Автоматизация учета основных средств в управлении предприятия

- не возмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением объекта основных средств;

- вознаграждения, уплачиваемого посреднической органи­зации через которую приобретен объект основных средств;

- иных затрат, непосредственно связанных с приобретени­ем сооружением и изготовлением объекта основных средств. [13; 50]

Не включаются в фактические затраты на приобретение основных средств общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связа­ны с приобретением основных средств.

Первоначальной стоимостью основных средств, внесен­ных в счет вклада в уставный (складочный) капитал органи­зации, признается их денежная оценка, согласованная учре­дителями (участниками) организации, если иное не предус­мотрено законодательством Российской Федерации.

Первоначальной стоимостью основных средств, получен­ных организацией по договору дарения и в иных случаях без­возмездного получения, признается их рыночная стоимость на дату оприходования.

Первоначальной стоимостью основных средств, приоб­ретенных в обмен на другое имущество, отличное от денежных средств, признается стоимость обмениваемого имуще­ства, по которой оно было отражено в бухгалтерском балан­се.

Основные средства в процессе использования теряют свои физические и технико-экономические качества, другими сло­вами изнашиваются. Износ основных средств учитывается на счетах износа. Разность между балансовой стоимостью основ­ных средств и суммой накопленного износа называется остаточной стоимостью основных средств. Оценка одинаковых объектов основных средств, введен­ных в эксплуатацию в различное время, может быть различ­ной. Это зависит от времени, места и способа сооружения и приобретения основных средств. Поэтому возникает необхо­димость в определении восстановительной стоимости основ­ных средств. Под восстановительной стоимостью понимают стоимость воспроизводства основных средств, то есть соору­жения и приобретения, исходя из действующих цен на мо­мент переоценки. [13; 69]

Положением по бухгалтерскому учету основных средств допускается изменение первоначальной стоимости основ­ных средств в случаях достройки, дооборудования, рекон­струкции и частичной ликвидации соответствующих объек­тов с отнесением увеличения (уменьшения) первоначаль­ной стоимости основных средств на добавочный капитал организации.

Организация имеет также право не чаще одного раза в год (на начало отчетного года) переоценивать объекты ос­новных средств по восстановительной стоимости путем ин­дексации или прямого пересчета по документально подтвер­жденным рыночным ценам с отнесением возникающих раз­ниц на добавочный капитал организации, если иное не уста­новлено законодательством Российской Федерации. [13; 89]

1.4 Документальное оформление основных средств

Для документального оформления операций поступления и выбытия основных средств используются следующие унифи­цированные формы:

1.           Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1).

Применяется для зачисления в состав основных средств от­дельных объектов, поступивших путем:

- приобретения за плату у других организаций;

- строительства хозяйственным и подрядным способом;

- получения от других организаций и лиц в безвозмездное пользование;

- внесения учредителями (участниками) в счет их вкладов в уставный (складочный) капитал;

- получения в хозяйственное ведение или оперативное уп­равление;

- взятия в аренду с последующим выкупом;

- получения по акту дарения;

- передачи в совместную деятельность и доверительное уп­равление; передачи в обмен на другое имущество и другими способа­ми не противоречащими действующему законодательству. [14]

Документ применяется для учета ввода объектов в эксп­луатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен оформляться в особом порядке, для офор­мления внутреннего перемещения основных средств из од­ного структурного подразделения организации в другое, для оформления передачи основных средств со склада (из запа­са) в эксплуатацию, а также для исключения из состава ос­новных средств при передаче, продаже другой организации.

Выбытие основных средств в результате продажи или пе­редачи сторонним организациям оформляется актом (наклад­ной). На основании данных, которого в бухгалтерии органи­зации делается соответствующая запись в инвентарной кар­точке учета основных средств (форма №ОС - 6).

2. Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-3).

Применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации. [14]

3. Акт на списание основных средств (форма № ОС-4).

Применяется для оформления полного или частичного списания основных средств (кроме автотранспортных средств). [14]

4. Акт на списание автотранспортных средств (форма № ОС-4 а).

Применяется для оформления списания автотранспортных средств.

5. Акт о приемке оборудования (форма № ОС-14). [14]

Применяется для оформления, поступившего на склад обо­рудования к установке.

6. Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма № ОС-15). [14]

Применяется для оформления передачи оборудования мон­тажной организации.

Глава 2 Теоретические вопросы автоматизации учета

2.1 Автоматизация бухгалтерского учета

Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного управления. [8;145]

Руководителю российского предприятия сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов. [8;154]

2.2 Выбор аппаратных средств для построения системы компьютерного учета ООО «Восток»

Необходимым условием для успешного внедрения и усовершенствования системы является удачный подбор работников и их подготовка к работе в информационной системе. Подготовка персонала может проводиться силами разработчиков системы (лекции, семинары, практические занятия) или с помощью специальных курсов повышения квалификации. Во время такого обучения каждый работник имеет не только понять изменения в своих должностных обязанностях, но и научиться работе с компьютерной техникой. Такое обучение может предусматривать также овладение типичных, наиболее распространенных программных средств (например Norton Commander, Windows). [9;512]

Параллельно с подготовкой персонала проводят работы по установлению и отладка аппаратных и программных средств, определяют места установления компьютеров, средства их охраны, лиц, ответственных за сохранение и сопровождение программного обеспечения, устанавливают необходимые пакеты программ. В случае необходимости выполняют строительно-монтажные работы, связанные с прокладыванием кабелей, установлением оснащения, изменением освещения мест, где устанавливаются компьютеры. Перед внедрением системы важно, чтобы были проведенные предшествующие испытания для проверки корректности работы технических и программных средств, возможности использования прикладного программного обеспечения разработчиком.[9;515]

Одним из важных пунктов для улучшения работы бухгалтерии, необходимо приобрести определенные аппаратные средства: персональный компьютер, клавиатура, мышь, телефоны, принтер, сканер, копир, факс и монитор. Составим смету в виде таблицы, где рассчитаем какую сумму необходимо для того чтобы обеспечить рабочие места.

Таблица 1 – смета затрат для обеспечения бухгалтерского отдела ООО «Восток»

Отдел бухгалтерии фирмы «Восток» состоит из 23 человек, необходимо организовать 23 автоматизированных рабочих мест бухгалтера. Для этого необходимо приобрести один программный продукт «1С: Бухгалтерия 8.2», который стоит 12 тысяч рублей на 20 рабочих мест, одну дополнительную многопользовательскую лицензию на 3 рабочих мест, стоимость которого 7 тысяч рублей, и одну дополнительную лицензию на 1 рабочее место, цена которой 3 тысячи рублей. Стоимость приобретенных программных продуктов для фирмы составит:

12 000 + 7 000 + 3 000 = 22 000 рублей

В итоге для работы в бухгалтерии предприятия ООО «Восток» необходимо 609 255+22 000 = 631 255 тыс. руб.

2.3 Программное обеспечение бухгалтерского учета

Выбор программ, предлагаемый сегодня разработчиками, впечатляет и пугает. Каждый заявляет, что его программа лучшая. Трудно разобраться во всем этом многообразии.

Однако далеко не всем фирмам, занима­ющимся индустрией программ­ных технологий, удается открыть формулу успеха и «сводить Ба­ланс» интересов со своими парт­нерами, пользователями, конку­рентами, с государством, многие годы получать положительное «Сальдо» практически на всех на­правлениях этого нелегкого пу­ти в условиях нынешней россий­ской действительности. [12; 76]

Среди отечественных разработчиков прикладного экономического программного обеспечения особо выделяются следующие: 1С, АйТи, Галактика, ДИЦ, Интеллект-Сервис, Информатик, Иифософт, Ий-фин, Инэк, КомТех +, Ланке, ЛокИС, Никос-софт, Парус, R-Style, Цефей, Электронные деньги, а из раз­работчиков информационно – правовых систем - Гарант, ЦКР (Кодекс), Консультант + и другие.

Фирма «1С» сохраняет несокрушимость и уверенность позиций лидера. Среди наиболее популярных программных продуктов фирмы «1С» особое место занимают программы системы «1С: Предприятие - 8.2». Существуют модификации этого комплекса для отраслевых применений, бю­джетных организаций, для торговли, медицины, автотранспортных пред­приятий. Это говорит о желании пользова­телей получить самые современные технологии и программы, а также об эффективности и правильности предпринимаемых усилий и вложе­ний фирмы. [8;91]

Спектр новых разработок фир­мы столь обширен, что трудно вы­делить какую-либо. Но все же наи­более значимой из них можно назвать, пожалуй, комплексную кон­фигурацию «1С: Предприятие – 8.2» -«Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры», позволяющую организовать в единой системе эф­фективный всесторонний учет фир­мы.

Никто не утверждает, что бухгалтер должен обладать зна­ниями и навыками программиста-профи. Между тем грань, их разделяющая, становится год от года все более неразличи­мой. И причины, этому способствующие, лежат на поверхно­сти. Дело состоит в том, что, сколько есть предприятий - столько существует и рабочих планов счетов, столько есть и традиций ведения учета (вариантов учетной политики пред­приятия). Производители программных продуктов, учитывая это обстоятельство и пытаясь сделать свой товар универсаль­ным, вынуждены выпускать на рынок программы, требующие проведения целого комплекса предварительных настроек. Не­которые из них однозначно требуют от бухгалтера-пользовате­ля владения начальными навыками общения с вычислитель­ной техникой. И эта тенденция год от года усиливается.. [8; 104]