
л) исполнительных листов 5л.  
м) сумм доходов и подоходного налога работников 5л.  
н) депонированной заработной платы 5 л. <3>  
о) депонентов по депозитным суммам 5л.  
п) доверенностей 5 л. <3>  
194 Программы, руководства по организации и  внедрению автоматизированных сис╜тем  бухгалтерского учета и отчетности Пост.    
195 Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности 5л.    
196 Заказы  на бланки учета и отчетности 1 г    
197 Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной  деятельности 5 л.  ЭПК    
           

     В случае прекращения деятельности организации  документы, связанные с на╜числением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государст╜венные архивы.

     Для сдачи в архив документы подбираются  в хронологическом порядке, ком╜плектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив со╜провождается  справкой.

     Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибе╜лью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:

      ╥       в Положении ╚О документах и документообороте в бухгалтерском учете╩, утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;

      ╥       в Инструкции ╚О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (зани╜жении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложе╜ния, у предприятий, учреждений, организаций и граждан╩, утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.

     В случае пропажи или гибели первичных  документов руководитель предпри╜ятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

     В необходимых случаях для участия  в работе комиссии приглашаются предста╜вители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

     Результаты  работы комиссии оформляются актом, который утверждается руко╜водителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей органи╜зации.

Порядок уничтожения  бухгалтерских документов

06.10.2009  

Отдел бухгалтерии  любой компании создаёт достаточно много документов, которые (в случае отсутствия системы электронного документооборота) занимают достаточно много места  и после определённого срока работы начинают создавать дополнительные трудности в системе. Некоторые документы имеют очень долгие сроки хранения, а потому порядок уничтожения бухгалтерских документов требует тщательного соблюдения всех инструкций и понимания всех особенностей архивного и налогового законодательства.

Наиболее  яркий пример - это минимальное  хранение документов в течение трёх лет, закреплённое пунктом 4 статьи 89 НК РФ. Тем не менее, если обратиться к  пункту 1.8 статьи 23 НК РФ, видно, что  вы, как налогоплательщик, обязаны хранить документы, необходимые для уплаты налогов, в течение 4 лет. К этим документам, к которым НК «добавляет» ещё год, относятся данные бухучёта, а также первичная документация. Это ещё не всё: четырёхлетний срок отсчитывается со следующего дня после завершения налогового периода. На практике это означает, что если у вас есть документы за четвёртый квартал 2005 года, то хранить данные необходимо до 31 декабря 2009 года.

Информация о работе Бухгалтерская документация