Аудиторская проверка учета дебиторской задолженности организации

Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные  расходы, обязано в трехдневный  срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый  отчет об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно-хозяйственные  расходы, то отчет составляется в  трехдневный срок после истечения  времени, на который эти суммы  выданы. В случаях, когда эти сроки  прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного  лица и удержать с него подоходный налог. Если срок, на который были выданы деньги, заранее не был установлен, то у бухгалтера нет оснований  для предъявления претензий подотчетному лицу.

Сотруднику, командируемому в другую организацию, полагаются сохранение среднего заработка на срок командировки и компенсация расходов (по проезду  к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения и суточные за время нахождения в командировке).

Суммы на командировочные  расходы выдаются подотчетному лицу при наличии приказа (распоряжения) по направлению его в командировку. Размеры выдаваемых на командировочные  расходы сумм ограничены законодательством. Эти ограничения составлены таким  образом, что сверхнормативные суммы  командировочных расходов, хотя и  включатся в себестоимость выпускаемой  продукции (выполняемых работ, оказываемых  услуг), при налогообложении прибыли  не учитываются.

Кроме командировочного удостоверения подотчетное лицо получает бланк служебного задания, в котором отражена цель командировки и который по прибытии должен быть заполнен отчетом о ее выполнении. При возврате из командировки сотрудник  заполняет также авансовый отчет, к которому прикладываются все оправдательные расходные документы (командировка, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и т.п.).

Согласно налоговому законодательству при оформлении авансового отчета разрешается выделять расчетным  путем (по ставке 16,67%) НДС из сумм расходов по проезду к месту служебной  командировки и обратно, затрат на постельные принадлежности в поезде, а также расходов по проживанию в гостинице. Если данные расходы укладываются в утвержденные нормы, то НДС по ним относится на зачет с бюджетом. Сумма НДС по той доле расходов, которая выходит за пределы установленных норм, должна списываться за счет собственных средств организации, т.е. за счет нераспределенной прибыли. Из суточных налог не выделяется и не предъявляется к зачету с бюджетом.

Выдача  командировочных  сумм и оформление авансового отчета после  приезда из командировки в бухгалтерском  учете отражается следующим образом:  
Дебет 71, Кредит 50 - выданы денежные средства на командировочные расходы,  
Дебет 20, 26, 44, Кредит 71 - списана стоимость проездных билетов без НДС,  
Дебет 19, субсчет "НДС по приобретенным работам и услугам", Кредит 71 - выделена сумма НДС по проездным билетам,  
Дебет 20, 26, 44, Кредит 71 - учтена стоимость проживания в гостинице без НДС,  
Дебет 19, субсчет "НДС по приобретенным работам и услугам", Кредит 71 - отражен НДС по оплате за проживание в гостинице,  
Дебет 20, 26, 44, Кредит 71 - списаны суточные.

Срок командировки законодательством ограничен (не более 40 суток). Если есть необходимость пребывания сотрудника в другой организации  в течение более длительного  времени, то необходимо оформить его  временный перевод в эту организацию, для чего требуется согласие сотрудника.  
Выдача денежных средств на покрытие административно-хозяйственных расходов осуществляется на основании заявлений подотчетных лиц.

При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у организаций  оптовой торговли или изготовителей  продукции подотчетное лицо обычно получает доверенность и инструктируется  бухгалтером о необходимости  получения требуемой товарной и  платежной документации - в первую очередь накладной на отпуск товаров  с указанием отдельной строкой  суммы НДС и квитанции к  приходному кассовому ордеру. В этом случае при представлении подотчетным  лицом авансового отчета НДС отражается на счете 19 "Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям" и затем списывается на зачет  с бюджетом.

В бухгалтерском учете  фиксируются следующие  записи:  
Дебет 71, Кредит 50 - выдана сумма подотчетному лицу,  
Дебет 08, 10, 41, Кредит 71 - отражена приемка материальных ценностей по учетной стоимости,  
Дебет 19, Кредит 71 - учтена сумма НДС по приобретенным материальным ценностям,  
Дебет 68, Кредит 19 - приняты к зачету с бюджетом суммы НДС по приобретенным материальным ценностям.

При покупке  подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах НДС  в бухгалтерском учете расчетным  путем не выделяется и на зачет  с бюджетом не относится.

В случае перерасхода  подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные  расходы, руководитель организации  может принять решение о выплате  работнику дополнительных денег  на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую  сумму, чем получило в подотчет, оно  обязано вернуть неизрасходованный  остаток в кассу. Эта сумма  может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица.

Если подотчетным  лицом авансовый отчет не представлен, то в бухгалтерском учете производятся записи:  
Дебет 94, Кредит 71 - отражены в качестве недостачи подотчетные суммы,  
Дебет 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба", Кредит 94 - предъявлена финансовая претензия подотчетному лицу,  
Дебет 70, Кредит 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" - осуществлено удержание подотчетных сумм из заработной платы подотчетного лица.

С помощью подотчетных  лиц организации осуществляют представительские  расходы. Это специфический вид  затрат, связанных с приемом и  обслуживанием представителей других организаций, прибывших на переговоры. Такие расходы регламентируются налоговым законодательством, поэтому  в организации должна быть комиссия, осуществляющая контроль этих расходов и их соответствие положению о  составе и нормах расходов. Для  проведения конкретного мероприятия  должна быть составлена смета расходов, согласно которой комиссия затем  подписывает акт на их списание.

В бухгалтерском учете  расчеты по представительским  расходам могут быть отражены записями:  
Дебет 71, Кредит 50 - выданы денежные средства на представительские расходы,  
Дебет 26, Кредит 71 - списаны представительские расходы в пределах норм,  
Дебет 91, Кредит 71 - списаны представительские расходы сверх установленных норм.  
Основными документами, используемыми при учете расчетов с подотчетными лицами, являются:  
расходный кассовый ордер (форма N КО-2);  
приходный кассовый ордер (форма N КО-1);  
командировочное удостоверение (форма N Т-10);  
служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а);  
журналы учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из командировки;  
платежная ведомость (форма N Т-53);  
авансовый отчет (форма N АО-1);  
заявление на выдачу денежных средств в подотчет;  
доверенность (формы N М-2 и М-2а);  
смета представительских расходов;  
акт на списание представительских расходов;  
прочие (счет, квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно-материальных ценностей и т.п.).  
Бухгалтерия не имеет права выдавать подотчетные суммы сотрудникам, не представившим авансовые отчеты о расходовании предыдущих подотчетных сумм.  
 
Проверка правильности ведения бухгалтерского и налогового учета по погашению дебиторской задолженности  
 
Погашение дебиторской задолженности денежными средствами. Очевидно, что наибольшая часть дебиторской задолженности погашается именно денежными средствами, следовательно, при проверке следует обратить внимание именно на денежную форму расчетов между контрагентами и правильность отражения соответствующих операций на счетах бухгалтерского учета (Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н).  
Полный финансовый цикл - от реализации и до погашения дебиторской задолженности - в бухгалтерском учете отражается следующим образом:  
Дебет 90, Кредит 43 - списана себестоимость реализованной продукции,  
Дебет 62, Кредит 90 - отражена задолженность покупателей за проданную продукцию,  
Дебет 90, Кредит 68 - отражен НДС,  
Дебет 90, Кредит 44 - списаны на себестоимость реализованной продукции коммерческие расходы,  
Дебет 90, Кредит 99 - определена прибыль от реализации продукции,  
Дебет 51, Кредит 62 - выручка от реализации зачислена на расчетный счет.  
В случае неплатежа дебиторская задолженность может быть признана безнадежной по истечении срока исковой давности:  
Дебет 91, Кредит 62 - списана на прочие расходы безнадежная дебиторская задолженность,  
Дебет 007 - задолженность учтена на забалансовом счете.

Расходы от списания безнадежной к получению дебиторской  задолженности уменьшают налоговую  базу по налогу на прибыль. Если по истечении  некоторого срока покупатель ликвидирует  свою задолженность, то полученная организацией на расчетный счет (51 "Расчетные  счета") денежная сумма приходуется  как прочие доходы, которые включаются в состав налоговой базы по налогу на прибыль, а задолженность списывается  с забалансового учета:  
Дебет 51, Кредит 91 - отражены доходы от погашения списанной в убыток задолженности,  
Кредит 007 - списана с забалансового учета погашенная дебиторская задолженность.

В соответствии с п. 19 ст. 270 НК РФ не признаются расходом суммы НДС, предъявленные покупателю в составе цены реализуемых услуг. Следовательно, для целей исчисления налога на прибыль списываемый убыток признается в сумме, не содержащей суммы  НДС.  
Отметим, что списание просроченной дебиторской задолженности является обязательной процедурой для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы. Так как дебиторская задолженность является статьей баланса, несписанная задолженность будет искажать данные баланса, что может повлечь ошибочные расчеты при определении стоимости чистых активов организации, а также ее платежеспособности и эффективности деятельности. Тем самым отчетность организаций оказывается менее реальной, чем это должно быть, и нарушаются правила ПБУ 1/98.

Что касается неденежных форм погашения дебиторской задолженности, то в рамках настоящей статьи рассмотрим лишь основные формы, на которые приходится наибольшая доля неденежных расчетов, а именно погашение задолженности  векселем, операции взаимозачета и  операции по уступке права требования.

Погашение задолженности  векселем. Если фирма приобретает  вексель третьего лица за деньги, то она осуществляет финансовое вложение. Операция по приобретению векселя в  собственность должна производиться  на основании договора купли-продажи, а также акта приема-передачи векселя.

Векселя учитываются  поединично, в аналитическом учете  отражается, как минимум, следующая  информация: наименование эмитента; название (номер, серия) ценной бумаги, номинальная  цена, цена покупки; расходы, связанные  с приобретением ценных бумаг; дата покупки, дата продажи или иного  выбытия; место хранения. Векселя  как финансовые вложения принимаются  к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости (п. 8 ПБУ 19/02), которая определяется в зависимости от способа поступления  векселей.

Первоначальная  стоимость векселя, приобретенного за плату, включает согласно п. 9 ПБУ 19/02 сумму фактических затрат на его  приобретение (за исключением НДС  и иных возмещаемых налогов). Фактическими затратами на приобретение векселя  являются:  
суммы, уплачиваемые в соответствии с договором продавцу;  
суммы, уплачиваемые за информационные и консультационные услуги;  
вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям;  
иные расходы, непосредственно связанные с приобретением векселей.

Перечень фактических  затрат является открытым и предусматривает  возможность включения других аналогичных  затрат за исключением общехозяйственных  и иных расходов, которые непосредственно  не связаны с приобретением активов  в качестве финансовых вложений. Организациям предоставлено право самостоятельно определять существенность суммы дополнительных затрат, связанных с приобретением  актива (п. 11 ПБУ 19/02). Если по сравнению  с суммой, которую нужно заплатить  продавцу по договору, иные затраты  организация сочтет несущественными, то она вправе учесть их в составе  прочих расходов в том отчетном периоде, в котором были приняты к бухгалтерскому учету ценные бумаги. Уровень существенности должен быть закреплен в учетной  политике организации (обычно он составляет 5% от значения соответствующего показателя).

Ценные бумаги, приобретенные за плату, могут приниматься  к бухгалтерскому учету в качестве финансовых вложений в корреспонденции  со счетами расчетов (50 "Касса", 51, 52 "Валютные счета", 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами").

В случае простого векселя, номинальная стоимость  которого включает сумму дисконта (величину скидки), схема бухгалтерских записей  у векселедержателя (заимодавца) выглядит следующим образом:  
Дебет 76, Кредит 51 - выдан заем в размере номинальной стоимости векселя за вычетом суммы дисконта,  
Дебет 58, Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - отражены финансовые вложения в размере номинальной стоимости векселя за вычетом суммы дисконта,  
Дебет 58, Кредит 98 - отражена доля дисконта в общей величине финансовых вложений,  
Дебет 008 - зафиксировано полученное от заемщика обеспечение в виде векселя на сумму номинальной стоимости,  
Дебет 51, Кредит 76 - отражен возврат займа в сумме номинальной стоимости векселя,  
Дебет 76, Кредит 58 - списана задолженность векселедателя в размере номинальной стоимости векселя,  
Дебет 98, Кредит 91 - отражен доход в размере суммы дисконта,  
Кредит 008 - списано обеспечение заемщика, выданное на номинальную сумму векселя.