Від правильності документального оформлення операцій з надходження виробничих запасів залежить правильне віднесення їх вартості на витрати виробництва, а також реальність оцінки незавершеного  виробництва та його відображення у  звітності.

    У відповідності до виробничої програми і норм витрат підприємства визначають потребу у виробничих запасах. Вони можуть бути придбані, виготовлені  власними силами, внесені до статутного капіталу, одержані безоплатно, придбані в результаті обміну тощо.

    Перелік первинних документів, якими найчастіше оформлюється надходження виробничих запасів, наведений в таблиці 2.

      Таблиця 2 - Первинні документи з надходження виробничих запасів

 

    Надходження виробничих запасів оформлюється й  іншими документами. Наприклад, супровідні документи постачальників (рахунок-фактура (ф. № 63), платіжна вимога-доручення (ф. № 0401040)) є підставою для кількісного та якісного приймання партії запасів, що надійшли, використовуються для розрахунків між постачальниками та покупцями за відвантажені (відпущені) запаси.

    В умовах механізації обліку перевірені документи з надходження і витрачання виробничих запасів бухгалтер групує за видами і за допомогою супровідного ярлика передає на обчислювальну установку (ОУ) згідно із складеним графіком документообігу. Після обробки первинної інформації про надходження і витрачання виробничих запасів ОУ видають машинограми узагальнених даних по заготівлі запасів підприємством, по цінностях, які знаходяться в дорозі, по невідфактурованих поставках, з оплати платіжних вимог постачальників тощо. Машинограми використовуються для відповідних бухгалтерських записів по заготівлі та придбанню матеріалів і, крім того, відділом матеріально-технічного постачання і фінансовим відділом – для оперативного управління і контролю за надходженням цінностей і розрахунками з постачальниками.

2.4 Нестачі при  отриманні ТМЦ і їх облік

 

    Під час отримання і використання ТМЦ можуть бути виявлені нестачі, а  саме:

• нестача з вини постачальника;
• нестача в межах норм природних втрат в дорозі.

    Розглянемо  ці види нестач докладніше.

    Нестача з вини постачальника відображається на рахунку 374 «Розрахунки за претензіями». Тут відображаються розрахунки за претензіями  до постачальників за виявленою невідповідністю  цін і тарифів, передбачених угодами; за виявленою невідповідністю якості технічним умовам, передбаченим угодою, за нестачею ТМЦ, а також за пред’явленими постачальникам та визнаними штрафами, пенею, неустойками.

    У разі виявлення у пункті прибуття ТМЦ невідповідності кількості  прийнятих товарів кількості, зазначеній у транспортних документах, складається акт. На підставі акта покупець може у встановлені строки пред’явити продавцеві претензію, а якщо є можливість покласти відповідальність на перевізника, то претензія пред’являється йому. Покупець сплачує фактично отримані товари, а на суму нестачі понад норм природних втрат виставляється претензія.

    У разі виявлення невідповідності  ТМЦ за якісними характеристиками покупець повинен скласти акт, який також  буде підставою для пред’явлення претензії постачальнику.

    Суми  нестачі ТМЦ понад норми природних втрат за кількістю і невідповідність за якістю відображаються за дебетом рахунка 374 «Розрахунки за претензіями» і за кредитом рахунка 631 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».

    Приведемо приклад.

    Підприємство АТЗТ «Херсонська кондитерська фабрика» зробило попередню оплату за ТМЦ. Через кілька днів воно отримало ТМЦ, які було доставлено власним вантажним автомобілем на підприємство. Вартість ТМЦ становить 15 000 грн., ПДВ – 3 000 грн. Під час приймання ТМЦ було виявлено нестачу з вини постачальника на суму 800 грн., ПДВ – 160 грн. Постачальник задовольнив претензію перерахуванням назад грошових коштів у сумі 960 грн.

    Ці  операції на рахунках бухгалтерського  обліку відображаються проводками, наведеними в табл. 5.

 

Таблиця 5 – Відображення нестачі з вини постачальника, який задовольнив претензію

 

    Збитки  цінностей у межах норм природних  втрат списуються на витрати виробництва, а в податковому обліку такі збитки включаються до складу валових витрат згідно з підпунктом 5.2.1. Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств». Але такі збитки списуються тільки у разі виявлення фактичних нестач. Розглянемо приклад відображення в обліку нестач ТМЦ у зв’язку з природною втратою під час транспортування.

    Підприємство АТЗТ «Херсонська кондитерська фабрика» отримало ТМЦ, які було доставлено власним вантажним автомобілем. Оплату було здійснено через кілька днів. Вартість ТМЦ становить 15 000 грн., ПДВ – 3 000 грн. Під час приймання ТМЦ було виявлено нестачу на суму 200 грн., ПДВ – 40 грн. Причиною нестачі є природна втрата ТМЦ під час транспортування.

    Ці  операції на рахунках бухгалтерського  обліку відображаються проводками, наведеними в табл. 6

 

 

Таблиця 6 – Відображення природної втрати ТМЦ під час транспортування (оплата через кілька днів)

 

    У разі якщо при прийманні вітчизняного вантажу буде виявлено розходження з даними, зазначеними в транспортних документах або виникнуть питання щодо цілісності вантажу, складається комерційний акт, у випадку виявлення недостачі імпортного вантажу складається рекламаційний акт, в якому, зокрема, зазначається невідповідність якості, комплектності тощо даним супровідних документів, стан тари, упаковки і маркування тари.

      УДОСКОНАЛЕННЯ ОБЛІКУ РОЗРАХУНКІВ  З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ  І ПІДРЯДНИКАМИ В  УМОВАХ ІНФОРМАЦІЙНИХ  ТЕХНОЛОГІЙ

 

    На  досліджуваному підприємстві АТЗТ «Херсонська  кондитерська фабрика» для удосконалення  обліку та полегшення діяльності працівників відділу бухгалтерії використовується програма «1С: Бухгалтерія 7.7».

    Послідовність здійснення розрахунків з постачальниками  в умовах ведення комп’ютерного  обліку, в середовищі типової конфігурації програми «1С: Бухгалтерія» передбачає виконання наступних кроків:

    1. Реєстрація нового контрагента,  яка відбуватиметься лише у  разі його відсутності в довіднику  Контрагенты / Контрагенти.

    2. Типовою конфігурацією програми  «1С: Бухгалтерія 7.7» передбачено  2 варіанти проведення взаєморозрахунків  з контрагентами:

    - у розрізі рахунків / накладних  – зазвичай використовується  у разі взаєморозрахунків за  разовими постачаннями

    - у розрізі договорів – використовується  у разі взаєморозрахунків з  основними постачальниками (покупцями).

    Вид взаєморозрахунку по конкретному постачальнику (покупцю) проставляється у відповідному полі в довіднику Контрагенты / Контрагенти.

    3. Оформлення платіжного доручення,  яке відбувається автономно або  на основу вхідного рахунку.

    4. Отримання і введення банківської  виписки, під час якого виконуються проведення з надходження грошових коштів на поточний рахунок підприємства.

    5. Здійснення запису у Книгу  придбання для реєстрації первинних  документів з оприбуткування  необоротних активів та ТМЦ  (реєстрація вхідних податкових  накладних).

    6. Оформлення і реєстрація прибуткової накладної під час оприбуткування необоротних активів або ТМЦ, яка реєструється у відповідному Журналі документів і за якою виконуються проведення.

    7. Введення в експлуатацію, яке  виконуються виключно у разі  оприбуткування необоротних активів та МШП [21].

    Програма  «1С: Бухгалтерія 7.7» дозволяє деталізувати взаєморозрахунки організації з  її контрагентами (постачальниками, покупцями) за документами – замовленнями.