Аудит розрахунків з постачальниками

    Такий спосіб забезпечує рівність сальдо та оборотів на синтетичних та аналітичних  рахунках.

    Аналітичні рахунки використовуються для деталізації інформації про об'єкти, що обліковуються на синтетичному рахунку.

    Аналітичні  рахунки відкриваються в розвиток певного синтетичного рахунку в  розрізі його видів, частин, статей і, де це вимагається, з оцінкою інформації в натуральному, трудовому та грошовому виразах.

    Наприклад, синтетичний рахунок 28 "Товари" має такі субрахунки: 281 "Товари на складі", 282 "Товари в торгівлі", 283 "Товари на комісії", 284 "Тара під товарами", 285 'Торгова націнка".

      Субрахунок 281 "Товари на складі" може мати такі аналітичні рахунки: "Кондитерські вироби", "Напої" тощо. Аналітичний рахунок "Кондитерські вироби" може поділятись на аналітичні рахунки за конкретними найменуваннями сортів печива, цукерок тощо.

    Отже, аналітичні рахунки - деталізовані рахунки ІІІ-го, ІV-го, V-го, VІ-го і т.д. порядку, які формуються на підставі узагальненої, конкретизованої та об'єднаної на відповідному рівні інформації. Аналітичні (деталізуючі) рахунки є способом узагальнення і групування даних, що об'єднані синтетичним рахунком (вертикальні зв'язки). Система аналітичних рахунків узагальнює й водночас деталізує господарські операції за їх змістом.

    Синтетичний облік неспроможний контролювати кожний вид господарських засобів чи процесів. Для одержання показників, необхідних для управління в певних розрізах, тобто для   деталізованих записів синтетичного обліку за окремими його видами і процесами організовується аналітичний облік. З  цією метою до окремих складних рахунків синтетичного обліку відкриваються рахунки аналітичного обліку.

    Природньо, що, дивлячись на баланс незнайомого  підприємства, нічого не можна сказати, наприклад, про те, що саме знаходиться  на складі цього підприємства. А  якщо навіть нам відомо, що там повинна  бути тканина, то її кількість та вартість рулонів по гатунках знову-таки будуть невідомі; тільки приблизно можна також визначити і сферу ділових інтересів підприємства. На подібні питання баланс і не повинен давати відповіді. Але ж управління підприємством вимагає більш детальної інформації, ніж та, що міститься у звітності. Наприклад, замість одного рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами" необхідно вести окремий бухгалтерський рахунок для кожного клієнта, що дозволить мати загальну і деталізовану картину боргів дебіторів. Або адміністрації підприємства, щоб виплатити заробітну плату, необхідно знати, скільки готівки для цього потрібно, тобто мати інформацію про загальну величину заборгованості перед колективом по зарплаті. Вона відображається на синтетичному рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці" у вигляді кінцевого сальдо. Але для отримання цього сальдо, в свою чергу, виникає потреба в даних про розмір нарахованої заробітної плати, утримань з неї, а також виплат по кожному конкретному працівникові. Потрібен контроль не лише за розміром фонду заробітної плати в цілому, але й за рівнем заробітної плати кожного працівника. Саме для одержання подібних даних ведуть рахунки аналітичного обліку, саме тому здійснюється аналітичний облік, який представляє собою деталізацію синтетичного обліку з метою отримання більшого обсягу інформації для контролю та аналізу господарської діяльності.

    Аналітичні  рахунки  формуються на  підставі  інформації,  яка узагальнюється та об'єднується на відповідному рівні. Їх склад і, певною мірою, зміст визначаються конкретною характеристикою господарських операцій, завданнями контролю та аналізу господарської діяльності на підприємстві.

    Аналітичний облік розрахунків з постачальниками  та покупцями дає інформацію про  взаємні розрахунки з кожним підприємством.

    Тільки за даними аналітичного обліку, які містять натуральні показники по кожному виду виробничих запасів, готової продукції, основних засобів можна порівняти залишки засобів в натурі. Таким чином, показники аналітичного обліку дають можливість проводити інвентаризацію, як забезпечує точність та реальність облікових показників.

    Правильно організований аналітичний облік  є важливою передумовою раціональної організації бухгалтерського обліку.

    Аналітичний облік має велике значення й для  контролю розрахунків з боржниками та кредиторами. Без такого обліку неможливо здійснювати контроль за збереженням майна підприємства, коли за нього відповідають різні матеріально відповідальні особи. На синтетичних рахунках ведеться облік лише у грошовому виразі, а для контролю більшості активів потрібні і натуральні показники.

      Для правильного ведення аналітичних  рахунків дотримуються наступних правил:

    1) кількість аналітичних рахунків  визначається потребами підприємства;

    2) відображення господарських операцій  на синтетичних і на аналітичних рахунках здійснюється за єдиними правилами (тобто, якщо синтетичний рахунок активний, то й аналітичні рахунки активні);

    3) відображена на синтетичних рахунках  господарська операція може бути  деталізована за допомогою аналітичних  рахунків, але загальна сума на аналітичних рахунках повинна дорівнювати сумі відображеній на синтетичному рахунку;

    4) матеріальні цінності на аналітичних  рахунках обліковуються в натурально-вартісному  виразі, тобто ведеться кількісно-сумовий  облік;

    5) по закінченні звітного періоду здійснюється звірення аналітичних рахунків з синтетичними шляхом складання оборотної відомості;

    6) аналітичний облік ведеться в  книгах, відомостях або в картках  (для розрахунків з працівниками  та службовцями заводять особові  картки);

    7) по аналітичних рахунках складають стільки оборотних відомостей, по якій кількості синтетичних рахунків були відкриті аналітичні.

    Дотримуючись  принципу побудови аналітичних рахунків відповідно до характеру отримуваних  за їх допомогою показників, необхідно  в аналітичних рахунках, що відкриваються, наприклад, для обліку матеріальних цінностей, забезпечити одержання натуральних та грошових показників про їх залишки, надходження і витрачання. Побудова аналітичних рахунків, які відкриваються, припустимо, для обліку витрат на виробництво, повинна забезпечувати можливість накопичення даних про загальну суму кожного елементу витрат - матеріалів, заробітної плати тощо. На таких аналітичних рахунках слід передбачати відповідні стовпчики.

    Згідно  принципу наближення ведення аналітичних рахунків до місця їх оперативного використання аналітичний облік (в натуральних показниках) ведуть там, де потрібно безпосередньо звертатися до даних, за допомогою яких можна отримати показники, необхідні в господарській діяльності. Звідси, на великих підприємствах аналітичний облік матеріальних цінностей (матеріалів, готової продукції, основних засобів тощо) поділяється на кількісний та грошовий. Перший здійснюється в місцях знаходження (зберігання) цінностей, тобто там, де його дані потрібні для оперативних цілей, а другий - в бухгалтерії, знову-таки тому, що грошові показники використовуються, головним чином, при різних бухгалтерських розрахунках і отриманні деяких звітних показників.

    Для максимального спрощення порядку  ведення синтетичного та аналітичного обліку застосовують різні прийоми. Наприклад, натуральний облік відокремлюється від вартісного, що дозволяє робити записи в грошовому вимірнику не на підставі кожного документу, а за підсумками цілого ряду однорідних документів. Може застосовуватися і так званий сальдовий метод аналітичного обліку матеріалів, при якому показники в грошовому виразі виводяться тільки раз на місяць для характеристики залишків окремих видів матеріалів, які є на підприємстві.

    Точне відображення на аналітичних рахунках господарських   засобів і процесів посилює контрольні функції обліку, забезпечує раціональний, безперебійний хід виробництва,  збереження власності, сприяє ефективному використанню матеріальних і трудових ресурсів.

    Групування  засобів, їх джерел і господарських процесів здійснюється на рахунках з більшим або меншим ступенем деталізації. Рахунки бухгалтерського обліку, які відкривають на підставі статей балансу для обліку господарських засобів та їх джерел, містять узагальнені (синтетичні) показники у грошовій оцінці. Зокрема, на рахунку "Основні засоби" відображають наявність і рух всіх основних засобів; підприємства (будівлі, споруди, машини, устаткування тощо); на рахунку “Матеріали” - наявність і рух всіх предметів праці даної групи; на рахунку "Постачальники" - загальну суму заборгованості всім постачальникам за одержані матеріальні цінності, а також зміни цієї заборгованості і т. д. Такі рахунки прийнято називати синтетичними*.

    Отже, синтетичними називають рахунки, призначені для обліку економічно однорідних груп засобів, їх джерел, господарських процесів і результатів діяльності у грошовому вимірнику.

    Облік, що здійснюється за допомогою синтетичних  рахунків, називається синтетичним  обліком. Цей облік необхідний для  одержання узагальненої інформації про діяльність господарства, аналізу цієї діяльності і планування. Проте для оперативного керівництва господарством і контролю за збереженням і раціональним використанням ресурсів замало тільки узагальненої інформації, потрібна детальніша інформація про наявність і зміни кожного виду засобів, джерел, здійснення певних господарських процесів. Так, потрібна інформація як про загальну вартість виробничих запасів та їх використання, так і про запаси конкретних видів матеріальних цінностей за їх найменуваннями, сортами, розмірами тощо; в обліку розрахунків по оплаті праці, крім узагальненої інформації, потрібні відомості про розрахунки з кожним окремим працівником і т. д. Таку інформацію одержують за допомогою аналітичних** рахунків.

    Аналітичними  називають рахунки, призначені для обліку наявності і змін конкретних видів засобів, їх джерел і господарських процесів.

    Облік, що здійснюється за допомогою аналітичних  рахунків, називається аналітичним  обліком.

    Кількість аналітичних рахунків по відповідному синтетичному рахунку визначається кожним підприємством залежно від наявності об'єктів, що підлягають обліку. В аналітичному обліку, поряд з грошовим, використовують натуральні й трудові вимірники.

    Синтетичні  й аналітичні рахунки тісно взаємопов'язані  між собою, оскільки на них на підставі одних і тих же документів відображаються одні і ті ж господарські операції, але з різним ступенем деталізації; на синтетичному рахунку - загальною сумою, а на аналітичних рахунках до нього - частковими сумами. Коли дебетується або кредитується синтетичний рахунок, то одночасно дебетуються і кредитуються відповідні аналітичні рахунки до нього. Звідси, обороти і залишки аналітичних рахунків в підсумку повинні дорівнювати оборотам і залишку синтетичного рахунка, який їх об'єднує. Відсутність такої рівності свідчить про наявність помилок у бухгалтерських записах, які треба знайти і негайно виправити.

    Правильність  облікових записів на аналітичних  рахунках періодично перевіряється  за допомогою інвентаризації, що забезпечує достовірність показників про їх залишки.

    Рахунки аналітичного обліку можуть об'єднуватися безпосередньо відповідним синтетичним  рахунком (наприклад, рахунки "Виробництво", "Розрахунки з постачальниками  і підрядчиками", "Розрахунки з  підзвітними особами" та ін.). Проте  в окремих випадках виникає необхідність у додатковому групуванні однорідних аналітичних рахунків в межах синтетичного і рахунка для отримання узагальнених показників (по групі аналітичних рахунків), необхідних для управління, складання балансу та інших форм звітності. Таке групування здійснюється за допомогою субрахунків. Так, по синтетичному рахунку "Товари" аналітичні рахунки групують за субрахунками: "Товари на складі", "Товари в торгівлі", "Товари на комісії", "Тара під товарами"; по рахунку "Каса" - за субрахунками: "Каса в національній валюті", "Каса в іноземній валюті" тощо. Подальшою деталізацією субрахунків є аналітичні рахунки, які відображають наявність і зміни окремих об'єктів за найменуваннями, розмірами, сортами, місцем знаходження (зберіганням, експлуатацією), матеріально відповідальними особами тощо. Субрахунки об'єднують відповідні групи аналітичних рахунків і, в свою чергу, узагальнюються синтетичним рахунком.

    За  способом групування та узагальнення облікових даних бухгалтерські  рахунки поділяються на синтетичні та аналітичні.

    Синтетичні  рахунки - це балансові рахунки, що узагальнюють облік господарської діяльності підприємства. Синтетичні рахунки призначені для обліку інформації в узагальненому  вигляді і в грошовому вимірнику. Облік наявності та змін сукупностей економічно однорідних господарських засобів і джерел їх утворення в грошовому вимірнику називається синтетичним обліком. Облік на синтетичних рахунках використовують при заповненні балансу підприємства і відповідних форм звітності. До синтетичних рахунків належать рахунки: "Основні засоби", "Нематеріальні активи", "Виробничі запаси", "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" та ін.

    Для детальної характеристики об'єктів  бухгалтерського обліку використовуються аналітичні рахунки, в яких крім вартісного (грошового) вимірника використовуються натуральні й трудові вимірники. Прикладом аналітичних рахунків можуть бути: до синтетичного рахунка "Основні засоби"- "Споруда № 1", "Споруда № 2" та ін.; до синтетичного субрахунка "Сировина і матеріали" на цукровому заводі - "Цукровий буряк", "Вода", "Хімікати" та ін.; до синтетичного субрахунка "Паливо" - субрахунки "Газ", "Вугілля" за марками, "Дрова" та ін.; до синтетичного рахунка "Розрахунки з оплати праці"- субрахунки "Бандурко А.І.", "Ткаченко І.О." та ін. Облік наявності та змін окремих видів і об'єктів господарських засобів та джерел їх утворення з використанням різних вимірників називається аналітичним обліком.